L'encodage des factures et des notes de crédit sur ventes est accessible via le menu ENCODAGES, VENTES/NC VENTES, celui des achats et des notes de crédit sur achats via le menu ENCODAGES, ACHATS/NC ACHATS.
Présentation de l'écran
En dehors de l'en-tête, l'écran se compose de 2 parties : celle de gauche que nous appellerons IMPUTATIONS COMPTABLES et celle de droite, RÉCAPITULATIF TVA.
Celle de gauche permet l'inscription, dans les différents comptes du plan comptable, des montants repris sur la facture. La partie de droite, quant à elle, reflète la répartition de la base taxable et du total TVA. Cette répartition se fait à l'aide de codes permettant ainsi d'automatiser le calcul de la déclaration TVA.
La TVA est automatiquement imputée, par le programme, dans le (ou les) compte(s) associé(s) (comptes centralisateurs).
Pour un dossier sans TVA, la partie droite de l'écran n'est pas visible.
1ère méthode : la répartition TVA se fait de concert avec l'imputation comptable.
Après avoir entré le compte général dans la partie de gauche, vous pouvez immédiatement spécifier quel est le régime TVA auquel le montant à imputer sur ce compte est soumis. Dès que vous appuyez sur la touche Enter après avoir entré le code TVA, une ligne en gras, reprenant le code TVA et la base taxable, est automatiquement générée dans la partie de droite. Seul le montant de la TVA est modifiable dans la partie de droite. Si vous avez introduit plusieurs fois le même code TVA dans la partie imputations comptables, les montants seront automatiquement regroupés sur une même ligne dans la partie récapitulatif TVA. Cette méthode permet un encodage très rapide des factures, spécialement lorsque la fiche tiers comprend déjà le compte d'imputation et le code TVA par défaut.
2ème méthode : la répartition TVA et l'imputation sur le compte général ne se font pas simultanément
La partie gauche est donc uniquement consacrée à la ventilation des montants hors TVA et ne reprend aucune information relative à la TVA. Pour ce faire, il faut laisser à blanc la zone du code TVA dans la partie gauche.
Dans la partie de droite, vous devez alors effectuer vous-même la répartition TVA qui s'impose : sélectionner le code TVA, définir la base taxable soumise à ce régime TVA et adapter éventuellement le montant TVA proposé. Dans cette méthode, il n'existe aucun lien entre les deux parties d'écran, excepté que le total des imputations (partie gauche) doit être égal au total de la base taxable (colonne centrale partie droite). Cette méthode sera principalement utilisée pour les factures où la ventilation dans les comptes généraux doit se faire suivant une subdivision différente de celle de la base taxable.
Un cas spécial d'application de la 2ème méthode est la facture de TVA pure. Dans un tel cas, vous n'inscrirez rien dans la partie de gauche mais vous entrerez le code TVA et le montant de TVA associé dans la partie de droite.
Quelle que soit la méthode utilisée, l'encodage se trouve grandement facilité par l'utilisation judicieuse de valeurs par défauts pour les comptes d'imputations et TVA, ainsi que par l'utilisation du dictionnaire pour les écritures répétitives ou complexes...
