Klik op het Scan icoon of selecteer in de menu BESTAND/SCANNEN of druk op de snelkoppeling F2 van het klavier.
Wanneer u een groep (of batch) facturen gaat scannen : kies één van volgende opties.
De optie BRON SELECTEREN : hier selecteert u uw scanner. Indien geen scanner correct werd aangesloten, dan is deze zone grijs (niet beschikbaar). U dient te beschikken over een scanner, die over een TWAIN driver beschikt en die aangesloten is op de PC waar Virtual Invoice werkt.
Voor de installatie en de basisparametrage van de scanner, verwijzen wij naar de gebruikersmanual van de leverancier van uw scanner.
De knop SCANNERINSTELLINGEN : deze optionele knop geeft u toegang tot het parameterscherm van de scanner die u gebruikt. Dit parameterscherm verschilt van scanner tot scanner en dit in functie van de kenmerken eigen aan het model van scanner.
De zone DOELMAP betreft de directory waar u de gescande beelden wenst te plaatsen. Virtual Invoice stelt u de directory « Scans » van het actieve dossier voor. Maar u kan ook een subdirectory van Scans selecteren.
De ARCHIVE ID :
Elk gescand document wordt sequentieel bewaard op basis van een naam (de Archive ID) en bestaat uit :
- een voorvoegsel of prefix : de naam van de map waarin u het papieren document gaat bewaren
- een volgnummer dat automatisch wordt aangemaakt : de plaats van het document in deze map.
Dit laat u toe om op basis van de naam van het document, vlug het papieren origineel in de klasseermap terug te vinden. Een andere oplossing bestaat uit het plaatsen van een nummerstempel (met auto-increment) op het papieren document voor het scannen, in de volgorde van het papieren klassement : u zal dit nummer op het gescande document terugvinden en alzo het papieren document in de klasseermap kunnen opzoeken.
Maar wanneer u de Gecertificeerde of Integere scanning gebruikt, is de toegang tot het papieren archief niet meer nodig : het gescande document is onder bepaalde voorwaarden evenwaardig aan het origineel.
De optie FORMAAT laat u toe om te kiezen tussen een scanning in zwart/wit, in een grijstint of in kleur.
Zwart/wit : een erfenis uit het verleden ! Wanneer een gekleurd origineel wordt gescand, passen bepaalde scanners slecht het contrast aan ten gevolge van de digitalisatie en verliezen informatie in aanwezigheid van gekleurde achtergronden : dit is normaal : de scanner kan enkel kiezen tussen twee mogelijkheden voor een kleurenpixel : zwart of wit : de kwaliteit van de OCR daalt ! Maar het resultaatbestand is wel sterk gecompresseerd en de verwerkingstijd is vlugger (gemiddeld 60 KB per document).
Zwart/wit formaat ten stelligste afgeraden
Het wordt ten stelligste afgeraden om uw documenten in het zwart/wit te kopiëren. De visuele kwaliteit neemt niet alleen af, ook is het mogelijk dat bepaalde informatie verloren gaat, zoals hieronder beschreven.
Grijstint : bij raadpleging riskeren de logo's, annotaties of gele "pos it" berichten niet opgemerkt te worden. Maar het is al veel beter dan Zwart/Wit.
Kleur : de beste oplossing. De scanning en verwerking zullen wel trager zijn, maar u behoudt de ganse rijkdom van het document. Onmisbaar in geval van Integere scanning. Documenten met een grootte van 250 KB, vormen geen probleem met de grootte van de harde schijven van tegenwoordig.
Kies de RESOLUTIE : 300 dpi is de aanbevolen waarde voor een goede OCR herkenning. Indien u ondanks alles uw documenten scant met een resolutie lager dan 300 dpi, dan zal Virtual Invoice u waarschuwen bij het begin van de scanning, want een te lage resolutie geeft OCR resultaten van een mindere kwaliteit.
Het is onnodig een waarde boven de 300 dpi te kiezen : in dit geval zal het beeld te veel geheugen in beslag nemen, zonder enige OCR verbetering van betekenis.
Scan Recto of Recto/Verso.
De Gecertificeerde of Integere scanning vereist een verso scanning in geval er zich algemene condities of andere informatie op bevinden.
Kies om de door blanco pagina's gescheiden documenten te groeperen.
De facturen met meerdere pagina's moeten samen gegroepeerd worden : dit geschiedt nog niet automatisch ! Voor meer informatie, zie Groeperen van documenten met meerdere pagina's. Door deze optie aan te vinken, vraagt u aan Virtual Invoice om de pagina's die zich tussen twee blanco pagina's bevinden, als één factuur met meerdere pagina's te beschouwen en automatisch te groeperen. U kan om het even welk volledig blanco A4 blad gebruiken.
Verbetering van de uitlijning
De meerderheid van de scanners kunnen dit zelf doen, maar trek er u niets van aan, Virtual Invoice zorgt hier in ieder geval zelf voor tijdens de verwerking.
Automatische detectie van het papierformaat
Per default worden de documenten in A4 formaat gescand, wat ook betekent, dat wanneer u een ander formaat scant (zoals bv. een restaurantticket), het A4 formaat van toepassing blijft, ook al is het document veel kleiner. Vink deze optie aan om zwarte boorden te vermijden en kleine documenten in volle resolutie te bekomen.
Operator
Wanneer u gekozen heeft voor de optie Gecertificeerde of Integere scanning, zal u verplicht de naam van diegene die scant (operator) moeten invullen. Deze laatste zal vermeld worden op het document, tesamen met de datum en het uur van de scanning, het geheel ervan definitief getekend.
U heeft de mogelijkheid om batches van facturen te scannen, maar ook van andere documenten. Het tabblad ANDERE DOCUMENTEN, biedt u hiertoe de mogelijkheid. Het verschil? Er is hier geen volgnummer : het tabblad "Ander document" laat toe om punctueel documenten te scannen in een vrij formaat (foto- of tekstkwaliteit, samenvoegen van pagina's in één pdf bestand, ...).
