L'objectif de ce tableau de bord est de disposer d'une vue rapide sur les documents et tâches à traiter, à encoder... lorsque le comptable se connecte à son application WinBooks.
Quels sont les prérequis pour exploiter le tableau de bord ?
- Travailler avec une licence fiduciaire
- Les données comptables se trouvent sur un serveur (serveur propre à la fiduciaire)
- Disposer de la licence Virtual Invoice (Obligatoire)
- Disposer d'un accès à WinBooks Connect (Facultatif)
- Disposer des modules CODA et/ou OD de salaires (Facultatif)
- Installer l'offload service sur le serveur de données. Le tableau de bord fiduciaire est indissociable de l'offload service. C'est ce service qui se charge de
- Télécharger les documents
- Les mettre à disposition du comptable
- Effectuer le comptage de ce qui est disponible
- Les composants WinBooks DataExchange, WinBooks MessageQueue, WinBooks Codabox et WinBooks Connect doivent être installés sur chaque poste où WinBooks est installé
- Chaque utilisateur du tableau de bord doit disposer de son propre WinBooks ID qui doit correspondre à une adresse mail et de son mot de passe.
- Activer et définir les propriétés de l'Offload service dans DOSSIER/MAINTENANCE/Jeton/Token applications tierces
- Lorsque vous activez l'Offload Service, les différents paramètres se remplissent automatiquement en fonction des informations reçues du serveur sur lequel se trouvent vos données et donc l'Offload Service
- Dès que vous activez l'Offload Service, l'icône
est affichée. Vous êtes prêt à utiliser le tableau de bord.
Ajouter un dossier dans le tableau de bord
- Ouvrez le dossier comptable que vous désirez intégrer dans le tableau de bord
Cliquer sur
- Le tableau de bord s'ouvre et
WinBooks vous propose de confirmer l'ajout de ce dossier dans le tableau de bord fiduciaire, ensuite sont repris les répertoires nécessaires aux différents comptages de fichiers (Documents Virtual Invoice, CODA, SODA, E-fff SocSec à encoder).
Ces répertoires sont bien entendu issus des différents écrans de paramétrage de WinBooks.Si vous modifiez le chemin de ces répertoires auxquels vous avez accès dans cet écran, ceux-ci sont automatiquement mis à jour dans les écrans de paramétrage et inversement.
Cliquez sur Enregistrer pour finaliser l'ajout de votre dossier au tableau de bord.
Ces mêmes répertoires ainsi que la sous-fenêtre "Automatisation" servent à l'automate et sont détaillés dans le chapitre prévu à ce effet. (En cours de rédaction)
Le dossier courant est ajouté en grisé dans le tableau.
Répétez cette manipulation pour chaque dossier que vous désirez suivre dans le tableau de bord.
Le tableau de bord est réactualisté au moment où vous sortez du dossier.
- Vous pouvez demander d'afficher le tableau de bord à l'ouverture de WInBooks
Quelles informations pouvez-vous retrouver dans la tableau de bord fiduciaire ?
Outre le nom abrégé, le nom complet et le N° d'entreprise vous retrouvez les informations suivantes :
Mise à jour
Date et heure de la dernière mise à jour du tableau. Une demande d'actualisation du tableau est effectuée lorsque vous quittez un dossier, lorsque vous cliquez sur
et en fonction de l'heure à laquelle vous avez paramétré l'Oflload Service pour qu'il exécute cette tâche automatiquement.
Lorsque vous cliquez sur, il vous est demandé de quitter le tableau afin de ne pas rester bloqué le temps de la réactualisation. En effet la durée de l'acualisation dépend du nombre dossiers à traiter.Factures
Bureau client
- Nombre de documents (Factures) qui se trouvent sur le bureau du client prêt à être envoyé à son comptable (Le comptable n'y a pas accès)
A approuver
- Nombre de documents à approuver par le comptable pour envoyer au processing.
- Lorsque vous cliquez sur cette case, WinBooks Connect va s'ouvrir et se positionner sur la page correspondante.
A traiter
- Nombre de documents présents dans Virtual Invoice (Nombre de documents retrouvés dans le répertoire Ready et ses sous répertoires) prêts à être importés en comptabilité
- Lorsque vous double-cliquez sur cette case, Virtual Invoice s'ouvre et se positionne dans le répertoire Ready
Pour
Dernière période pour laquelle le client à précisé que tous les documents étaient envoyés.
Codas
A traiter
Nombre de fichiers CODA à traiter
- Si vous double-cliquez sur cette case dans une autre ligne, WinBooks va ouvrir ce dossier.
Sec. Soc.
Sodas
Nombre de fichiers SODA à traiter
- Si vous double-cliquez sur cette case dans une autre ligne, WinBooks va ouvriir ce dossier.
e-FFF's
Nombre de fichiers e-FFF Soc Sec à traiter
- Si vous double-cliquez sur cette case dans une autre ligne, WinBooks va ouvrir ce dossier.
Messages
Non lus
Nombre de message non lus dans WinBooks Connect
- Lorsque vous cliquez sur cette case, WinBooks Connect va s'ouvrir et se positionner sur la page des messages
Il s'agit des messages adressés à l'utilisateur connecté en fonction de son WinBooksID.
Tâches
A traiter
Nombre de tâches à traiter dans WInBooks Connect
- Lorsque vous cliquez sur cette case, WinBooks Connect va s'ouvrir et se positionner sur la page des tâches
Echues
Nombre de tâches à échues dans WInBooks Connect
- Lorsque vous cliquez sur cette case, WinBooks Connect va s'ouvrir et se positionner sur la page des tâches
Il s'agit des tâches assignées à l'utilisateur connecté en fonction de son WinBooksID.
Documents
Non lus
Nombre de documents non lus dans WInBooks Connect
- Lorsque vous cliquez sur cette case, WinBooks Connect va s'ouvrir et se positionner sur la page des documents
Vous pouvez à tout moment cliquer sur un élément d'une autre ligne. Dans ce cas, l'action va s'exécuter pour le dossier sélectionné.
Tableau de bord à l'ouverture de WinBooks
Si vous avez activé l'option "Afficher cet écran à l'ouverture de WinBooks" , le tableau de bord condensé est affiché lorsque vous ouvrez ou changez de dossier.
Vous avez deux possibilités pour ouvrir un dossier :
Si celui-ci est présent dans le tableau de bord, double cliquez sur le dossier en question. Sinon, sélectionnez votre dossier dans le menu dans la boîte déroulante.
La liste des dossiers est affichée en fonction des filtres que vous avez activé.
Effacer un dossier du tableau de bord
- Ouvrez le dossier comptable que vous désirez supprimer du tableau de bord
- Cliquer sur
- Le tableau de bord s'ouvre et cliquez sur
- Le dossier courant est supprimé du tableau de bord
Overzichtstabel voor fiduciaires (redactie tekst in uitvoering)
