Cette fenêtre contient trois parties : La partie relative au type de document et à la devise du document, la partie identification fournisseur (ou client), et la partie concernant les marques reconnues sur la facture.

Le type de document et la devise

Les différents types de document reconnus sont les factures et notes de crédit sur achats, les factures et notes de crédit sur ventes et le type Autre (Opérations diverses, Financiers, Bons de commande .... ) 

La plupart du temps Virtual Invoice va reconnaître le type de document de manière automatique. Principalement suivant le typage du code journal fourni lors de l'envoi au service de reconnaissance de la plateforme digitale.

Vous avez toujours la possibilité de forcer le type de document si nécessaire.

Virtual Invoice affiche également à titre informatif la devise du document

L'identification Fournisseur 

Le ou les numéros de TVA ont été détectés par le programme. Remarquez que le numéro de TVA du destinataire de la facture, bien que mentionné sur la facture, a bien été exclu : c'est le numéro de TVA du dossier.

Les comptes bancaires (IBAN) ont également été reconnus.

Clé fournisseur

Si aucun numéro de TVA ni de compte bancaire (IBAN) n'a été reconnu, et que vous désirez sauvegarder des informations de masque pour ce fournisseur, il faudra indiquer au programme une "clé fournisseur" .

Il s'agit d'un identifiant unique pour ce fournisseur, qui permet de l'identifier quand le programme fait une recherche dans le texte de la facture. Les bons candidats : le nom du fournisseur, le nom de son site web, une adresse E-Mail, un numéro de téléphone, ... qui reviendra chaque fois sur les factures de ce fournisseur. Si Virtual Invoice ne trouve ni numéro de TVA, ni compte bancaire pour une facture, alors il recherche dans les CLÉS FOURNISSEUR.

Le plus facile est de se mettre en mode reconnaissance en double-cliquant (curseur ) sur l'identifiant, et d'ensuite cliquer sur le bouton "Clé fournisseur". 

La référence comptable est complétée automatiquement par le programme quand le lien avec la comptabilité est activé et qu'une fiche fournisseur existe déjà pour ce fournisseur (ce numéro de TVA) dans la comptabilité : c'est le numéro d'imputation du fournisseur dans la comptabilité. Cette zone n'est pas accessible à l'encodage.

L'identification Client

L'identification d'un client s'effectue de la même manière que l'identification d'un fournisseur, excepté la recherche par compte bancaire (IBAN).

La zone Clé fournisseur (Identifiant) reprend le N° de TVA de l'émetteur de la facture. Si un N° de TVA émetteur de facture, n'est pas spécifié, un mot clé peut être défini.

Les mentions de la facture

Onglet Facture 

Le premier onglet  'Facture'  reprend les mentions les plus importantes de la facture, comme son numéro, sa date de document , la date d'échéance si elle est connue, mais aussi les montants avec ou sans TVA.

Spécifiez, le cas échéant, le type de TVA si ce fournisseur (client) est soumis au régime TVA cocontractant. Dans ce cas, des mentions spéciales doivent être indiquées sur la facture, que Virtual Invoice reconnaît, et qui donne lieu à un traitement comptable particulier : utilisation de codes TVA cocontractant. Vous pouvez forcez le régime cocontractant pour ce fournisseur (client) : même si sur une facture la mention légale n'est pas lisible, Virtual Invoice appliquera le régime cocontractant. Idem pour le régime de TVA intracommunautaire (ou extracommunautaire) 

Onglet Imput

Si vous avez activé l'option Lors de l'encodage d'une facture, générer les imputations comptables dans le paramétrage Virtual Invoice de WinBooks Classic, vous y retrouverez les imputations comptables de WinBooks Classic

Si vous avez activé l'option Gérer les imputations analytiques dans le paramétrage Virtual Invoice de WinBooks Classic, vous y retrouverez dans un premier temps le cachet analytique et après comptabilisation du document, les imputations analytiques de WinBooks Classic.

C'est dans cet onglet que vous apposez, modifiez ou supprimez le cachet analytique.

Onglet Détail

Ces informations sont surtout utiles si vous facturez à des clients particuliers ne possédant pas de N° de TVA. En effet, si le client n'est pas reconnu automatiquement et qu'il vous faut le créer en comptabilité (car la recherche par internet ne peut fonctionner faute de N° d'entreprise (TVA)), toutes ces coordonnées seront automatiquement reprises dans la fiche du client lors de la création de celle-ci. 

Vous devez donc sélectionnez les différentes zones sur la facture et les lier à ces marques reconnues.

Lors de la création de la fiche client dans WinBooks, ces données sont automatiquement recopiées dans les zones adéquates du fichier client.

Onglet Avancé

Cet onglet vous affiche une série d'informations plus "techniques".

Comme, la qualité de reconnaissance sous forme d'un pourcentage, le type de processing utilisé (Optimum ou Premium) ou si un Masque local a été utilisé.

Vous pouvez également effectuer une série d'Actions

• Effacer le masque :  Pour effacer le ou les masque(s)
• Appliquer le masque : Force l'emploi du masque (Prioritaire sur les données traitées par Optimum ou Premium)
• Voir la liste des clés fournisseurs/clients : Affiche la liste de toutes les clés fournisseurs ou clients. Permet également de supprimer une clé obsolète.
• Afficher les imputations analytiques originales : Permet  de visualiser les données analytiques telles qu'elles ont été appliquées sur le cachet d'origine.
• Valider le checksum des cachets : Lors de l'application d'un cachet, un checksum est calculé. Si une intervention a été effectuée dans la facture un message d'erreur est affiché.  Valider le checksum des cachets pour ne plus afficher ce message d'erreur.
• Visualiser le fichier original :  Visualise le document tel qu'il était avant le processing (répertoire Originals)
• Voir la signature dans Acrobate Reader : Visualise la signature du scanning intègre
• Ouvrir le fichier XML :  Plus technique, à utiliser si vous disposez de connaissances informatiques. Visualise le fichier XML reçu du processing

Pour terminer, vous pouvez également visualiser/modifier le format de la date, l'utilisation d'ancre de bas de page ou de l'ancre mobile.

Le format de date permet de forcer la reconnaissance correcte des dates pour ce fournisseur. Un fournisseur anglais pourrait utiliser le format mois/jour/année. Et donc la date 8/2/2018 serait interprétée erronément comme le 8 février 2018, alors qu'il s'agit en fait du 2 août 2018. Spécifiez le format mois/jour/année et Virtual Invoice ne se trompera plus.

Vous pouvez décider de ne pas afficher  les Infomations et les Actions ce dernier onglet via le menu Fenêtres / Options / Interface 

Et ce n'est pas tout ! Vous pouvez définir vous-même des nouvelles zones à reconnaître sur la facture, adaptées à votre activité, pour un fournisseur particulier ou pour tous les fournisseurs. Pensez par exemple au numéro de plaque pour un garagiste, au traitement de l'ONSS et du précompte pour les factures du secrétariat social. Virtual Invoice reconnaîtra également ces zones, et vous pourrez y associer des traitements comptables particuliers. Vous définissez également dans quel onglet de la fenêtre des marques reconnues la nouvelle marque apparaît. Voyez à ce sujet le Paramétrage des marques reconnues