Ga naar het scherm met goedkeuringsaanvragen, die het geheel van de leveranciers van het openstaand boekhouddossier weergeeft.
De instelling van de parameters werd reeds behandeld U kan bepaalde regels bekijken of aanpassen voor de lancering van de goedkeuringsaanvragen.
U heeft volgende mogelijkheden :
- Alle documenten van de actieve map Processed, met de mogelijkheid om submappen mee te beschouwen of vanaf een bepaald documentnummer. Dit nummer stemt overeen met het nummer van het boekstuk. Het betreft hier dus reeds in WinBooks ingeboekte facturen.
- Een bepaalde selectie van documenten.
Eens de aanvragen zijn aangemaakt, worden de aanvraagstempels volgens de bepaalde regels geplaatst op de betrokken documenten. De bevestigingsmails wachten om verzonden te worden in de Mailbox van Virtual Invoice.
Zo ook, is het programma klaar om de kopieën van de documenten te versturen naar de persoonlijke map van elkeen.
Zolang de gebruiker nog niet op de knop VERZENDEN heeft gedrukt, werd er nog niets verzonden.
De actie WISSEN van de e-mail, vraagt tevens bevestiging voor het verwijderen van de aanvraagstempels op de documenten voor deze ondertekenaar.
Een aanmakingsrapport, zoals hieronder weergegeven, wordt aangemaakt. Wanneer u op een bepaalde lijn klikt, verschijnt de desbetreffende factuur met de goedkeuringsaanvraagstempel.
Een rood kruis betekent dat geen goedkeuringsaanvraagstempel op de factuur werd geplaatst. Bijgevoegd commentaar legt de reden uit waarom niet. Op deze manier kan u manueel een stempel zetten. Dit rode kruis zal dan vervangen worden door een groene V.
In onderstaand voorbeeld, betekent het commentaar "Ontbrekende leveranciersreferentie" dat Virtual Invoice de leveranciersreferentie van de factuur niet kan identificeren en de daarbij horende regel niet kan toepassen. In dit geval dient u de leveranciersreferentie in de vullen in Virtual Invoice (Bien identifier le fournisseur) of onmiddellijk de goedkeuringsaanvraagstempel op het document te plaatsen.
Eens de ganse lijst overlopen en mogelijke correcties aangebracht, kan u deze lijst afdrukken.
Alle correcties in dit stadium aangebracht aan de stempels (toevoeging, vervanging of wissen), worden automatisch aangepast in de te verzenden mails in de Mailbox. U hoeft u zich hierover verder dus geen zorgen te maken.
Wanneer de goedkeuringsaanvragen zijn verstuurd :
ontvangt de bestemmeling een bevestigingsmail met een hyperlink, die diverse informatie bevat (persoonlijke transfermap, ...)
Door op deze link te klikken, start Virtual Invoice een sessie op de lokale pc van de ondertekenaar en toont de documenten die hem zijn toebedeeld. Raadpleeg voor meer details het hoofdstuk Comment approuver ou rejeter les factures.
Indien de ondertekenaar goedkeurt via FTP, dan worden de documenten automatisch verzonden tijdens het openen van Virtual Invoice.
