1 - Les opérations effectuées par WinBooks
1.1 - Création de la licence sur le portail de digitalisation
La création de la licence sur le portail de digitalisation est effectuée par le service administratif de WinBooks.
En aucun cas il ne faut créer la licence manuellement sur le portail de digitalisation.
1.2 - Création des modules
L'activation du module Connect est également réalisée par WinBooks.
1.3 - Ajout d'une cartouche à la licence
Une fois la licence créée sur la plate-forme de digitalisation, le service administratif de WinBooks y ajoutera une ou plusieurs cartouches en fonction de la commande passée.
Si le client désire travailler avec de la reconnaissance, il devra obligatoirement acquérir une cartouche de reconnaissance OCR de type Premium ou Optimum. Dans le cas contraire seule une cartouche de transport sera créée.
2 - Les opérations effectuées par le revendeur WinBooks
2.1 - Création de l'utilisateur "Admin"
Au niveau de la licence sur le portail de digitalisation, sélectionnez le menu 
. Dans la barre supérieure de l'écran des utilisateurs, cliquez sur 
Remplissez soigneusement les différents champs, sélectionnez le profil 'Licence Admin' dans le menu déroulant et générez-lui un mot de passe en cliquant sur 
.
Cliquez ensuite sur 
et communiquez le WinBooks ID (l'identifiant) et le mot de passe à l'utilisateur admin.
3 - Les opérations à effectuer par l'utilisateur "Licence Admin" sur le portail de digitalisation
Exemple : Prenons l'exemple d'un bureau comptable composé de 3 collaborateurs.
Grâce à son WinBooks Id, l'utilisateur 'Licence Admin' peut à présent se connecter au portail de digitalisation à l'adresse suivante : https://customers.winbooks.be/portal/login et ainsi créer les identifiants de ses collaborateurs.
3.1 - Création des autres collaborateurs du bureau comptable
Dans le menu 
du portail de digitalisation, l'utilisateur 'Licence Admin' crée les identifiants de connexion de ses collaborateurs.
Les différents niveaux:
Niveau utilisateur | Droits |
|---|---|
| Utilisateur | Peut accéder aux dossiers autorisés Peut créer des batches avec des documents dans ces mêmes dossiers |
| Power User | Peut créer de nouveaux dossiers/sociétés ou de nouveaux utilisateurs Peut définir les droits d'accès pour les autres utilisateurs aux dossiers auxquels il peut accéder Peut créer des journaux dans les dossiers auxquels il peut accéder Peut créer des batches avec des documents dans les dossiers auxquels il peut accéder Peut télécharger des batches avec des documents dans les dossiers auxquels il peut accéder Peut activer des modules dans les dossiers auxquels il peut accéder |
| License Admin | Mêmes droits que le Power User Peut activer des modules de licence |
L'utilisateur 'Licence Admin' choisira avec soin le niveau qu'il attribuera à ses collaborateurs. Il peut s'il le désire, attribuer à chaque collaborateur de son bureau comptable un niveau équivalent au sien.
3.2 - Création des groupes et/ou des rôles pour les collaborateurs du bureau comptable
L'utilisateur "Licence Admin" a le choix soit de créer un groupe pour les différents utilisateurs du bureau comptable, soit créer les rôles un par un.
Dans le menu 
du portail de digitalisation," l'Utilisateur Admin" va créer un Groupe "Utilisateurs fiduciaire" afin d'y ajouter son propre login (ap+accountantclassic@winbooks.be) ainsi que les logins de ces 2 autres collègues en cliquant simplement sur 
.
Le groupe 'Utilisateurs fiduciaire est à présent créé. En double-cliquant sur cette ligne, il peut à présent y ajouter son propre identifiant ainsi que les identifiants de ses autres collègues.
3.3 - Création des rôles pour les collaborateurs du bureau comptable
Il suffit maintenant de définir un rôle au groupe 'Utilisateurs fiduciaire' créé précédemment.
Les 3 utilisateurs du groupe 'Utilisateurs fiduciaire' ont ainsi hérités du rôle 'Connect Accountant'
Il n'est intéressant de créer des groupes que dans le cadre d'une utilisation multi-utilisateur. Dans le cas contraire, vous pouvez directement définir uniquement un rôle à votre utilisateur.
4 - Les opérations à réaliser par les collaborateurs du bureau comptable sur le portail de digitalisation
4.1 - Création des utilisateurs finaux (les clients du bureau comptable)
Dans le menu 
, chaque collaborateur du bureau comptable peut à présent y créer les utilisateurs auxquels il a décidé de donner accès au module Connect.
Paramétrage avance de l'utilisateur 'Entrepreneur'
Une fois que l'utilisateur 'Entrepreneur' a été créé, vous pouvez décider de ne pas l'autoriser à envoyer immédiatement les documents qu'il dépose sur la plate-forme Connect à la reconnaissance OCR.
Pour ce faire, glissez simplement le curseur vers la droite de manière à activer cette restriction. Les documents déposés sur Connect devront être validés par un utilisateur du bureau comptable AVANT d'êtres envoyés à la reconnaissance OCR.
Cette fonctionnalité peut s'avérer être utile afin d'éviter que l'entrepreneur n'envoie à la reconnaissance des documents qui ne doivent pas figurer dans le dossier comptable et évite ainsi une utilisation abusive de la cartouche de reconnaissance OCR du bureau comptable.
4.2 - Création des groupes et/ou des rôles pour les utilisateurs finaux (les clients du bureau comptable)
L'utilisateur final étant à présent créé, il faut maintenant lui attribuer un groupe et/ou un rôle
Dans licence, créez un nouveau groupe en cliquant sur 
Le groupe 'Connect Entrepreneur' est à présent créé. En double-cliquant sur cette ligne, vous pouvez à présent y ajouter l'identifiant de vos entrepreneurs en cliquant dans le menu User sur le bouton 
.
Recherchez l'identifiant de votre entrepreneur sur base du WinBooks ID que vous lui avez créé.
Sélectionnez l'entrepreneur et attribuez-lui un rôle.
Attribuez le rôle 'Connect Entrepreneur' au groupe précédemment crée.
Créez de la même manière tous les identifiants pour vos entrepreneurs.
Il n'est intéressant de créer des groupes que dans le cadre d'une utilisation multi-utilisateurs. Dans le cas contraire, vous pouvez directement définir uniquement un rôle à votre utilisateur.
5 - Dans l'application WinBooks Classic
5.0 - Paramétrage du WinBooks ID
Le WinBooks ID est votre identifiant unique pour accéder à la plateforme digitale de WinBooks. Cet identifiant est renseigné dans différents produits de notre gamme (WinBooks Classic, Virtual Invoice, Connect, View etc...) afin qu'ils soient reliés à la plateforme et doit correspondre à votre adresse mail personnelle. Mais également si vous désirez envoyer des factures électroniques au format PEPPOL. Votre revendeur peut, à votre demande : Dès que vous disposez de votre WinBooks ID, vous pouvez configurer la connexion entre WinBooks Classic et la plateforme digitale A partir du menu DOSSIER, cliquez sur l'option WINBOOKS ID. Une fenêtre de dialogue s'affiche : Par défaut, l'option WinBooksID spécifique par utilisateur est activée. L'option WinBooksID générique n'est plus exploitée. Elle est toujours affichée pour les environnements qui n'ont pas encore activé un WinBooksID par utilisateur. Chaque utilisateur Windows doit renseigner son propre WinBooksID (qui a préalablement été créé sur la plateforme digitale). Enregistrez votre WinBooksID ainsi que son mot de passe puis Cette étape ne doit être exécutée qu'une seule fois (par utilisateur). A partir de maintenant, chaque interaction avec la plateforme de digitalisation (Connect, Virtual Invoice, View ....) est liée à ce compte. Cette information est sauvegardée dans un fichier USERSEXT.dbf qui se retrouve dans le même répertoire que le fichier Users.dbf. Si un WinBooksID n'a pas été défini pour un utilisateur Windows un message d'avertissement est affiché. Le bouton Plateforme digitale permet d'ajouter un dossier sur la plateforme même si celui-ci n'a pas de cartouche de reconnaissance. (Exemple PEPPOL)Comment obtenir son WinBooks ID ?
Configurer la connexion entre WinBooks Classic et la plateforme digitale
5.1 - Liaison entre un dossier comptable et Connect
Chaque collaborateur du bureau comptable, peut à présent définir et paramétrer les dossiers comptables qu'il désire utiliser en liaison avec Connect
Lorsque la connexion entre WinBooks Classic - Virtual Invoice et WinBooks Connect est établie, vous pouvez activer la liaison pour un dossier comptable. Dans le menu DOSSIER, cliquez sur sous-menu PARAMETRAGE et sélectionnez l'option WinBooks Connect Cochez l'option Activer WinBooks Connect pour ce dossier. Une série de contrôles est effectuée Si tous les contrôles sont positifs, WinBooks Connect est prêt à être utilisé. Le processus d'activation peut prendre entre 10 et 180 secondes. Une fois que WinBooks Connect est activé pour ce dossier, il vous est possible d'exécuter le Cette option, à n'utiliser qu'une seule fois, permet d'envoyer vers WinBooks Connect les documents PDF déjà liés à une pièce comptable dans ce dossier pour les deux exercices courants. Ce processus s'exécute en temps réel, l'utilisateur ne pourra pas travailler dans son dossier WinBooks jusqu'à la fin de la procédure. Il est vivement conseillé de débuter ce processus lorsque l'utilisateur n'a pas besoin de WinBooks Classic (pause, l'heure du déjeuner , au moment de quitter le bureau ...). Le temps nécessaire pour finaliser ce traitement dépend du nombre de documents et de la vitesse de la connexion Internet. La section des utilisateurs est facultative et est utilisée pour la création de tâches prédéfinies. Cependant, c'est aussi depuis cet écran que la fiduciaire peut créer un utilisateur supplémentaire pour ce dossier et donc définir quel est le client qui a accès à ce dossier. Cliquez sur Il ne s'agit pas ici de définir les rôles de chaque utilisateur dans WinBooks Connect. Les rôles "Comptable" et "Entrepreneur" sont gérés sur le Portail de Management. A tout moment, tous les accès, utilisateurs et modules de WinBooks Connect peuvent être gérés à partir du portail. Il n'y a aucune obligation de passer par WinBooks Classic pour cela, car WinBooks Classic est un "client" de l'API (Connect et DEP) Ce paramétrage doit être exécuté pour chaque dossier comptable pour lequel vous désirez exploiter WinBooks Connect.Pour établir la liaison entre un dossier WinBooks Classic et WinBooks Connect
Onglet Général
Activation
permet à tout moment de réexécuter ces contrôles
Synchronisation
. Ce processus n'est pas obligatoire.Utilisateurs
pour créer le WinBooksID de votre client. Les actions
permet d'accéder à la liste des utilisateurs du Portail de Management (portal.winbooks.be)
permet d'accéder au calendrier des tâches défini dans WinBooks Connect
permet d'accéder aux documents archivés dans WinBooks Connect
5.2 - Paramétrage et fonctionnalités de Connect
Les paramètres du dossier Connect sont à présent accessibles via l'icône 
dans l'écran de sélection de dossier (uniquement dans la session du comptable)
Ils se décomposent en : Les paramètres du module Connect ne sont plus accessibles sur le Portail Les paramètres du dossier Connect sont du ressort exclusif de l'utilisateur ayant un profil 'comptable' Autoriser le client à déposer des factures scannées sur son bureau Afficher l'onglet 'Mes Factures' dans Factures Ces 2 premiers paramètres sont actifs par défaut et ne peuvent pas être désactivés Afficher l'onglet 'Envoyés au comptable' dans Factures Afficher l'onglet 'Archive' dans Factures Afficher l'onglet 'Paiements' dans les fonctionnalités des factures Autoriser le client à déposer des documents Afficher le dossier 'Extraits de compte' dans Documents-Partagés par mon comptable Afficher le dossier 'Rapports et Opérations Diverses' dans Documents-Partagés par mon comptable Afficher le dossier 'Fiches de paie' dans Documents-Partagés par mon comptable Afficher une entrée de menu vers la facturation de l'application WinBooks On Web (gratuite ou autonome) Afficher une entrée de menu vers l'application WinBooks View Activer la messagerie Activer le tableau de bord comptable Activer les tâches Autoriser le client de sélectionner les journaux comptables lors de l'ajout de documents ou factures Lors de l'ajout d'un document sur la plateforme Connect, l'utilisateur aura la possibilité de définir le journal de destination. Veuillez consulter la documentation relative à la synchronisation des journaux entre votre application comptable WinBooks Classic et/ou WinBooks on Web et Connect Cliquez sur Comme indiqué dans les différents écrans, le paramétrage effectué au niveau de votre dossier ne concernera que l'application Connect, ils ne seront pas répercutés sur l'application mobileFactures
Facture
Mes factures
Envoyés au comptable
Archive
Paiements
Documents
Documents
Extraits de compte
Rapports et Opérations Diverses
Fiches de paie
Liens directs
Facturation
Tableau de bord View
Fonctionnalités additionnelles
Messages
Dashboard compta
Tâches
Journaux
afin de sauvegarder vos modifications, cliquez sur 
afin de réinitialiser les paramètres par défaut de votre dossier Connect.
5.3 - Autoriser l'utilisateur 'Entrepreneur' et l'utilisateur 'Fiduciaire' à accéder à un dossier sur Connect
Effectuez une recherche sur le nom du dossier dans la plate-forme de digitalisation
Sélectionnez le dossier et via le menu 
définissez les utilisateurs (Fiduciaire et Entrepreneur) qui y auront accès.
6 - Les paramétrages facultatifs
6.1 - Création d'une adresse mail pour l'envoi des documents sur Connect
L'opération décrite ci-dessous doit être réalisée par un utilisateur du bureau comptable de niveau 'Administrateur'
Le module Email to permet de définir une adresse mail dédiée à la collecte des factures fournisseurs dans le dossier Connect de l'entrepreneur.
Dans le Portail, effectuez une recherche sur le nom de votre dossier. Sélectionnez-le et dans le menu MODULES cliquez sur 
Sélectionnez parmi les propositions le module Email to
Une fois le module Email To ajouté au niveau du dossier, il ne vous reste plus qu'à en effectuer le paramétrage dans l'onglet 4 type d'Email To peuvent être paramétrés : Définissez l'application de destination L'adresse e-mail s'adaptera automatiquement en fonction du module de destination (Virtual Invoice, Connect Invoices ou Connect Documents) spécifié Renseignez l'adresse mail de destination Renseignez le journal de destination Renseignez le type de cartouche à utiliser Au niveau des paramétrages généraux, il est obligatoire d'y renseigner au minimum une adresse e-mail de notifications Glisser le curseur vers la droite afin d'obtenir un accusé de réception pour tous les envois d'e-mail
Configuration de l'adresse e-mail
Destination
Adresse email
Journal
Mode de traitement
Paramétrages généraux
6.2 Status des cartouches
Via le portail de digitalisation, vous pouvez consulter le statut de vos cartouches. Cela vous permet de suivre l’utilisation de votre cartouche, avec une information générale, par dossier ou par date. Une fois que 90% de votre cartouche est utilisée, vous serez automatiquement averti par un e-mail d’alerte.
Dans le menu 
du portail de digitalisation, sélectionnez 
. Vous obtenez alors un détail pour vos différentes cartouches :
Sélectionnez ensuite 
afin d'obtenir le détail de l'utilisation de la cartouche sélectionnée. Les informations obtenues peuvent-êtres :
6.2.1 - Information sur la cartouche
6.2.2 - Utilisation par dossier
6.2.3 - Utilisation par date
L'administrateur peut ainsi aisément suivre l'évolution de la consommation des cartouches de sa licence.
