Pour être pris en considération comme immobilisé et faire l'objet d'un calcul éventuel d'amortissements, chaque investissement doit être défini comme tel. Sa fiche signalétique doit être complétée pour en définir les principales propriétés.
Selon le paramétrage, la fiche signalétique relative à un investissement sera appelée soit au cours de l'encodage des achats, pour peu qu'il y ait imputation sur un compte d'investissement soit de façon indépendante, a posteriori.
Quel que soit le paramétrage, une fiche peut à tout moment être définie indépendamment des achats et rappelée à l'écran en procédant comme suit :
- Sélectionnez le menu IMMOBILISÉS du menu principal WinBooks.
- Sélectionnez l'option INVESTISSEMENTS du menu.
- La fenêtre présente l'ensemble des investissements déjà définis sous forme de LISTE , avec le rappel de leurs caractéristiques.
- Chaque investissement peut être sélectionné en cliquant sur la ligne correspondante. L'onglet HISTORIQUE donne le détail des écritures qui le concernent tandis que l'onglet FICHE présente ses caractéristiques définies lors de l'encodage.
- Pour définir un nouvel investissement, cliquez sur NOUVEAU et complétez les zones de sa fiche signalétique. Les valeurs présentées par défaut peuvent éventuellement être modifiées via l'option paramétrage.
Rubrique Identification
Cette rubrique regroupe les données d'identification de l'investissement. On y retrouve les champs d'identification habituels.
RÉFÉRENCE : Introduisez une référence unique pour définir l'investissement dans la suite du programme.
BLOQUÉ : Cliquez sur l'icône pour bloquer cet investissement. Lorsqu'un immobilisé est bloqué, il n'en sera pas tenu compte dans le calcul des amortissements (immobilisé en attente d'un traitement spécifique approprié).
MÉMO : Cliquez sur l'icône pour introduire un mémo relatif à cet investissement. Indiquez ici tout commentaire utile comme la justification du choix du mode d'amortissement par exemple.
CATÉGORIE : Introduisez ici une catégorie d'investissement ou cliquez sur l'icône loupe pour consulter la liste de catégories d'investissement existantes, en définir de nouvelles ou modifier les catégories existantes. Ces catégories pourront notamment être utilisées lors des éditions. On pourra ainsi définir des catégories selon la localisation par exemple ou selon le projet de recherche auquel le bien est lié.
LIBELLÉ : Introduisez un libellé explicatif pour définir l'investissement de façon plus détaillée.
LIBELLÉ ALTERNATIF : Introduisez si nécessaire un libellé supplémentaire, dans une autre langue par exemple.
Rubrique Acquisition
Si on a choisi l'encodage des investissements AUTOMATIQUE LORS DE L'ENCODAGE D'UN ACHAT, les données relatives à l'acquisition sont récupérées automatiquement.
Si on a choisi L'ENCODAGE DE LA FICHE D'UN IMMOBILISÉ A POSTERIORI, les données doivent être encodées.
FOURNISSEUR : Introduisez, le cas échéant, la référence du fournisseur.
JOURNAL : Introduisez la référence du journal des achats.
DOC : Introduisez les caractéristiques du document d'achat.
Remarque : Si les détails de l'achat ne sont pas répertoriés dans la comptabilité (achat fait dans le passé, ...), cliquez directement dans la zone date et laissez les zones fournisseur, journal et doc à blanc.
DATE : Introduisez la date d'acquisition.
MONTANT : Introduisez le montant à amortir.
Rubrique Amortissement
DATE DE DÉBUT : La date de début d'amortissement doit toujours être égale ou postérieure à la date d'acquisition. Par défaut, WinBooks récupère la date d'acquisition.
Si la date introduite appartient à un exercice antérieur, WinBooks propose d'encoder une fiche de reprise d'amortissement et d'y indiquer les amortissements passés ainsi que la plus-value éventuelle et l'amortissement sur plus-value.
FRÉQUENCE (ANNUELLE, TRIMESTRIELLE, MENSUELLE): WinBooks traite les amortissements en générant les Opérations Diverses correspondantes dans un journal spécifique ( ODAMO ). Cette opération est exécutée à la demande, via l'option CALCUL DES AMORTISSEMENTS. Le choix de la fréquence détermine le nombre maximum d'OD pouvant être générées.
Remarque : S'il est obligatoire de générer annuellement une OD d'amortissement pour chaque bien d'investissement (fréquence annuelle), vous pouvez cependant, si vous le souhaitez, demander une fréquence mensuelle ou trimestrielle pour répondre à vos besoins de gestion.
Il est important de noter que :
- Vous ne pourrez plus modifier la fréquence pour un bien dès qu'un premier amortissement a été enregistré pour ce bien.
- Choisissez une fréquence mensuelle pour garder un maximum de souplesse. Même si vous optez pour une fréquence mensuelle, vous avez le loisir de générer une seule OD d'amortissement en demandant le calcul des amortissements une seule fois avec des périodes qui correspondent aux limites de l'exercice.
MODE (LINÉAIRE, DÉGRESSIF, ACCÉLÉRÉ) : Choisissez la méthode de calcul des amortissements qui convient.
TAUX ANNUEL ET DURÉE : Introduisez le taux d'amortissement annuel ou la durée (nombre d'années) à prendre en considération.
ANNUITÉ COMPLÈTE OU PRORATA : Cochez la case ANNUITÉ COMPLÈTE pour amortir le montant amortissable annuel dans sa totalité dès la première année. Cochez la case PRORATA pour tenir compte du jour d'acquisition et amortir seulement une partie du montant amortissable la première année.
Le calcul se fait au prorata du nombre de jours depuis 2003. Pour les immobilisés avec une date d'acquisition ou de début d'amortissement antérieure à 2003, le calcul du prorata était fait en fonction du nombre de mois.
Exemple:
Soit un investissement de 4800 euros à amortir de façon linéaire sur 4 ans. Le montant à amortir annuellement est de 1200 euros. L'achat a été effectué au premier octobre. L'exercice va de janvier à décembre.
En choisissant ANNUITÉ COMPLÈTE, WinBooks prendra en considération la totalité du montant amortissable dès la première année, soit 1200 euros. L'amortissement prendra cours au mois d'octobre.
En choisissant PRORATA, WinBooks prendra en considération une partie du montant amortissable, au prorata des jours restants, soit 302 euros (1.200 x 92 / 365).
Année 1 : 302 euros à amortir (prorata des jours concernés).
Année 2 : 1.200 euros à amortir.
Année 3 : 1.200 euros à amortir.
Année 4 : 1.200 euros à amortir.
Année 5 : 898 euros à amortir (solde).
AMORTISSABLE: Décochez la case pour des investissements non amortissables, un terrain par exemple. Le bien pourra ainsi figurer dans le tableau des immobilisés puisqu'une fiche à son nom a été enregistrée.
Rubrique Comptabilité
Cette rubrique regroupe les comptes concernés par les opérations sur immobilisés.
IMMOBILISÉS: Compte mouvementé à l'achat du bien (2xxxx).
AMORTISSEMENT: Compte d'amortissement correspondant (2xxx9).
PLUS-VALUES: Compte de plus-value correspondant (2xxx8).
DOTATION: Compte de dotation aux amortissements (compte de charges) à mouvementer (63).
VALEUR RÉSIDUELLE: WinBooks donne ici la valeur résiduelle calculée sur base des données introduites.
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