Tableau de bord fiduciaire (en cours de rédaction)

L'objectif de ce tableau de bord est de disposer d'une vue rapide sur les documents et tâches à traiter, à encoder...  lorsque le comptable se connecte à son application WinBooks,

Quels sont les prérequis pour exploiter le tableau de bord ?

• Travailler avec une licence fiduciaire
• Les données comptables se trouvent sur un serveur
• Disposer de la licence Virtual Invoice (Obligatoire)
• Disposer d'un accès à WinBooks Connect (Facultatif)
• Disposer des modules CODA et/ou OD de salaires (Facultatif)
• Installer l'offload service sur le serveur de données. Le tableau de bord fiduciaire est indissociable de l'offload service. C'est ce service qui se charge de 
  • Télécharger les documents
  • Les mettre à disposition du comptable
  • Effectuer le comptage de ce qui est disponible
• Les composants WinBooks DataExchange, WinBooks MessageQueue, WinBooks Codabox et WinBooks Connect doivent être installés sur chaque poste où WinBooks est installé
• Chaque utilisateur du tableau de bord doit disposer de son propre WinBooks ID qui doit correspondre à une adresse mail et de son mot de passe.
• Activer et définir les propriétés de  l'Offload service dans DOSSIER/MAINTENANCE/Jeton/Token applications tierces
  
  
  
  • Lorsque vous activez l'Offload Service, les différents paramètres se remplissent automatiquement en fonction des informations reçues du serveur sur lequel se trouvent vos données et donc l'Offload Service
• Dès que vous activez l'Offload Service, l'icône  est affichée. Vous êtes prêt à utiliser le tableau de bord.

Ajouter un dossier dans le tableau de bord

• Ouvrez le dossier comptable que vous désirez intégrer dans le tableau de bord
• Cliquer sur 
• Le tableau de bord s'ouvre et cliquez sur 
  
  
  
  

• Le dossier courant est ajouté en grisé dans le tableau. 

  Répétez cette manipulation pour chaque dossier que vous désirez suivre dans le tableau de bord.

  
  

  Le tableau de bord est réactualisté au moment où vous sortez du dossier.

• Vous pouvez demander d'afficher le tableau de bord à l'ouverture de WInBooks

Quelles informations pouvez-vous retrouver dnas la tableau de bord ?

Outre le nom abrégé, le nom complet et le N° d'entreprise vous retrouvez les informations suivantes :

• Mise à jour

  Date et heure de la dernière mise à jour du tableau. Une demande d'actualisation du tableau est effectuée lorsque vous quittez un dossier, lorsque vous cliquez sur  et en fonction de l'heure à laquelle vous avez paramétré l'Oflload Service pour qu'il exécute cette tâche automatiquement.
  Lorsque vous cliquez sur , il vous est demandé de quitter le tableau afin de ne pas rester bloqué le temps de la réactualisation. En effet la durée de l'acualisation dépend du nombre dossiers à traiter.
  
  

• Factures

  • Bureau client 

    • Nombre de documents qui se trouvent sur le bureau du client prêt à être envoyé à son comptable (Le comptable n'y a pas accès)

  • A approuver 

    • Nombre de documents à approuver par le comptable pour envoyer au processing.
    • Lorsque vous cliquez sur cette case, WinBooks Connect va s'ouvrir et se positionner sur la page correspondante.
      
      

  • A traiter 

    • Nombre de documents présents dans Virtual Invoice (Nombre de docuemnts retrouvés dans le répertoire Ready et ses sous répertoires) prêts à être importés en comptabilité
    • Lorsque vous cliquez sur cette case, Virtual Invoice s'ouvre et se positionne dans le répertoire Ready
      

  • Pour

    • Dernière période pour laquelle le client à précisé que tous les documents étaient rentrés.

• Codas

  • A traiter

    • Nombre de fichiers CODA à traiter

    • Si vous double cliquez sur cette case dans une autre ligne, 
      
      

• Sec. Soc.

  • Sodas : Nombre de fichiers SODA à traiter

  • e-FFF's : Nombre de fichiers e-FFF Soc Sec à traiter

  • 
    

• Messages
  • Non lus : Nombre de message non lus dans Connect
• Tâches
  • A traiter :
  • Echues :
• Documents
  • Non lus :
    
    

Tableau de bord à l'ouverture de WinBooks

Si vous avez activé l'option "Afficher cet écran à l'ouverture de WinBooks" , le tableau de bord condensé est affiché lorsque vous ouvrez ou changez de dossier.

Vous avez deux possibilités pour ouvrir un dossier :

Si celui-ci est présent dans le tableau de bord, double cliquez sur le dossier en question. Sinon, sélectionnez votre dossier dans le menu dans la boîte déroulante.

Effacer un dossier du tableau de bord

• Ouvrez le dossier comptable que vous désirez supprimer du tableau de bord
• Cliquer sur 
• Le tableau de bord s'ouvre et cliquez sur 
• Le dossier courant est supprimé du tableau de bord