Om diverse posten vanuit een Excel bestand te importeren, volg de verschillende stappen zoals uitgelegd in het hoofdstuk De import van Excel bestanden.
In dit hoofdstuk vindt u de beschrijving van de verschillende velden zoals in WinBooks gedefinieerd en enkele eventuele opmerkingen die eigen zijn aan de overname van dit type bestand.
Tijdens de koppeling van de velden heeft u de mogelijkheid om standaardwaarden in te vullen indien deze niet gedefinieerd werden in het Excel bestand.
De kolom Mogelijke waarden geeft de aan te geven waarden in het Excel bestand weer.
Definitie van de kolom Type veld
C = Karakter
N = Numeriek
L = Logisch
D = Datum
U kan de velden van het logische type op verschillende manieren invullen.
- "TRUE" of "VRAI" of "YES" of "CHECK" of "1"
- "FALSE" of "FAUX" of "NO" of "UNCHECK" of "0"
Definitie van de iconen in de kolom Verplicht ? :
= verplicht veld in het Excel bestand.
= facultatief veld, automatisch ingevuld tijdens de import indien niet verstrekt.
= aanwezig ten gevolge van de activatie van een parameter of van een optie.
= veld automatisch door WinBooks ingevuld, geen koppeling mogelijk met een Excel veld.
Wanneer een facultatief gegeven niet verstrekt is, zal de Standaardwaarde in aanmerking worden genomen.
Veld | Type | Lengte | Dec. | Beschrijving | Mogelijke waarden | Verplicht? | Standaardwaarde |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
DOCTYPE | C | 1 | 0 | Type de document | 1 = C = Client,2 = F = Fournisseur,3 = G = Général |
|
|
DBKCODE | C | 6 | 0 | Code journal |
|
|
|
DBKTYPE | C | 1 | 0 | Type journal | 5=OD |
| 5 |
DOCNUMBER | C | 8 | 0 | Numéro document |
|
| Dernier document + 1 |
DOCORDER | C | 3 | 0 | Numéro d'ordre des lignes d'écriture |
|
| Géré par WinBooks |
OPCODE | C | 5 | 0 | Code opération interne |
|
| MAIN |
ACCOUNTGL | C | 8 | 0 | Compte général (ACCOUNT) |
|
|
|
ACCOUNTRP | C | 10 | 0 | Référence tiers (ACCOUNT) |
|
|
|
BOOKYEAR | C | 1 | 0 | Année comptable |
|
|
|
PERIOD | C | 2 | 0 | Période (mm) |
|
|
|
DATE | D | 8 | 0 | Date opération |
|
| DATEDOC |
DATEDOC | D | 8 | 0 | Date pièce comptable |
|
| Date du jour |
DUEDATE | D | 8 | 0 | Date d'échéance |
|
|
|
COMMENT | C | 40 | 0 | Commentaire |
|
|
|
COMMENTEXT | C | 35 | 0 | Commentaire |
|
|
|
AMOUNT | N | 17 | 3 | Montant en BEF |
|
|
|
AMOUNTEUR | N | 17 | 3 | Montant en euro |
|
|
|
VATBASE | N | 17 | 3 | Base imposable |
|
|
|
VATCODE | C | 6 | 0 | Code interne TVA |
|
|
|
CURRAMOUNT | N | 17 | 3 | Montant en devise |
|
|
|
CURRCODE | C | 3 | 0 | Code devise |
|
|
|
CUREURBASE | N | 17 | 3 | Base euro/monnaie |
|
|
|
VATTAX | N | 17 | 3 | Montant TVA |
|
|
|
VATIMPUT | C | 6 | 0 | Référence code interne TVA dans la partie imputation |
|
|
|
CURRATE | N | 12 | 5 | Cours de la devise |
|
|
|
REMINDLEV | N | 1 | 0 | Niveau de rappel |
|
|
|
MATCHNO | C | 8 | 0 | Numéro de réconciliation |
|
|
|
OLDDATE | D | 8 | 0 | Date du + vieux document réconcilié |
|
|
|
ISMATCHED | L | 1 |
| Réconcilié? |
|
| 0 |
ISLOCKED | L | 1 |
| Document bloqué? |
|
| 0 |
ISIMPORTED | L | 1 |
| écriture importée d'un autre logiciel? |
|
| 0 |
ISPOSITIVE | L | 1 |
| Montant à soustraire? |
|
| 1 |
ISTEMP | L | 1 |
| Temporaire? |
|
| 0 |
MEMOTYPE | C | 1 |
| Mémo associé | Blank=pas de mémo, 1=mémo standard, 2=mémo urgent |
| blank |
ISDOC | L | 1 |
| Document associé? |
|
| 0 |
DOCSTATUS | C | 1 | 0 | Status du document |
|
|
|
DICFROM | C | 16 | 0 | Référence de l'écriture dans le dictionnaire |
|
|
|
CODAKEY | C | 3 | 0 | Clé CODA |
|
|
|
QUANTITY | N | 10 | 3 | Quantité |
|
|
|
DISCDATE | D | 8 |
| Date de validité de l'escompte |
|
|
|
DISCAMOUNT | N | 17 | 3 | Montant de l'escompte HTVA |
|
|
|
Les zones 'DATESTAMP', 'TIMESTAMP' et 'USERNAME' sont remplies automatiquement lors de l'importation pour autant qu'elles aient été activées.
Standaardwaarden en specifieke velden
ACCOUNT
In het bestand van de boekingen is het veld ACCOUNTGL dat gedefinieerd is voor de algemene rekening, verschillend van het veld ACCOUNTRP dat gedefinieerd is voor de klanten of leveranciersrekeningen.
Om fouten te vermijden kan er slechts 1 veld gedefinieerd worden voor de algemene rekeningen, klanten en leveranciers in het Excel bestand. Dit veld moet gekoppeld worden met het veld ACCOUNT.
Het veld Doctype bepaalt het type rekening en zal het WinBooks veld invullen.
AMOUNTEURCREDIT / AMOUNTEURDEBIT
U heeft twee mogelijkheden om de bedragen van een diverse post te importeren.
Ofwel één veld AMOUNTEUR. Het bedrag moet dan voorzien zijn van al dan niet een minteken. Vink in dit geval Saldo kolom in de Standaardwaarden aan.
Ofwel door de optie Debit en Credit kolommen aan te vinken in de Standaardwaarden. Het veld AMOUNTEUR wordt dan opgesplitst in twee delen AMOUNTEURDEBIT en AMOUNTEURCREDIT.
Vanaf dan kan u in uw Excel bestand de debitbedragen in één kolom voorzien en de credit-bedragen in een andere kolom.
Het overnameprogramma zal de richting (D/C) van het bedrag in het veld AMOUNTEUR beheren.
Standaardwaarden
Door op 
te klikken kan u standaardwaarden invullen (die van toepassing zijn op alle te importeren regels) indien deze niet in het Excel bestand gedefinieerd zijn.
Zo kan u een Boekjaar, een Dagboekcode, een Periode, een Documentnummer, een Document- en verrichtingsdatum of een Commentaar toekennen.
Indien u een standaardwaarde definieert, dan zal deze slechts in dit venster gewijzigd kunnen worden en zal dit niet met het Excel veld gekoppeld kunnen worden. Behalve indien u de optie uitvinkt.
De velden CURRAMOUNT, CURRCODE en CURRATE moeten enkel ingevuld worden indien u bedragen in vreemde valuta wenst te importeren.
Specifieke controles
- Controle op het type DP dagboek. Enkel de boekingen in het type "Dagboek dagelijkse verrichtingen" of "Heropeningsdagboek" zijn toegelaten.
