Les opérations d'encodage constituent toujours l'opération la plus fastidieuse et la plus coûteuse des tâches administratives et comptables. Les logiciels comptables tentent sans cesse d'en améliorer la productivité.
En attendant la généralisation progressive de la facture électronique, qui permettra - à l'instar des opérations financières - un enregistrement comptable automatisé, l'augmentation de productivité passe forcément par un scanning des factures papier et la reconnaissance des mentions de la facture. Si l'avenir du tout électronique est inéluctable, force est de constater que la facture papier a encore des beaux jours devant elle, et que l'entreprise se trouvera confrontée à l'avenir avec deux flux de factures : l'un électronique (en augmentation progressive), et l'autre papier (en diminution).
Papier ou électronique, Virtual Invoice vous permet de gérer au mieux ces deux flux. Virtual Invoice vous offre un environnement complet et autonome qui allie le scannage des documents aux techniques OCR (reconnaissance optique des caractères) les plus pointues pour une reconnaissance automatique des zones nécessaires à l'encodage de vos factures.
Le document scanné est disponible partout notamment dans le cadre d'une comptabilité en ASP (via Internet) ;
La facture est aussi directement attachée à l'écriture comptable ce qui permet une visualisation immédiate de la pièce à l'écran ;
Dans la mesure où le texte de la facture a été extrait, il devient possible de faire des recherches « plein-texte » de type « retrouver toutes les factures qui mentionnent la plaque d'immatriculation DLA401 » : achat, assurance, entretien, carburant...
Le flux digital des documents entrants ou sortants permet la mise en place d'un système efficace d'approbation des factures et des paiements.
L'interface conviviale et intuitive de Virtual Invoice™ le rend accessible pour la majorité des PME, même avec des quantités de factures modestes. La tarification est adaptée en fonction du volume de factures traité annuellement. Et pour les clients de fiduciaire, Virtual Invoice™ propose une version « Light » qui permet au client de scanner ses documents , de les transférer vers la fiduciaire. Celles-ci peuvent être processées soit lors du transfert, soit par la fiduciaire.
Virtual Invoice simplifie l'encodage tel que vous le connaissiez, augmente drastiquement votre productivité et ouvre la voie de la digitalisation généralisée à tous les traitements comptables.
Ce qui nous permet de dire : « Encoder, c'est dépassé ! »
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