Cette fenêtre contient deux parties : La partie identification fournisseur (ou client), et la partie concernant les marques reconnues sur la facture.
L'identification Fournisseur
Le ou les numéros de TVA ont été détectés par le programme. Remarquez que le numéro de TVA du destinataire de la facture, bien que mentionné sur la facture, a bien été exclu : c'est le numéro de TVA du dossier.
Rangez toujours les factures dans le bon dossier, sinon Virtual Invoice va exclure un mauvais numéro de TVA, et risque de se tromper entre l'émetteur et le destinataire.
Les comptes bancaires (IBAN) ont également été reconnus.
Si aucun numéro de TVA ni de compte bancaire (IBAN) n'a été reconnu, et que vous désirez sauvegarder des informations de masque pour ce fournisseur, il faudra indiquer au programme une "clé fournisseur" .
Il s'agit d'un identifiant unique pour ce fournisseur, qui permet de l'identifier quand le programme fait une recherche dans le texte de la facture. Les bons candidats : le nom du fournisseur, le nom de son site web, une adresse E-Mail, un numéro de téléphone, ... qui reviendra chaque fois sur les factures de ce fournisseur. Si Virtual Invoice ne trouve ni numéro de TVA, ni compte bancaire pour une facture, alors il recherche dans les CLÉS FOURNISSEUR.
Le plus facile est de se mettre en mode reconnaissance en double-cliquant (curseur 
) sur l'identifiant, et d'ensuite cliquer sur le bouton "Clé fournisseur".
Vous pouvez également spécifier comme CLÉ FOURNISSEUR plusieurs mots, pourvu qu'ils se suivent, en encadrant la zone délimitant les mots. Exemple : encadrer la raison sociale "Group Motors".
La référence comptable est complétée automatiquement par le programme quand le lien avec la comptabilité est activé et qu'une fiche fournisseur existe déjà pour ce fournisseur (ce numéro de TVA) dans la comptabilité : c'est le numéro d'imputation du fournisseur dans la comptabilité. Cette zone n'est pas accessible à l'encodage.
La liaison entre la référence comptable et un fournisseur pour lequel un identifiant a été créé, ne se fera qu'après injection de la première facture pour ce fournisseur.
Virtual Invoice détecte normalement si c'est une note de crédit, mais pour un fournisseur dans une langue exotique ou en cas d'erreur, vous pouvez forcer la note de crédit en sélectionnant le type de document adéquat : les traitements comptables seront adaptés en fonction du type de journal dans lequel le document est injecté.
L'identification Client
L'identification d'un client s'effectue de la même manière que l'identification d'un fournisseur, excepté la recherche par compte bancaire (IBAN).
La zone Clé fournisseur (Identifiant) reprend le N° de TVA de l'émetteur de la facture. Si un N° de TVA émetteur de facture, n'est pas spécifié, un mot clé peut être défini.
Les mentions de la facture
4 onglets: Facture / Imput / Détail et Avancé
Onglet Facture
Le premier onglet 'Facture' reprend les mentions les plus importantes de la facture, comme son numéro, sa date de document , la date d'échéance si elle est connue, mais aussi les montants avec ou sans TVA.
Spécifiez, le cas échéant, le type de TVA si ce fournisseur (client) est soumis au régime TVA cocontractant. Dans ce cas, des mentions spéciales doivent être indiquées sur la facture, que Virtual Invoice reconnaît, et qui donne lieu à un traitement comptable particulier : utilisation de codes TVA cocontractant. Vous pouvez forcez le régime cocontractant pour ce fournisseur (client) : même si sur une facture la mention légale n'est pas lisible, Virtual Invoice appliquera le régime cocontractant. Idem pour le régime de TVA intracommunautaire (ou extracommunautaire)
Onglet Imput
Onglet Détail
Vous y retrouvez les coordonnées du fournisseur ou du client.
Onglet Avancé
Cet onglet vous affiche une série d'informations plus "techniques".
Comme, la qualité de reconnaissance sous forme d'un pourcentage, le type de processing utilisé (Optimum ou Premium) ou si un layout (Masque) a été utilisé.
Vous pouvez également effectuer une série d'Actions
Pour terminer, vous pouvez également visualiser le format de la date, l'utilisation d'ancre de bas de page ou de l'ancre mobile.
Vous pouvez décider de ne pas afficher ce dernier onglet via le menu Fenêtres / Options / Interface
Et ce n'est pas tout ! Vous pouvez définir vous-même des nouvelles zones à reconnaître sur la facture, adaptées à votre activité, pour un fournisseur particulier ou pour tous les fournisseurs. Pensez par exemple au numéro de plaque pour un garagiste, au traitement de l'ONSS et du précompte pour les factures du secrétariat social. Virtual Invoice reconnaîtra également ces zones, et vous pourrez y associer des traitements comptables particuliers. Vous définissez également dans quel onglet de la fenêtre des marques reconnues la nouvelle marque apparaît. Voyez à ce sujet le Paramétrage des marques reconnues
Il est également possible de demander au programme de Ne pas reconnaître certaines marques pour un fournisseur.
