Pour être conforme à vos besoins, WinBooks doit avoir connaissance, en plus des comptes centralisateurs, d'un certain nombre de paramètres comme le nombre de décimales pour les prix et quantités, le fait que vous souhaitiez pouvoir accorder ou non une ristourne globale sur la facture, etc. Vous pouvez également prévoir une série de valeurs par défaut qui faciliteront l'encodage des factures.

Pour définir les paramètres généraux de la facturation :

  1. Sélectionnez le menu FACTURATION.
  2. Choisissez l'option PARAMÉTRAGE 

Onglet Fac-Encodage

 

Taux de TVA des frais de port

Donnez ici le code tva le plus fréquemment d'application sur les frais de port. Lors de l'encodage, ce taux sera proposé comme valeur par défaut.
Cliquez sur la loupe pour accéder à la liste des codes tva disponibles.

Référence du client comptoir

Indiquez la référence du client comptoir ou cliquez sur la loupe pour le sélectionner dans la liste des clients. Il s'agit d'une référence à créer dans le fichier des clients et sur laquelle sont imputées toutes les ventes au comptoir pour lesquelles il n'est pas nécessaire de sauver une fiche signalétique individuelle. En effet, dans le cas de ventes au comptoir à des particuliers, il n'est pas toujours nécessaire d'établir une fiche pour chaque client.
En cours de facturation, quand on fait appel à la référence définie ici comme client comptoir, WinBooks permet d'accéder au pavé signalétique de la facture pour introduire les coordonnées du client au lieu de récupérer ces données dans la fiche signalétique. Ces coordonnées sont imprimées sur le document et sont sauvegardées pour ce document mais elles ne sont pas enregistrées dans le fichier des clients.

 

La création d'une fiche signalétique individuelle reste obligatoire dans le cas de clients assujettis à la TVA puisque ces données doivent apparaître dans le listing tva annuel. La fiche individuelle est également intéressante dans le cas de clients réguliers pour éviter d'avoir à encoder les coordonnées plusieurs fois.

Gestion des codes TVA

Suivant l'option choisie, vous pouvez déterminer si c'est le code TVA renseigné par défaut de la fiche du client qui prime sur le code TVA renseigné par défaut au niveau de la fiche de l'article ou inversément.

Gestion de la ristourne globale

Cochez cette case si vous voulez avoir la possibilité d'appliquer une ristourne en pourcentage sur le total de la facture. Le montant de cette ristourne sera comptabilisé sur le compte centralisateur spécifique correspondant.

Gestion de l'escompte

Cochez cette case si vous voulez avoir la possibilité d'appliquer un pourcentage d'escompte.
WinBooks applique la méthode de l'escompte conditionnel et, comme la loi l'y autorise, le programme adapte le montant de la TVA à la baisse immédiatement, que le client paie ou non dans les délais impartis pour l'octroi de l'escompte.
Prenons le cas d'une facture établie pour un montant hors TVA de 1 000 euros. La TVA est de 21 % et un escompte de 2 % est accordé en cas de paiement dans un certain délai :

  • Le montant hors TVA avant escompte est de 1 000,00
  • L'escompte indiqué est de 2% soit un montant de 20,00
  • La nouvelle base prise en considération pour le calcul de la tva est de 980,00 (1 000,00 – 20,00)
  • Le montant de la TVA calculé sur cette nouvelle base est de 205,80
  • Le montant total à payer devient 1 205,80 au lieu de 1 210,00
  • Les valeurs imputées en comptabilité après enregistrement sont 1000 pour le compte de classe 7 et 205,80 pour le compte TVA

Lors de l'enregistrement de la facture en comptabilité, aucun compte d'escompte n'est imputé puisque l'escompte reste conditionnel et qu'il ne peut être déduit par le client que s'il paye dans les délais prévus. Ce sera donc au moment du paiement de la facture que le montant de l'escompte déduit par le client (20,00 dans notre exemple) est imputé dans la fenêtre de différence de paiements.


Gestion de l'acompte

Cochez cette case pour pouvoir introduire un montant déjà payé à titre d'acompte. Vous pouvez ensuite paramétrer le layout pour imprimer cette valeur et son complément, le solde à payer, sur le document.

Comptes autorisés

Introduisez dans cette zone une liste des comptes autorisés.
Lors de l'encodage des factures dans le module Facturation, WinBooks va vérifier si le compte général utilisé pour l'article ou imputé dans la facture est repris dans cette liste. Si ce n'est pas le cas, un message d'information est envoyé, vous aurez la possibilité de « forcer » l'erreur.
Il y a trois manières de remplir la table des comptes autorisés

  • Ne rien remplir, aucun contrôle ne sera effectué lors de la facturation.
  • Introduire une liste de compte avec la virgule (,) comme caractère de séparation.
  • Introduire les premières positions d'une sous-classe, exemple « 70 ».
Facture à zéro autorisée

Si vous cochez cette case, vous pouvez encoder des factures à 0 EUR.
Cette possibilité trouve toute sa signification dans le cas de la facturation d'abonnements ou dans le cadre de contrats d'entretien avec factures d'achats sous l'hypothèse où aucune prestation n'a été effectuée. Ce qui permet désormais de comptabiliser un équilibre entre les retours de marchandises et les livraisons.

Blocage sur la chronologie des documents

En cochant cette case, il vous sera impossible d'encoder une nouvelle facture avec une date antérieure à la dernière facture.

Centralisateurs

Définissez Les comptes centralisateurs Ristourne globale et Frais de port 

Escompte 

Cette frame est disponible si vous avez activé la gestion de l'escompte dans la partie supérieure de cette fenêtre de paramétrage

Renseignez le pourcentage Escompte à appliquer par défaut ainsi que le nombre de jours prévus (Délai escompte) pour bénéficier de cet escompte.

Si la zone Champs d'escompte dans le signalétique client est cochée, lors de l'enregistrement, deux nouvelles zones paramétrables (% escompte et délai escompte) sont ajoutées dans le signalétique client

La sélection de cette option est facultative, elle permet juste d'affiner le paramétrage de l'escompte par défaut pour chaque client.

Si la zone « Gestion de l'escompte au niveau de la fiche client » est cochée, le signalétique des fiches clients est mis à jour. Comme il s'agit de l'ajout de zones supplémentaires, le traitement peut prendre un certain temps.

Layout par défaut

Définissez le layout par défaut à proposer lors de l'encodage des factures.

Onglet Fac-Article

 

Langue des libellés articles

Dans la fiche des articles, vous avez la possibilité d'introduire deux libellés : le libellé principal (libellé 1) et un libellé alternatif (libellé 2). Vous pouvez attribuer un ou plusieurs codes de langue à chacun de ces libellés (par exemple le français pour le libellé principal et toutes les autres langues pour le libellé alternatif). Lors de l'encodage d'une facture, WinBooks sélectionne l'un ou l'autre libellé en fonction du code langue repris dans la fiche du client. De cette manière, le libellé qui figure sur la facture correspond au libellé donné dans la langue du client.
Dans le cas où le code langue du client ne correspond à aucun des codes prévus pour les libellés d'articles ou si le code langue n'a pas été précisé pour le client, c'est le libellé principal qui est indiqué.
Cliquez sur la loupe pour accéder à la table des codes langues et attribuer les codes souhaités à chaque libellé.

Nombre de décimales

Par défaut, WinBooks permet d'encoder des prix unitaires et des quantités avec 2 décimales. Modifiez ces nombres si nécessaire. Les valeurs autorisées pour les prix sont 2, 3 ou 4 décimales. Les valeurs autorisées pour les quantités sont 0, 1, 2, 3 ou 4 décimales.
Si vous demandez un nombre de décimales supérieur à 2, le programme doit adapter la structure des fichiers au moment où vous enregistrez ces nouveaux paramètres. N'oubliez pas de faire d'abord un backup de votre dossier.
WinBooks tient compte du nombre de décimales indiqué dans le paramétrage pour l'encodage des factures, notes de crédit, note d'envoi, devis, ...
Le prix net hors TVA de chaque ligne de facture est le résultat du produit (Prix unitaire x Quantité). Comme prévu par la loi, il est toujours arrondi à 2 décimales, quel que soit le nombre de décimales utilisées pour la quantité et/ou le prix unitaire.

Tarification

Cette table vous permet d'indiquer dans la zone Défaut quel est le prix de vente HTVA renseigné au niveau de la fiche article qui doit être repris par défaut lors de l'encodage d'une facture. En effet, au niveau de la fiche article il vous est possible de paramétrer jusqu'à 4 prix de vente HTVA différents.
Ensuite, si vous utilisez les catégories clients, vous pouvez encoder un type de prix de vente HTVA par défaut pour chacune des catégories client.

Onglet Fac-Divers

 

(Centralisation comptable) Regroupement des mêmes comptes d'imputation

Quand on encode une facture, chaque ligne article nécessite un compte d'imputation comptable, généralement un compte de la classe 7.
Si cette case n'est pas cochée, vous trouverez dans la comptabilité autant de lignes d'imputation que de lignes articles encodées pour la facture ou la note de crédit.
Si cette case est cochée, vous trouverez dans la comptabilité une ligne d'imputation par compte d'imputation. Toutes les lignes articles ayant le même compte d'imputation sont regroupées.

(Centralisation comptable) Commentaire du compte général

Il s'agit ici de définir le commentaire repris automatiquement du module Facturation dans le commentaire du compte général de l'écriture comptable.
3 possibilités vous sont offertes :

  • Le libellé de la ligne de la facture
  • Le commentaire de la facture
  • Le nom du client
(Regroupement) Reprise N° et date document récupéré

Si vous cochez cette case le terme "Reprise" suivi du ou des numéros et dates des documents regroupés seront récupérés sur la facture.

(Regroupement) Reprise libellé des documents récupérés

Si vous cochez cette case le terme "Reprise" suivi du libellé des documents regroupés seront récupérés sur la facture.

Gestion des documents scannés

Lorsque vous avez activé la gestion des documents scannés, les documents sont générés sous le format PDF.
Vous pouvez demander la génération du fichier PDF lors de l'enregistrement ou de la prévisualisation de la facture.

Le choix du type de fichier généré, PDF, permet une exploitation plus facile avec Virtual Invoice qui est « Full PDF », mais permet également d'envoyer ce fichier pdf au client (par mail via Adobe Reader par exemple).

(Impression) Une seule impression si duplicata

Si vous êtes amené à réimprimer une facture, en cochant cette case, la facture ne sera imprimée qu'à un seul exemplaire. Sans tenir compte du nombre d'exemplaires éventuellement définis au niveau du layout.

(Impression) Impression directe

Lorsque vous imprimez une facture, en cochant cette case, les paramètres d'impression (exemplaires, choix de l'imprimante..) ne sont plus affichés et la facture est directement imprimée en tenant compte des valeurs par défaut.

(Impression) Imprimer le code TVA à la place du taux

Lorsque vous imprimez une facture, en cochant cette case, c'est le code TVA spécifique est imprimé à la place du taux. Par exemple C (Cocontractant) en lieu et place de 0.

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