Dit venster bevat twee delen: het gedeelte leveranciers(of klanten-)identificatie en het gedeelte betreffende de op de factuur herkende velden.
De leveranciersidentificatie
Het of de BTW-nummer(s) werd(en) door het programma gevonden. Gelieve op te merken dat het BTW-nummer van de bestemmeling van de factuur, niettegenstaande deze vermeld wordt op de factuur, buiten beschouwing wordt gelaten: dit is het BTW-nummer van het dossier.
Plaats uw facturen steeds in het juiste dossier, zoniet zal Virtual Invoice een verkeerd BTW-nummer weergeven en bestaat het risico zich te vergissen tussen uitgever en ontvanger van de factuur.
De bankrekeningen (IBAN) werden eveneens herkend.
Indien noch een BTW-nummer, noch een (IBAN) bankrekening werd herkend en u lay-outinformatie voor deze leverancier wenst te bewaren, dan zal u een "Leverancierssleutel" moeten aanmaken: een uniek kenmerk voor deze leverancier, dat toelaat om deze te identificeren wanneer het programma een opzoeking verricht in de factuurtekst. Geschikte kandidaten zijn: de leveranciersnaam, de naam van zijn website, een e-mailadres, een telefoonnummer, ... dat steeds terugkomt op de facturen van deze leverancier. Wanneer Virtual Invoice dus noch een BTW-nummer, noch een bankrekening voor een factuur terugvindt, zoekt hij naar een matching in de LEVERANCIERSSLEUTEL.
Het eenvoudigste is om de herkenningsmodus te activeren door te dubbelklikken (cursor 
) op het herkenningsveld en vervolgens om op de knop "Kopieer in 'Leverancierssleutel' " te klikken.
U kunt tevens meerdere woorden als LEVERANCIERSSLEUTEL ingeven, op voorwaarde dat deze elkaar opvolgen en door het veld waar deze woorden zich bevinden te omkaderen. Voorbeeld: omkader de sociale zetel "Group Motors".
De boekhoudkundige referentie wordt automatisch ingevuld door het programma, wanneer de link met de boekhouding geactiveerd is en er voor deze leverancier al een leveranciersfiche (voor dit BTW-nummer) in de boekhouding bestaat. Dit veld is niet editeerbaar tijdens het inboeken.
De link tussen de boekhoudreferentie en een leverancier waarvoor een sleutel werd aangemaakt, zal pas gemaakt worden na de import van de eerste factuur voor deze leverancier.
Specifieer, in voorkomend geval, wanneer de leverancier onderworpen is aan het BTW-medecontractant regime. In dit geval, zullen de speciale vermeldingen die op de factuur moeten vermeld worden, herkend worden door Virtual Invoice en zal dit een speciale behandeling met zich meebrengen: het gebruik van medecontractant BTW codes. Door deze zone aan te vinken, wordt er een medecontractantregime afgedwongen voor deze leverancier: zelfs indien op een factuur de wettelijke vermelding aanwezig is doch niet leesbaar, zal Virtual Invoice het medecontractant regime toepassen.
Idem voor het Intracommunautaire BTW regime: wanneer aangevinkt voor deze leverancier, dwingt u de intracommunautaire behandeling voor deze leverancier af.
Het formaat van de datum laat toe om de correcte herkenning van data voor deze leverancier af te dwingen. Een Engelse leverancier zou het formaat maand/dag/jaar kunnen hanteren. En dus de datum 8/2/2010 zou verkeerdelijk kunnen geïnterpreteerd worden als 8 februari 2010, terwijl het gaat om 2 augustus 2010. Bepaal het maand/dag/jaar formaat en Virtual Invoice zal zich nooit meer vergissen.
Normaal gezien ontdekt Virtual Invoice of het om een creditnota gaat, maar in geval van een leverancier in een exotische taal of een fout, kan u een creditnota forceren door het juiste type document bovenaan in de leveranciersidentificatie aan te klikken. De boekhoudkundige verwerking zal worden aangepast in functie van het dagboek waarin het document zal geïmporteerd worden.
De klantenidentificatie
De klantenidentificatie geschiedt op dezelfde wijze als de identificatie van een leverancier, uitgezonderd de opzoeking per bankrekening (IBAN).
Het veld Leverancierssleutel geeft het BTW-nummer van de uitgever van de factuur weer. Wanneer er geen BTW-nummer van de uitgever van de factuur gespecificeerd is, kan er een klantensleutel gedefinieerd worden.
De factuurgegevens
4 tabbladen: Factuur / Detail / Gevorderd en Systeem
Het eerste tabblad 'Factuur' groepeert de belangrijkste vermeldingen van de factuur, zoals het factuurnummer, de factuurdatum en mogelijk ook de vervaldatum. Alsook de bedragen met en zonder BTW.
In het tabblad 'Detail' kunt u detailgegevens van respectievelijk de leverancier of de klant terugvinden.
Het formaat van de datum, het gebruik van een 'Anker einde bladzijde' of van een 'Mobiel anker' worden weergeven in het tabblad 'Gevorderd'.
Het tabblad 'Systeem' geeft voor deze factuur o.a. de herkenningskwaliteit weer uitgedrukt als een percentage, alsook het type van processing dat werd aangewend (Optimum of Premium) en of er al dan niet een lay-out werd gebruikt.
Via Vensters / Opties / Interface kan gekozen worden om dit tabblad al dan niet te tonen.
En dit is niet alles ! U kunt zelfs nieuwe herkenningsvelden toevoegen om te herkennen op de factuur, aangepast aan uw activiteit, voor één bepaalde of voor alle leveranciers. Denken we hierbij aan de nummerplaat voor een garagist, aan de RSZ verwerking en de voorheffingen voor de facturen van het sociaal secretariaat. Virtual Invoice zal deze velden herkennen en u kunt er bovendien specifieke boekhoudkundige boekingen aan vastknopen. Tevens bepaalt u in welk tabblad van de herkende velden dit nieuwe veld zichtbaar is. Zie ook Parameters van herkende velden.
Het is ook mogelijk om aan het programma te vragen om Bepaalde velden niet te herkennen voor een leverancier.
