Scenario's goedkeuringen

De bedoeling van dit hoofdstuk is u enkele scenario’s van goedkeuringen voor te stellen maar ook de configuratie ervan uit te leggen.

Wat moet u op voorhand voorbereiden?

-       Een of meerdere ondertekenaars moeten toegevoegd worden

-       Een of meerdere leveranciers moeten in de boekhouding toegevoegd worden

-       Op twee vragen een antwoord geven:

• Om de facturen van  leverancier “X” te kunnen betalen, van welke ondertekenaar heb ik de goedkeuring nodig?
• Moeten de facturen eerst goedgekeurd zijn door een of meerdere ondertekenaars voordat ze voorgesteld worden bij de verschillende personen die de betalingen van de facturen bevestigen.

Scenario 1: Financieel Directeur

In het eenvoudigste geval, heeft u om een factuur te kunnen betalen alleen maar de goedkeuring van de financiële directeur nodig (namens “Directeur” in alle printscreen)

In het scherm “Instellingen Leverancier”, maak gewoon een nieuwe regel “FORWARDTO financieel directeur”. Klik hiervoor op “Regels” en vervolgens op “NIEUW”.

Vervolgens moet u de regel definiëren voor de bepaalde leverancier. Het is mogelijk een regel aan meerdere ondertekenaars tegelijkertijd toe te wijzen.

Daarvoor, moet u de verschillende lijnen selecteren, de regel kiezen en deze verandering opslaan. 

Scenario 2: De secretaresse en vervolgens de Directeur

Om de factuur te kunnen betalen, is de goedkeuring van het Directeur noodzakelijk. Daarvoor moet deze factuur eerst door de secretaresse goedgekeurd zijn.

In het « Instellingen per leverancier” scherm, kunt u een eerste ondertekenaar toevoegen. In dit geval, de secretaresse.

Als de secretaresse de aanvraag goedkeurt, zal een aanvraag naar de Directeur verzonden worden.

Scenario 3: Na de secretaresse, moeten ofwel Directeur A of Directeur B de facturen goedkeuren. Ten slotte, worden de facturen door de Financieel Directeur goedgekeurd om te betalen.

In dit geval, heeft de secretaresse de goedkeuring van Directeur A of Directeur B nodig, om vervolgens het document te laten goedkeuren door de Financieel Directeur.

1. Duid in het scherm “Instellingen per leverancier”, de secretaresse aan als “eerste ondertekenaar”.
2. Maak een nieuwe regel aan via de knop “Regels” ofwel verander de DEFAULT RULE en selecteer: “FORWARDTO Directeur”. 

3. Vervolgens moet u in de “Bijzondere regel” van ondertekenaar “Secretaresse” aangeven dat directeur A of directeur B na haar moeten ondertekenen.

 Hiervoor gaat u via Bestand/Instellingen/Goedkeuring/Ondertekenaar, ondertekenaar secretaresse kiezen en op “Bewerken” drukken.

 Via tabblad “Extra” kan u volgende “Bijzondere regel” invullen: FORWARDTO Directeur A OR FORWARDTO Directeur B.

4. U moet dezelfde instellingen invoeren in de fiches van Directeur A en Directeur B en deze keer een “FORWARDTO Financieel Directeur” vermelden.

Scenario 4: Na de secretaresse, moeten Directeur A EN Directeur B de facturen goedkeuren. Ten slotte, keurt de Financieel Directeur de facturen goed om te betalen.

In dit geval, heeft de secretaresse de goedkeuring van Directeur A EN Directeur B nodig om het document te laten goedkeuren door de Financieel Directeur.

Daarvoor moeten wij de vorige procedure herhalen en de formule “FORWARDTO Directeur A of FORWARDTO Directeur B vervangen door “FORWARDTO Directeur A AND FORWARDTO Directeur B”.

Scenario 5 : De Financieel Directeur heeft in sommige gevallen eerst de goedkeuring van een of meerdere van zijn medewerkers nodig.

In dit geval wordt de factuur eerst naar de Directeur verzonden. Deze kan dan de goedkeuring van een van zijn medewerkers vragen. Vanaf het moment dat de factuur door de medewerker goedgekeurd of geweigerd is, komt de factuur terug bij de Directeur voor goedkeuring (of weigering).

1. Selecteer in het scherm “Instellingen per leverancier”, in de kolom “Betalingsregels”, de regel “Financieel directeur” zoals vermeld in het eerste scenario.

2.In de bijzondere regel van de Financieel Directeur, moet u aangeven dat hij manueel een facultatieve goedkeuring kan doorsturen naar medewerker A of medewerker B.

3.In de bijzondere regel van elke medewerker moet u aangeven dat een automatische aanvraag van de directeur noodzakelijk is.

Scenario 6: Een verantwoordelijke vraagt de goedkeuring van een of meerdere van zijn medewerker. Finaal, keurt de Financieel Directeur de facturen goed, die door een andere Directeur werden goedgekeurd.

Het verschil met scenario 5 is dat nu, om de facturen te kunnen goedkeuren, de facturen eerst door een verantwoordelijke goedgekeurd moeten worden en daarna door de Financieel Directeur.

1. Selecteer in de kolom “Eerste ondertekenaar”, de verantwoordelijke.
2. In de kolom "Betalingsregel”, selecteer de regel met de Financieel Directeur.

Scenario 7: Alleen de secretaresse weet door wie de facturen moeten goedgekeurd worden.

In dit geval, is de secretaresse verplicht een goedkeuringsaanvraag naar een andere persoon te sturen.

In de bijzondere regels moet het aangeduid worden dat zij verplicht is manueel een goedkeuringsaanvraag te sturen naar een of meerdere personen.

Vanaf nu, zal het document in haar directory blijven totdat zij een goedkeuringsaanvraag stuurt naar een van deze ondertekenaars, zelfs als zij het document zelf goedkeurt.

Zij is dus verplicht een aanvraag te sturen om de factuur te laten goedkeuren. 

Scenario 8 : Ingewikkelde regel

De goedkeuringsmodule laat u toe ingewikkelde regels te creëren.

1. De facturen worden door de Financieel Directeur goedgekeurd wanneer het bedrag van de factuur hoger of gelijk is aan 10.000 €. Voor een kleiner bedrag, kan de factuur automatisch betaald worden.

    2. De keuze van de ondertekenaar kan gemaakt worden op basis van herkende velden in een instelbare zone.

   3. Een factuur moet door de verantwoordelijke van het project goedgekeurd worden, maar als het bedrag hoger is dan 1.000 €, dan wordt de goedkeuring van de Financieel Directeur ook gevraagd.