WinBooks permet d'envoyer les lettres de rappel par mail sous forme de fichier joint.
Les emails sont donc envoyés avec un texte figé et le document de rappel attaché à l'email en format .PDF. Ce format est devenu un format fréquemment utilisé et des outils gratuits au téléchargement sont disponibles sur internet.
Il est nécessaire de paramétrer le dossier en ajoutant une zone spécifique dans les fiches clients si vous souhaitez utiliser cette fonction.
Pour activer cette fonction:
Cliquez sur le menu DOSSIER
Cliquez sur le menu PARAMETRAGE
Cliquez sur le menu FICHIERS
Cliquez sur l'onglet FICHES CLIENT/FOURNISSEUR
Dans LISTE DES ZONES DISPONIBLES, cochez la zone paramétrable ADRESSE EMAIL POUR RAPPEL
Cette zone est ajoutée dans le signalétique client et est remplie automatiquement sur base de la zone EMAIL si celle-ci a déjà été installée. La longueur de cette nouvelle zone est limitée à 99 caractères.
Pour l'utilisation de cette fenêtre et les autres fonctionnalités, nous vous invitons à consulter la rubrique d'aide suivante : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Pour réaliser ce paramétrage, aucun autre utilisateur ne peut être dans le dossier, ni connecté aux données.
Il est vivement recommandé de rouvrir le dossier pour valider la mise à jour de la base de données
Vous pouvez désormais vous rendre dans les fiches signalétiques de vos clients pour y insérer l'adresse e-mail pour l'envoi des rappels.
Vos fiches étant maintenant paramétrées pour les rappels par e-mails, vous devez à présent paramétrer le programme pour l'envoi des rappels.
Pour activer les rappels par E-mail, vous devez de cocher l'option dans le paramétrage des rappels.
Pour ce faire :
1.Cliquez sur le menu OPÉRATIONS
2.Cliquez sur le menu RAPPELS CLIENTS
3.Cliquez sur le bouton PARAMÈTRES
4.Cochez l'option RAPPELS PAR E-MAIL
Dès que l'option a été activée, l'onglet E-MAIL est accessible.
Dans l'onglet E-MAIL à hauteur des différents onglets représentant les langues d'impression, vous pouvez insérer un texte d'introduction qui sera repris dans le mail. Vous pouvez insérer ce texte dans 4 langues : Français/Néerlandais/Anglais/Allemand. Le client recevra le mot d'introduction suivant la langue paramétrée dans sa fiche.
Si vous désirez personnaliser ce texte d'introduction pour le client, 3 variables peuvent être ajoutées dans le texte :
Bouton : CONTACT : pour afficher le nom de la personne de contact
Bouton : SOCIÉTÉ : pour afficher le nom de la société (client)
Bouton : DATE : pour afficher la date du jour
En cliquant sur ces boutons, vous voyez les variables reprises entre crochets comme par exemple !Contact!.
Pour pouvoir insérer votre variable dans le texte, vous devez en premier lieu, cliquer dans le cadre d'insertion de texte à l'endroit souhaité pour ensuite cliquer sur les boutons CONTACT, SOCIÉTÉ ou DATE
PARAMÉTRAGE
Une copie des e-mails peut être envoyée à une adresse e-mail prévue à cet effet. Ce qui vous permet d'archiver les mails envoyés.
Pour cela, cochez l'option SOUHAITEZ-VOUS QU'UNE COPIE DE CHAQUE RAPPEL SOIT ENVOYE SUR UNE AUTRE ADRESSE MAIL ?
ADRESSE BC : Insérez ici l'adresse e-mail où vous souhaitez archiver les copies des e-mails envoyés.
TITRE DU MAIL : Insérez le titre qui sera repris sur les e-mails pour les rappels. Ce titre est donc identique d'un envoi à un autre et d'un client à un autre.
PARAMÉTRAGE DU COMPTE MAIL POUR L'ENVOI
Bouton OUVRIR L'ÉCRAN : Retrouvez ici le paramétrage du compte mail que l'on retrouve pour les paramétrages Internet de WinBooks.
REGROUPER L'ENVOI DE MAIL : Permet de créer des groupes d'emails pour l'envoi des rappels. L'objectif de cette option est de palier les problèmes de connexion internet que peuvent connaître certains utilisateurs avec leur provider ou matériel informatique.
Génération des rappels
Une fois ces paramétrages effectués, vous pouvez générer vos rappels par e-mails.
Le traitement des rappels par email est identique au traitement standard de ceux-ci.
Lorsque vous demandez l'impression des rappels en pressant le bouton IMPRIMER/ENVOYER, WinBooks détecte le paramétrage email et quelques questions vous sont alors posées.
SOUHAITEZ-VOUS ENVOYER LES RAPPELS PAR MAIL A TOUS LES CLIENTS POUR LESQUELS UNE ADRESSE MAIL EST PRECISEE DANS LEUR FICHE ?
Ceci est concrétisé par un pictogramme représentant une enveloppe accompagnée d'une flèche jaune dans la colonne @
Cliquez sur OUI pour envoyer les rappels par email à ces clients.
Cliquez sur NON pour lancer l'impression des rappels (un message pour confirmer l'impression est alors présenté).
Si vous avez répondu OUI lors du message précédent, vous recevez alors ce message complémentaire :
SOUHAITEZ-VOUS L'IMPRESSION D'UNE COPIE PAPIER DE CHAQUE RAPPEL ENVOYE PAR MAIL ?
Selon votre réponse, vous recevez :
- soit la fenêtre pour la confirmation ENVOI PAR MAIL AVEC COPIE PAPIER ? CONFIRMEZ-VOUS ?
- Soit la fenêtre pour la confirmation ENVOI PAR MAIL SANS COPIE PAPIER. CONFIRMEZ-VOUS ?
Les emails sont donc envoyés directement aux destinataires. Le fichier joint reprend l'impression papier au format .PDF.
Il est donc important de bien paramétrer le texte d'introduction ainsi que le titre pour que vos clients puissent comprendre que l'e-mail reçu contient bien sa lettre de rappel.
WinBooks ne demande pas l'utilisation d'une licence particulière pour l'envoi des emails. Les emails sont envoyés directement depuis WinBooks. Vous pouvez donc utiliser cette fonction même si vous ne disposez pas de programme pour lire vos emails.
