Om diverse posten vanuit een Excelbestand te importeren, volg de verschillende stappen zoals uitgelegd in het hoofdstuk De import van Excelbestanden.
In dit hoofdstuk vindt u de beschrijving van de verschillende velden zoals in WinBooks gedefinieerd en enkele eventuele opmerkingen die eigen zijn aan de overname van dit type bestand.
Om de import van de diverse posten zo correct mogelijk te laten verlopen, gelieve ervoor te zorgen dat het boekhoudplan reeds aanwezig is in uw dossier en de centralisatierekeningen reeds gedefinieerd zijn.
Gelieve ervoor te zorgen dat uw Exceltabel niet meer dan 999 regels bevat. Als uw diverse post meer dan 999 regels bevat, moet u twee bestanden genereren en injecteren.
Bepaalde velden in het WinBooks-bestand vereisen voorgedefinieerde waarden. Deze worden vermeld in de kolom Mogelijke waarden. Andere velden moeten van een specifiek type zijn (bijvoorbeeld logische velden of een datum).
Omdat er in een diverse post bepaalde waarden (zoals het dagboek, de periode, ...) identiek zijn voor alle boekingen in deze diverse post, biedt WinBooks u de mogelijkheid om standaardwaarden in te vullen indien deze niet gedefinieerd werden in het Excelbestand.
Definitie van de kolom Type veld
C = Karakter
N = Numeriek
L = Logisch
D = Datum
U kunt de velden van het logische type op verschillende manieren invullen.
- "TRUE" of "VRAI" of "YES" of "CHECK" of "1"
- "FALSE" of "FAUX" of "NO" of "UNCHECK" of "0"
Definitie van de iconen in de kolom 'Verplicht?' :
= verplicht veld in het Excelbestand.
= facultatief veld, automatisch ingevuld tijdens de import indien niet verstrekt.
= veld overgenomen in het WinBooks-bestand ten gevolge van de activatie van een parameter of van een optie.
= veld automatisch door WinBooks ingevuld, geen koppeling mogelijk met een Excelveld.
Wanneer een facultatief gegeven niet verstrekt is, zal de Standaardwaarde, indien gedefinieerd, in aanmerking worden genomen.
Veld | Type | Lengte | Dec. | Beschrijving | Mogelijke waarden | Verplicht? | Standaardwaarde |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
DOCTYPE | C | 1 | 0 | Type de document | 1 = K = Klant,2 = L = Leverancier,3 = A = Algemene rekening |
| |
DBKCODE | C | 6 | 0 | Dagboekcode |
| ||
DBKTYPE | C | 1 | 0 | Type dagboek | 5=DP |
| 5 |
DOCNUMBER | C | 8 | 0 | Documentnummer |
| Laatste document + 1 | |
DOCORDER | C | 3 | 0 | Volgnummer van de boekingsregels |
| Door WinBooks gegenereerd | |
OPCODE | C | 5 | 0 | Interne transactiecode |
| MAIN | |
ACCOUNTGL | C | 8 | 0 | Algemene rekening (ACCOUNT) |
| ||
ACCOUNTRP | C | 10 | 0 | Referentie derden (ACCOUNT) |
| ||
BOOKYEAR | C | 1 | 0 | Boekjaar |
| ||
PERIOD | C | 2 | 0 | Periode (mm) |
| ||
DATE | D | 8 | 0 | Datum verrichting |
| DATEDOC | |
DATEDOC | D | 8 | 0 | Datum boekstuk |
| Huidige datum | |
DUEDATE | D | 8 | 0 | Vervaldatum |
| ||
COMMENT | C | 40 | 0 | Opmerking |
| ||
COMMENTEXT | C | 35 | 0 | Opmerking |
| ||
AMOUNT | N | 17 | 3 | Bedrag in BEF |
| ||
AMOUNTEUR | N | 17 | 3 | Bedrag in EURO |
| ||
VATBASE | N | 17 | 3 | Belastbare basis |
| ||
VATCODE | C | 6 | 0 | Interne BTW-code |
| ||
CURRAMOUNT | N | 17 | 3 | Bedrag in vreemde valuta |
| ||
CURRCODE | C | 3 | 0 | Code valuta |
| ||
CUREURBASE | N | 17 | 3 | Basis euro/valuta |
| ||
VATTAX | N | 17 | 3 | Bedrag BTW |
| ||
VATIMPUT | C | 6 | 0 | Referentiecode interne BTW in boekstuk |
| ||
CURRATE | N | 12 | 5 | Wisselkoers |
| ||
REMINDLEV | N | 1 | 0 | Aanmaningsniveau |
| ||
MATCHNO | C | 8 | 0 | Matchingsnummer |
| ||
OLDDATE | D | 8 | 0 | Vervaldatum + oud gematched document |
| ||
ISMATCHED | L | 1 | Gematched ? |
| 0 | ||
ISLOCKED | L | 1 | Geblokkeerd document ? |
| 0 | ||
ISIMPORTED | L | 1 | Boeking geïmporteerd vanuit een andere software? |
| 0 | ||
ISPOSITIVE | L | 1 | Af te trekken bedrag ? (intern gebruik) |
| 1 | ||
ISTEMP | L | 1 | Tijdelijk? |
| 0 | ||
MEMOTYPE | C | 1 | Gekoppelde memo | Blanco=geen memo, 1=standaard memo, 2=dringende memo |
| blanco | |
ISDOC | L | 1 | Gekoppeld document ? |
| 0 | ||
DOCSTATUS | C | 1 | 0 | Status van het document |
| ||
DICFROM | C | 16 | 0 | Referentie van de boeking in de sjabloon |
| ||
CODAKEY | C | 3 | 0 | CODA sleutel |
| ||
QUANTITY | N | 10 | 3 | Hoeveelheid |
| ||
DISCDATE | D | 8 | Geldigheidsdatum van de korting |
| |||
DISCAMOUNT | N | 17 | 3 | Bedrag van de korting ZBTW |
|
De velden 'DATESTAMP', 'TIMESTAMP' en 'USERNAME' worden automatisch tijdens het importeren ingevuld, voor zover zij geactiveerd werden.
Standaardwaarden en specifieke velden
ACCOUNT en DOCTYPE
Het bestand van de boekingen (ACT) bevat 2 velden met betrekking tot een geboekte rekening. We onderscheiden een veld voor de algemene rekening ACCOUNTGL van een veld voorbehouden voor de derden rekeningen (klanten of leveranciers) ACCOUNTRP.
In het te importeren Excelbestand zal men vaak deze twee types rekeningen (algemeen en derden) terugvinden in hetzelfde veld. Dit veld zal gekoppeld moeten worden met het veld ACCOUNT in het WinBooks-gedeelte.
Om verwarring tijdens de import te vermijden, zal het Excelbestand een veld moeten bevatten dat de algemene rekeningen van de klanten- en leveranciersrekeningen onderscheidt. Dit veld zal op zijn beurt gekoppeld moeten worden met het veld DOCTYPE.
AMOUNTEUR OF AMOUNTEURCREDIT / AMOUNTEURDEBIT
In het Excelbestand vinden we het bedrag ofwel telkens terug in eenzelfde veld, ofwel in twee aparte velden naargelang het om een debet- of een creditbedrag gaat.
Om dit op te lossen hebt u twee mogelijkheden om de bedragen van een diverse post te importeren.
- Ofwel vinkt u de optie Saldo kolom in de Standaardwaarden aan, indien het Excelbestand slechts één veld voor het bedrag heeft. Het bedrag moet dan voorzien zijn van een teken. Indien het teken echter ontbreekt, dan zal het gaan over een debet-bedrag. Het Excel veld zal gekoppeld moeten worden met het veld AMOUNTEUR.
- Ofwel vinkt u de optie Debet en Credit kolommen aan in de Standaardwaarden. Het veld AMOUNTEUR wordt dan opgesplitst in twee delen AMOUNTEURDEBIT en AMOUNTEURCREDIT. Vanaf dan kunt u in uw Excelbestand de debetbedragen in één kolom voorzien en de creditbedragen in een andere kolom. Het overnameprogramma zal de richting (D/C) van het bedrag in het veld AMOUNTEUR beheren.
Standaardwaarden
Door op 
te klikken kunt u standaardwaarden invullen (die van toepassing zijn op alle te importeren regels) indien deze niet in het Excelbestand gedefinieerd zijn.
Zo kunt u een Boekjaar, een Dagboekcode, een Periode, een Documentnummer, een Document- en verrichtingsdatum, een Opmerking of een Type rekening toekennen.
Indien u een standaardwaarde via dit venster definieert, dan zal deze slechts in dit venster kunnen worden gewijzigd. Het is dan niet mogelijk om een andere Excel-kolom met dit WinBooks-veld te koppelen, tenzij u dit scherm opnieuw oproept en de optie uitvinkt.
De velden CURRAMOUNT, CURRCODE en CURRATE moeten enkel ingevuld worden indien u bedragen in vreemde valuta wenst te importeren. Als één van deze velden is ingevuld, dan moeten de anderen ook verplicht worden ingevuld.
Het is mogelijk om diverse posten waarin zowel debet- als creditbedragen naast eenzelfde rekening staan, in te lezen (op dezelfde lijn).
Doelstelling: de uit andere pakketten komende balansen makkelijker te importeren.
- In dergelijk geval, zal de diverse post het verschil tussen debet en credit toewijzen aan die rekening.
- Deze aanpassing heeft veranderingen van bepaalde huidige testen met zich meegebracht.
- Indien de tabel voor eenzelfde rekening zowel een debet- als een creditbedrag bevat, dienen beiden positief te zijn.
Als u diverse verrichtingen wilt importeren op rekeningen waarvoor het voertuigenbeheer is geactiveerd:
In het opmerkingenveld van de kostenrekening waarvoor er voertuigenbeheer is, start u de opmerking met "CAR:_" gevolgd door de voertuigreferentie.
Specifieke controles
- Er wordt een controle uitgevoerd op het type dagboek van Diverse Posten. Enkel de boekingen in het type "Dagboek dagelijkse boekingen" of "Heropeningsdagboek" zijn toegelaten.
