Om diverse posten vanuit een Excel bestand te importeren, volg de verschillende stappen zoals uitgelegd in het hoofdstuk De import van Excel bestanden.
In dit hoofdstuk vindt u de beschrijving van de verschillende velden zoals in WinBooks gedefinieerd en enkele eventuele opmerkingen die eigen zijn aan de overname van dit type bestand.
Bepaalde velden in het WinBooks bestand vereisen voorgedefinieerde waarden. Deze worden vermeld in de kolom Mogelijke waarden. Andere velden moeten van een specifiek type zijn (bijvoorbeeld logische velden of een datum).
Omdat er in een diverse post bepaalde waarden (zoals het dagboek, de periode, ...) identiek zijn voor alle boekingen in deze diverse post, biedt WinBooks u de mogelijkheid om standaardwaarden in te vullen indien deze niet gedefinieerd werden in het Excel bestand.
Definitie van de kolom Type veld
C = Karakter
N = Numeriek
L = Logisch
D = Datum
U kan de velden van het logische type op verschillende manieren invullen.
- "TRUE" of "VRAI" of "YES" of "CHECK" of "1"
- "FALSE" of "FAUX" of "NO" of "UNCHECK" of "0"
Definitie van de iconen in de kolom Verplicht ? :
= verplicht veld in het Excel bestand.
= facultatief veld, automatisch ingevuld tijdens de import indien niet verstrekt.
= veld overgenomen in het WinBooks bestand ten gevolge van de activatie van een parameter of van een optie.
= veld automatisch door WinBooks ingevuld, geen koppeling mogelijk met een Excel veld.
Wanneer een facultatief gegeven niet verstrekt is, zal de Standaardwaarde in aanmerking worden genomen.
Veld | Type | Lengte | Dec. | Beschrijving | Mogelijke waarden | Verplicht? | Standaardwaarde |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
DOCTYPE | C | 1 | 0 | Type de document | 1 = K = Klant,2 = L = Leverancier,3 = A = Algemene rekening |
|
|
DBKCODE | C | 6 | 0 | Dagboekcode |
|
|
|
DBKTYPE | C | 1 | 0 | Type dagboek | 5=DP |
| 5 |
DOCNUMBER | C | 8 | 0 | Documentnummer |
|
| Laatste document + 1 |
DOCORDER | C | 3 | 0 | Volgnummer van de boekingsregels |
|
| Door WinBooks gegenereerd |
OPCODE | C | 5 | 0 | Interne transactiecode |
|
| MAIN |
ACCOUNTGL | C | 8 | 0 | Algemene rekening (ACCOUNT) |
|
|
|
ACCOUNTRP | C | 10 | 0 | Referentie derden (ACCOUNT) |
|
|
|
BOOKYEAR | C | 1 | 0 | Boekjaar |
|
|
|
PERIOD | C | 2 | 0 | Periode (mm) |
|
|
|
DATE | D | 8 | 0 | Datum verrichting |
|
| DATEDOC |
DATEDOC | D | 8 | 0 | Datum boekstuk |
|
| Huidige datum |
DUEDATE | D | 8 | 0 | Vervaldatum |
|
|
|
COMMENT | C | 40 | 0 | Opmerking |
|
|
|
COMMENTEXT | C | 35 | 0 | Opmerking |
|
|
|
AMOUNT | N | 17 | 3 | Bedrag in BEF |
|
|
|
AMOUNTEUR | N | 17 | 3 | Bedrag in EURO |
|
|
|
VATBASE | N | 17 | 3 | Belastbare basis |
|
|
|
VATCODE | C | 6 | 0 | Interne BTW-code |
|
|
|
CURRAMOUNT | N | 17 | 3 | Bedrag in vreemde valuta |
|
|
|
CURRCODE | C | 3 | 0 | Code valuta |
|
|
|
CUREURBASE | N | 17 | 3 | Basis euro/valuta |
|
|
|
VATTAX | N | 17 | 3 | Bedrag BTW |
|
|
|
VATIMPUT | C | 6 | 0 | Referentiecode interne BTW in inboekstuk |
|
|
|
CURRATE | N | 12 | 5 | Wisselkoers |
|
|
|
REMINDLEV | N | 1 | 0 | Aanmaningsniveau |
|
|
|
MATCHNO | C | 8 | 0 | Matchingsnummer |
|
|
|
OLDDATE | D | 8 | 0 | Vervaldatum + oud gematched document |
|
|
|
ISMATCHED | L | 1 |
| Gematched ? |
|
| 0 |
ISLOCKED | L | 1 |
| Geblokkeerd document ? |
|
| 0 |
ISIMPORTED | L | 1 |
| Boeking geïmporteerd vanuit een andere software? |
|
| 0 |
ISPOSITIVE | L | 1 |
| Af te trekken bedrag ? (intern gebruik) |
|
| 1 |
ISTEMP | L | 1 |
| Tijdelijk? |
|
| 0 |
MEMOTYPE | C | 1 |
| Gekoppelde memo | Blanco=geen memo, 1=standaard memo, 2=dringende memo |
| blanco |
ISDOC | L | 1 |
| Gekoppeld document ? |
|
| 0 |
DOCSTATUS | C | 1 | 0 | Status van het document |
|
|
|
DICFROM | C | 16 | 0 | Referentie van de boeking in de sjabloon |
|
|
|
CODAKEY | C | 3 | 0 | CODA sleutel |
|
|
|
QUANTITY | N | 10 | 3 | Hoeveelheid |
|
|
|
DISCDATE | D | 8 |
| Geldigheidsdatum van de korting |
|
|
|
DISCAMOUNT | N | 17 | 3 | Bedrag van de korting ZBTW |
|
|
|
De velden 'DATESTAMP', 'TIMESTAMP' en 'USERNAME' worden automatisch tijdens het importeren ingevuld, voor zover zij geactiveerd werden.
Standaardwaarden en specifieke velden
ACCOUNT
In het bestand van de boekingen is het veld ACCOUNTGL dat gedefinieerd is voor de algemene rekening, verschillend van het veld ACCOUNTRP dat gedefinieerd is voor de klanten of leveranciersrekeningen.
Om fouten te vermijden kan er slechts 1 veld gedefinieerd worden voor de algemene rekeningen, klanten en leveranciers in het Excel bestand. Dit veld moet gekoppeld worden met het veld ACCOUNT.
Het veld Doctype bepaalt het type rekening en bijgevolg het WinBooks veld dat zal worden ingevuld.
AMOUNTEURCREDIT / AMOUNTEURDEBIT
U heeft twee mogelijkheden om de bedragen van een diverse post te importeren.
Ofwel één veld AMOUNTEUR. Het bedrag moet dan voorzien zijn van al dan niet een minteken. Vink in dit geval Saldo kolom in de Standaardwaarden aan.
Ofwel door de optie Debit en Credit kolommen aan te vinken in de Standaardwaarden. Het veld AMOUNTEUR wordt dan opgesplitst in twee delen AMOUNTEURDEBIT en AMOUNTEURCREDIT.
Vanaf dan kan u in uw Excel bestand de debitbedragen in één kolom voorzien en de credit-bedragen in een andere kolom.
Het overnameprogramma zal de richting (D/C) van het bedrag in het veld AMOUNTEUR beheren.
Standaardwaarden
Door op 
te klikken kan u standaardwaarden invullen (die van toepassing zijn op alle te importeren regels) indien deze niet in het Excel bestand gedefinieerd zijn.
Zo kan u een Boekjaar, een Dagboekcode, een Periode, een Documentnummer, een Document- en verrichtingsdatum of een Commentaar toekennen.
Indien u een standaardwaarde via dit venster definieert, dan zal deze slechts in dit venster gewijzigd kunnen worden. Het is dan niet mogelijk om een andere Excel kolom met dit veld te koppelen, tenzij u dit scherm opnieuw oproept en de optie uitvinkt.
De velden CURRAMOUNT, CURRCODE en CURRATE moeten enkel ingevuld worden indien u bedragen in vreemde valuta wenst te importeren. Indien één van deze velden is ingevuld, dan moeten de anderen ook verplicht worden ingevuld.
Specifieke controles
- Er wordt een controle uitgevoerd op het type dagboek van Diverse Posten. Enkel de boekingen in het type "Dagboek dagelijkse boekingen" of "Heropeningsdagboek" zijn toegelaten.
