Il est possible d'insérer dans Virtual Invoice des factures électroniques au format UBL.
Ces factures électroniques peuvent être réceptionnées par mail, par une plateforme d'échange ou les autres applications WinBooks (Logistics - WOW - WinBooks Classic...)
Via Logistics
Afin de pouvoir émettre des factures électroniques au départ de Logistics, certains paramètres doivent être activés. Pour cela, suivez ce lien: Export UBL.
Une fois les factures émises au départ de Logistics, celles-ci arriveront automatiquement dans le répertoire Processed de votre dossier comptable dans VI pour lequel vous avez créé un utilisateur.
Etant donné que toutes les mentions comptables de base sont incluses dans le fichier XML joint à la facture, celles-ci apparaissent dès lors automatiquement dans la colonne des marques reconnues de Virtual Invoice.
Via WinBooks Classic
Une facture émise à partir du module facturation est automatiquement exploitable dans Virtual Invoice. Pour autant bien sur que les paramètres du module facturation aient été activés à cet effet.
Via un fournisseur externe
=> vous recevez une facture électronique d'un fournisseur ,via une plateforme de téléchargement ou via e-mail ( fichiers avec une extension pdf et/ ou un fichier avec une extension xml).
Il vous suffit de la déposer dans le répertoire @Invoices. Vous avez ensuite la possibilité de l'encoder dans WinBooks.
=> vous recevez une facture de manière électronique, via une plateforme de téléchargement ou via e-mail (juste un pdf).
Il vous suffit de la déposer dans le répertoire @Invoices et n'oubliez pas ensuite de la processer comme une facture classique.
Votre facture sera alors transférée dans le répertoire Processed et vous aurez alors la possibilité de l'encoder dans WinBooks.
Recherche plein texte
Les factures électroniques n'étant pas processées, aucune recherche plein texte sur le contenu de la facture n'est possible. Si l'on souhaite malgré tout faire une recherche sur le contenu d'une facture, il faut dès lors processer la facture électronique comme tout autre facture classique.
Modifications
Dans Virtual Invoice, il est impossible d'effectuer des modifications sur les marques reconnues extraites d'une facture électronique UBL.
