WinBooks vous permet de reprendre des données issues d'un tableau Excel. Cette fonctionnalité peut se révéler très pratique si vous désirez reprendre les données d'un autre logiciel pour lequel il n'existe pas encore de programme de reprise automatisé.
Vous pouvez, de cette manière, reprendre les signalétiques clients, fournisseurs, plan comptable, fiches immobilisés. De plus grâce à cette fonctionnalité, il vous est loisible d'importer également une opération diverse (par exemple : écritures d'ouverture, écritures de salaire générées sur base d'un fichier venant d'un autre logiciel ).
L'import Excel peut tout aussi bien être utilisé pour la création d'un nouveau dossier (Récupération de données comptables) que pour l'injection de données supplémentaires.
Seuls les fichiers Excel avec l'extension .xls et .xlsx, peuvent être traités. La reprise ne pourra être effectuée que pour autant que le programme Excel de Microsoft Office soit installé sur le PC sur lequel l'importation va être effectuée.
- La première ligne du fichier Excel doit toujours être remplie soit avec le nom des colonnes, soit avec la première ligne de données.
- Dans le fichier Excel à importer, ne pas laisser de colonne vide entre des colonnes contenant des données.
Etapes de l'import Excel
A. Sélection du fichier
Créez un fichier Excel. Dans ce fichier, la première ligne sera réservée aux noms de zones (Le nom de ces zones dans Excel est libre). Une zone par colonne et une ligne par enregistrement.
Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l'option IMPORT EXCEL.
Sélectionnez le fichier Excel à importer. Cliquez sur
pour sélectionner le fichier.Sélectionnez l'onglet (feuille) du fichier Excel à importer. Si plusieurs feuilles de travail sont présentes dans le fichier Excel, sélectionnez celle qui se rapporte à l'import que vous désirez effectuer.
Sélectionnez le type de données à importer : Signalétique client, signalétique fournisseur, plan comptable, opération diverse, fiche des immobilisés.
L'option avec titre de colonne est cochée par défaut, car ainsi les noms des colonnes du fichier Excel sont affichés. Si la première ligne de votre fichier Excel ne comporte pas le nom des différentes zones, il suffit de décocher cette option.
B. Association des zones
Etablissez le lien entres les colonnes de la feuille Excel et les champs du fichier WinBooks. Dans la partie gauche de la fenêtre vous retrouvez le fichier Excel à importer et, dans la partie droite vous retrouvez les champs du fichiers WinBooks.
Par défaut, tous les champs sont affichés dans la partie droite de la fenêtre. Vous pouvez décider d' afficher Uniquement les champs liés ou Tous les champs.
L'association des champs précédés d'une * est obligatoire. Il n'est pas possible de passer à l'étape suivante si vous n'avez pas liés ces zones.
Pour lier un champ du fichier Excel à importer avec un champ WinBooks vous devez :
- Soit cliquer sur l'entête d'une colonne du fichier Excel et, à l'aide de votre souris, glissez la zone dans l'entête correspondante dans la partie droite de la fenêtre réservée aux champs du fichier WinBooks. Ou inversément.
- Soit cliquer sur l'entête d'une colonne du fichier Excel, puis cliquer sur le champ correspondant du fichier WinBooks et finalement cliquer sur
Lorsque l'association est compatible, les deux entêtes de colonnes sont teintées de la même couleur. Vous constaterez également que le nom du champ WinBooks a été repris dans la zone Correspondance.
Si vous avez attribué le même nom aux colonnes Excel que celles définies pour les champs WinBooks, l'association des zones peut se faire automatiquement en cliquant sur 
Vous avez la possibilité de lier deux champs WinBooks avec un champ Excel. Par exemple, le libellé de l'année 1 et le libellé de l'année 2 d'un compte général qui peuvent être associés au même champ du fichier Excel.
Si vous avez associé deux champs par erreur, cliquer sur le champ à délier et ensuite sur 
. Vous pouvez également tout délier en cliquant sur 
.
Si les associations que vous avez paramétrées peuvent être utilisées dans le cadre d'une autre reprise, vous pouvez sauvez ces associations sous la forme d'un template. Cliquez sur 
, renseignez le nom ainsi que le répertoire dans lequel le template doit être sauvegardé et enregistrez.
Les fichiers ainsi créés portent l'extension .wbimport
Cliquez sur 
pour récupérer un template.
C. Tests et import
- Lorsque vous avez terminé les associations, cliquez sur
Un premier écran intermédiaire est présenté.
Outre l'affichage du nom des champs WinBooks, de leur descriptif, du nom du champ Excel associé ainsi que des données de la première ligne repris à titre d'exemple, une première série de tests est effectuée.
Ces tests sont exclusivement axés sur la structure du fichier excel
Par exemple, ces tests détecteront si vous avez lié un champ non numérique à un montant ou encore, rempli une zone logique avec un paramètre non reconnu...Les lignes pour lesquelles des erreurs ont été détectées sont identifiées en jaune dans la colonne Erreur Excel ligne(s).
Simultanément, un fichier .log portant le même nom que le fichier Excel est créé avec les erreurs détectées. Ce fichier se retrouve dans le même répertoire que le fichier source Excel.Seules les 100 premières erreurs sont reprises dans ce fichier.
Il n'est pas possible de continuer l'importation des données tant que le fichier Excel n'est pas corrigé.
- S'il n'y a pas d'erreur, cliquez sur
Une seconde série de tests est effectuée. Celle-ci concerne les données proprement dites.
Par exemple, est-ce qu'un compte existe déjà ? Est-ce que la période sur laquelle l'opération diverse doit être comptabilisée est clôturée ? ...
Ces contrôles sont identiques à ceux effectués lors de l'utilisation du module Import/export ou lors de l'injection de données via WBLinkerL'importation d'écritures peut donner lieu à des conflits qui peuvent être de 2 types : soit des FATAL ERROR (il est alors impossible de résoudre le conflit et donc de procéder à l'import), soit des WARNING (A résoudre) (des avertissements : situations qui nécessitent une action de la part de l'utilisateur pour poursuivre). C'est après avoir résolu tous les WARNING que l'importation peut démarrer.
Les conflits concernent soit les écritures, soit les fiches se rapportant à ces écritures (signalétiques clients, plan comptable, ...) puisque ces dernières sont automatiquement transférées avec les écritures. Ils sont classés par genre, avec chaque fois une explication, et un choix parmi les différentes actions possibles. Dans le cas d'une FATAL ERROR, aucune action n'est possible, si ce n'est d'abandonner la procédure d'import.
Au titre des FATAL ERROR, on trouve des écritures non balancées, des longueurs de numéro de compte incompatibles, des journaux qui n'existent pas, des structures de fichiers différentes (paramétrage des signalétiques), ...
Au titre des WARNING (A résoudre), on trouve le compte qui n'existe pas (action unique possible : ajouter le compte, à blanc), une zone signalétique a changé (actions possibles : tenir compte de la modification, ignorer la modification : par exemple, dans le cas d'un changement d'adresse dans la fiche d'un client), rupture de séquentialité dans les numéros de pièces comptables (seule action possible : accepter), document hors période, ...
Pour résoudre un conflit de type WARNING (A résoudre), cliquer sur A résoudre et choisissez une action à appliquer.Suivant les cas, un grand nombre de conflits peut être généré. Quand vous résolvez un conflit, une option vous permet de répercuter la résolution choisie à tous les conflits de même type, vous évitant des encodages répétitifs fastidieux.
- Si aucune erreur n'a été détectée ou si vous avez solutionné toutes les erreurs de type WARNING, vous pouvez importer les données
- Lorsque l'importation est terminée, un message vous confirme que l'importation s'est terminée avec succès.
