Avant votre premier envoi au service de processing, assurez-vous que :
- Vous soyez correctement connecté à la plateforme digitale WinBooks.
- Vos cartouches Optimum ou Premium sont bien activées et valides.
Envoi des documents au processing
L'utilisateur scanne ses documents et les envoie sur la plateforme digitale WinBooks en cliquant sur l'icône 
.
Vous pouvez choisir d'envoyer tout le répertoire, les sous-répertoires dans lequel vous êtes positionné ou seulement une sélection de documents.
Le Paramètre d'envoi, offre la possibilité de créer ou de sélectionner un journal sous lequel les documents seront envoyés sur la plateforme digitale WinBooks.
Sélectionnez ensuite le Mode de traitement qui correspond à la cartouche Optimum - Premium ou transit que vous désirez utiliser.
Si vous sélectionnez une cartouche Premium , il n'est pas nécessaire de grouper au préalable vos factures multi pages, le service PREMIUM le fera pour vous, pour autant qu'elles aient été scannées dans le bon ordre.
Les informations relatives à la cartouche sont affichées afin de vous signaler l'état de la consommation de celle-ci.
Renseignez éventuellement une "Adresse mail de notification" afin de recevoir un e-mail d'avertissement une fois que les documents processés sont disponibles.
Lorsque vous cliquez sur Démarrer, les documents sont transférés sur le service de processing.
L'utilisateur se voit notifié par E-mail dès que le traitement des documents est terminé.
Téléchargement des documents au processing
Comment savoir si des documents processés sont disponibles ?
Soit vous recevez un mail de confirmation
Soit lors de l'ouverture du dossier comptable dans Virtual Invoice et un message vous invite à télécharger les documents processés
Soit avec un clic droit sur le nom du dossier comptable, sélectionnez vérifier si les docs. sont disponibles sur le serveur de reconnaissance et un message vous invite à télécharger les documents processés
Le message n'apparaît pas si vous avez décoché l'option "Vérifier automatiquement la présence de document lors de l'ouverture du dossier comptable" dans Fichier/Paramètres/Echange de fichier/Technique d'échange
Après téléchargement, Les factures reconnues se retrouvent dans le répertoire "READY" (Ou dans un sous-répertoire par journal).
Il ne vous reste plus maintenant qu'à passer à la dernière étape : L'imputation comptable dans WinBooks Classic.
Spécificités propres au téléchargement des documents au processing PREMIUM
Après téléchargement, Les factures reconnues se retrouvent dans le répertoire "READY" (Ou dans un sous-répertoire si vous avez utilisé des journaux), avec un cachet PREMIUM qui peut être :
Rien à signaler : toutes les zones présentes ont été reconnues
Avertissement : certaines zones n'ont pû être reconnues car illisibles,manquantes, ... une explication circonstanciée est donnée.
Le document n'est pas une facture ou est illisible
Quand vous passez le pointeur sur le cachet, des explications complémentaires sont fournies :
Dans le cas où l'utilisateur considère qu'une facture a été incorrectement reconnue, vous pouvez demander une amélioration de reconnaissance.
Avec des documents reconnus à 99%, il ne vous reste plus maintenant qu'à passer à la dernière étape : L'imputation comptable dans WinBooks Classic.
