Om diverse posten vanuit een Excel bestand te importeren, volg de verschillende stappen zoals uitgelegd in het hoofdstuk De import van Excel bestanden.
In dit hoofdstuk vindt u de beschrijving van de verschillende velden zoals in WinBooks gedefinieerd en enkele eventuele opmerkingen die eigen zijn aan de overname van dit type bestand.
Tijdens de koppeling van de velden heeft u de mogelijkheid om standaardwaarden in te vullen indien deze niet gedefinieerd werden in het Excel bestand.
De kolom Mogelijke waarden geeft de aan te geven waarden in het Excel bestand weer.
Definitie van de kolom Type veld
C = Karakter
N = Numeriek
L = Logisch
D = Datum
U kan de velden van het logische type op verschillende manieren invullen.
- "TRUE" of "VRAI" of "YES" of "CHECK" of "1"
- "FALSE" of "FAUX" of "NO" of "UNCHECK" of "0"
Definitie van de iconen in de kolom Verplicht ? :
= verplicht veld in het Excel bestand.
= facultatief veld, automatisch ingevuld tijdens de import indien niet verstrekt.
= aanwezig ten gevolge van de activatie van een parameter of van een optie.
= veld automatisch door WinBooks ingevuld, geen koppeling mogelijk met een Excel veld.
Wanneer een facultatief gegeven niet verstrekt is, zal de Standaardwaarde in aanmerking worden genomen.
Veld | Type | Lengte | Dec. | Beschrijving | Mogelijke waarden | Verplicht? | Standaardwaarde |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
DOCTYPE | C | 1 | 0 | Type de document | 1 = C = Client,2 = F = Fournisseur,3 = G = Général |
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DBKCODE | C | 6 | 0 | Code journal |
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DBKTYPE | C | 1 | 0 | Type journal | 5=OD |
| 5 |
DOCNUMBER | C | 8 | 0 | Numéro document |
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| Dernier document + 1 |
DOCORDER | C | 3 | 0 | Numéro d'ordre des lignes d'écriture |
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| Géré par WinBooks |
OPCODE | C | 5 | 0 | Code opération interne |
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| MAIN |
ACCOUNTGL | C | 8 | 0 | Compte général (ACCOUNT) |
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ACCOUNTRP | C | 10 | 0 | Référence tiers (ACCOUNT) |
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BOOKYEAR | C | 1 | 0 | Année comptable |
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PERIOD | C | 2 | 0 | Période (mm) |
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DATE | D | 8 | 0 | Date opération |
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| DATEDOC |
DATEDOC | D | 8 | 0 | Date pièce comptable |
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| Date du jour |
DUEDATE | D | 8 | 0 | Date d'échéance |
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COMMENT | C | 40 | 0 | Commentaire |
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COMMENTEXT | C | 35 | 0 | Commentaire |
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AMOUNT | N | 17 | 3 | Montant en BEF |
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AMOUNTEUR | N | 17 | 3 | Montant en euro |
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VATBASE | N | 17 | 3 | Base imposable |
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VATCODE | C | 6 | 0 | Code interne TVA |
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CURRAMOUNT | N | 17 | 3 | Montant en devise |
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CURRCODE | C | 3 | 0 | Code devise |
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CUREURBASE | N | 17 | 3 | Base euro/monnaie |
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VATTAX | N | 17 | 3 | Montant TVA |
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|
VATIMPUT | C | 6 | 0 | Référence code interne TVA dans la partie imputation |
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CURRATE | N | 12 | 5 | Cours de la devise |
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REMINDLEV | N | 1 | 0 | Niveau de rappel |
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MATCHNO | C | 8 | 0 | Numéro de réconciliation |
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OLDDATE | D | 8 | 0 | Date du + vieux document réconcilié |
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|
ISMATCHED | L | 1 |
| Réconcilié? |
|
| 0 |
ISLOCKED | L | 1 |
| Document bloqué? |
|
| 0 |
ISIMPORTED | L | 1 |
| écriture importée d'un autre logiciel? |
|
| 0 |
ISPOSITIVE | L | 1 |
| Montant à soustraire? |
|
| 1 |
ISTEMP | L | 1 |
| Temporaire? |
|
| 0 |
MEMOTYPE | C | 1 |
| Mémo associé | Blank=pas de mémo, 1=mémo standard, 2=mémo urgent |
| blank |
ISDOC | L | 1 |
| Document associé? |
|
| 0 |
DOCSTATUS | C | 1 | 0 | Status du document |
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DICFROM | C | 16 | 0 | Référence de l'écriture dans le dictionnaire |
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CODAKEY | C | 3 | 0 | Clé CODA |
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QUANTITY | N | 10 | 3 | Quantité |
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DISCDATE | D | 8 |
| Date de validité de l'escompte |
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DISCAMOUNT | N | 17 | 3 | Montant de l'escompte HTVA |
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Les zones 'DATESTAMP', 'TIMESTAMP' et 'USERNAME' sont remplies automatiquement lors de l'importation pour autant qu'elles aient été activées.
Valeurs par défaut et zones particulières
ACCOUNT
Dans le fichier des écritures comptables, la zone définie pour le compte général ACCOUNTGL est différente de celle définie pour les comptes clients ou fournisseurs ACCOUNTRP.
Pour éviter une source d'erreur, un seul champ pour les comptes généraux, clients et fournisseurs peut être défini dans le fichier Excel. Ce champ doit être associé à la zone ACCOUNT.
C'est le champ Doctype qui détermine le type de compte et par ce fait le champ WinBooks qui sera rempli.
AMOUNTEURCREDIT / AMOUNTEURDEBIT
Vous avez deux possibilités pour importer les montants d'une opération diverse.
Soit, un seul champ AMOUNTEUR. Le montant ainsi renseigné doit être signé ou pas. Cocher l'option Colonne solde dans les Valeurs par défaut
Soit, en cochant l'option Colonne Débit et colonne Crédit dans les Valeurs par défaut. Le champ AMOUNTEUR est éclaté en deux parties AMOUNTEURDEBIT et AMOUNTEURCREDIT.
Vous pouvez dès lors, dans votre fichier Excel prévoir les montants au débit dans une colonne et les montants au crédit dans une autre.
C'est le programme de reprise qui va gérer le sens du montant dans la zone AMOUNTEUR
Valeurs par défaut
En cliquant sur 
vous pouvez renseigner des valeurs par défaut (valables pour toutes les lignes à importer) lorsque celles-ci n'ont pas été définies dans le fichier Excel.
Vous pouvez ainsi attribuer, une Année comptable, un Code journal, une Période, un Numéro de document, une Date de document ou un Commentaire
Si vous définissez une valeur par défaut, celle-ci ne pourra être modifiée que dans cette fenêtre et ne pourra pas être associée un champ Excel. Sauf, si vous décochez l'option.
Les zones CURRAMOUNT, CURRCODE et CURRATE ne doivent être remplies que si l'on désire injecter des montants en devises autres que EUR..
Contrôles particuliers
- Contrôle sur le type de journal d'opération diverse. Seules les imputations sur un journal de type "Journal d'opérations journalières" ou "Journal de réouverture" sont autorisées.
