Het invoeren van gegevens is meestal het meest eentonige en meest kostelijke van administratieve en boekhoudkundige taken. De boekhoudkundige software pakketten proberen dan ook onophoudelijk de productiviteit ervan te verhogen.
In afwachting van de veralgemening van de elektronische factuur, die - in navolging van de financiële operaties - een geautomatiseerde boekhoudkundige registratie zal toelaten, wordt deze productiviteitsverhoging bereikt via het scannen van papieren facturen en de herkenning van factuurgegevens. Zelfs wanneer het elektronisch tijdperk onvermijdelijk is, zal de papieren factuur nog enkele jaren van belang zijn. Hierdoor zal de onderneming in de toekomst geconfronteerd worden met twee factuurstromen: een elektronische (in progressieve opmars) en een papieren (van afnemend belang).
Een papieren of een elektronische factuur, Virtual Invoice laat toe om beiden te verwerken. Virtual Invoice biedt u een volledige en autonome omgeving, die het scannen verenigt met het herkennen van de noodzakelijke boekhoudkundige gegevens, nodig voor het inboeken van uw facturen, via OCR technieken (optische karakterherkenning).
Het gescande document is overal beschikbaar, met name van belang in het kader van een boekhouding via ASP (via Internet) ;
De factuur wordt ook rechtstreeks gelinkt aan de boeking, hetgeen een onmiddellijke visualisatie van het gescande document op het scherm toelaat in de boekhouding;
Voor zover de tekst van de factuur werd herkend, is het mogelijk om full text opzoekingen te doen. Bv. «zoek alle facturen waarin nummerplaat DLA401 voorkomt» levert alle facturen i.v.m. aankoop, verzekering, onderhoud, brandstof, ... op.
De digitale stroom van in- en uitgaande documenten, laat een efficiënt goedkeuringssysteem van facturen en betalingen toe.
De gebruiksvriendelijke en intuïtieve interface van Virtual Invoice™ maakt hem toegankelijk voor de meerderheid van kmo's, zelfs met een bescheiden hoeveelheid aan facturen. De tarifering is opgesteld in functie van het jaarlijks aantal te verwerken facturen. En voor de klanten van fiduciaires, stelt Virtual Invoice™ een « Light » versie voor die toelaat aan de klanten om hun documenten te scannen en door te sturen naar de server van hun fiduciaire. Deze documenten kunnen verwerkt (processed) worden ofwel tijdens de transfer, ofwel door de fiduciaire zelf.
Virtual Invoice vereenvoudigt het inboeken, verhoogt uw productiviteit en opent de weg naar algemene digitalisatie van alle boekhoudkundige gegevens.
Hetgeen ons toelaat te zeggen : « Facturen manueel invoeren is verleden tijd ! »
Klik hier om naar de online help van Virtual Invoice te gaan.
