WinBooks vous permet de reprendre des données issues d'un tableau Excel. Très pratique si vous désirez reprendre les données d'un autre logiciel pour lequel un programme de reprise n'existe pas par exemple.
Vous pouvez, de cette manière, reprendre les signalétiques clients, fournisseurs, plan comptable, fiches immobilisés et opérations diverses.
L'import Excel peut tout aussi bien être utilisé pour la création d'un nouveau dossier (Récupération de données comptables) que pour l'injection de données supplémentaires.
Seuls les fichiers Excel avec l'extension .xls et .xlsx, peuvent être traités.
Il faut que le programme Excel de Microsoft office soit installé sur le PC sur lequel l'importation va être effectuée.
Etapes de l'import Excel
Créez un fichier Excel. Dans ce fichier, la première ligne sera réservée aux noms de zones (Le nom de ces zones dans Excel est libre). Une zone par colonne et une ligne par enregistrement.
Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l'option IMPORT EXCEL.
Sélectionner le fichier Excel à importer. Cliquez sur
pour sélectionner le fichier.Sélectionner l'onglet (feuille) du fichier Excel à importer. Si plusieurs feuilles de travail sont présentes dans le fichier Excel, sélectionnez celle qui se rapporte à l'import que vous désirez effectuer.
Sélectionner le type de données à importer. Signalétique client, signalétique fournisseur, plan comptable, opération diverse, fiche des immobilisés.
Cochez l'option avec titre de colonne si la première ligne de votre fichier Excel a été réservée aux noms de zones et que vous désirez afficher le nom de ces colonnes.
Sélectionner un template s'il existe déjà. Si vous avez déjà effectué un import pour ce type de fichier, WinBooks vous signale que vous avez déjà effectué une association pour cet écran. Vous pouvez dès lors, si vous le désirez, récupérer l'association déjà existante. Dans le cas contraire, décochez l'option utiliser le template.
Lorsque vous avez fini d'associer tous les champs du tableau, vous avez la possibilité de sauver un template en lui attribuant un non spécifique pour pouvoir le réutiliser plus tard.
Définition des champs à importer où vous établissez le lien entres les colonnes de la feuille Excel et les zones du fichier WinBooks. Dans la partie gauche de la fenêtre vous retrouvez le fichier Excel à importer et, dans la partie droite vous retrouvez les zones du fichiers WinBooks.
Par défaut, seules les zones obligatoires sont affichées dans la partie droite de la fenêtre. Si vous désirez lier des zones supplémentaires vous pouvez Afficher tous les champs.
Pour lier une zone du fichier Excel à importer avec une zone de votre liste signalétique vous devez :
Cliquer sur l'entête d'une colonne du fichier Excel et, à l'aide de votre souris, vous glissez la zone dans l'entête correspondante dans la partie droite de la fenêtre réservée aux zones du fichier WinBooks. Ou inversément.
Vous pouvez également d'abord cliquer sur l'entête d'une colonne du fichier Excel, puis cliquer sur la zone correspondante du fichier WinBooks et finalement cliquer sur
Lorsque l'association est compatible, les deux entêtes de colonnes sont teintées de la même couleur. Vous constaterez également que le nom de la zone WinBooks a été repris dans la zone Correspondance.Si vous avez attribué le même nom aux colonnes Excel que celles définies pour les champs WinBooks, l'association des zones se fait automatiquement en cliquant sur
Vous avez la possibilité de lier deux champs WinBooks avec un champ Excel. Par exemple, le libellé de l'année 1 et le libellé de l'année 2 d'un compte général qui peuvent être associés à une zone du fichier Excel.
Si vous avez associé deux champs par erreur, cliquer sur le champ à délier et ensuite sur
. Si vous pouvez également tout délier en cliquant sur 
.- Lorsque vous avez terminé les associations, cliquez sur
Un premier écran intermédiaire est présenté.
Outre le nom des champs WinBooks, leur descriptif, le nom du champ Excel, les données de la première ligne repris à titre d'exemple, une première série de tests est effectuée.
Ces tests sont exclusivement axés sur la structure du fichier excel
Par exemple, si vous avez lié une champ non numérique à un montant ou encore une date de pièce mal formatée dans excel...Les lignes pour lesquelles des erreurs ont été détectées sont identifiées dans la colonne Erreur Excel ligne(s)un message apparait et un fichier .log avec le même nom que le fichier Excel est créé avec les erreurs détectées.Le fichier est au même endroit que le fichier source ExcelUn quota d'erreur et mis en place afin que si il y a trop d'erreur, le test s'arrête si plus de 100 erreus détectées.Il n'est pas possible de continuer l'importation des données tant que le fichier Excel n'est pas corrigé.
- S'il n'y a pas d'erreur, cliquez sur
Une seconde série de tests est effectuée. Celle-ci concerne les données proprement dites.
Par exemple, est-ce qu'un compte existe déjà ? Est-ce que la période sur laquelle l'opération diverse doit être comptabilisée est clôturée ? ...
Ces contrôles sont identiques à ceux effectués lors de l'utilisation du module Import/export ou lors de l'injection de données via WBLinkerL'importation d'écritures peut donner lieu à des conflits qui peuvent être de 2 types : soit des FATAL ERROR (il est alors impossible de résoudre le conflit et donc de procéder à l'import), soit des WARNING (des avertissements : situations qui nécessitent une action de la part de l'utilisateur pour poursuivre). C'est après avoir résolu tous les WARNING que l'importation peut démarrer.
Les conflits concernent soit les écritures, soit les fiches se rapportant à ces écritures (signalétiques clients, plan comptable, ...) puisque ces dernières sont automatiquement transférées avec les écritures. Ils sont classés par genre, avec chaque fois une explication, et un choix parmi les différentes actions possibles. Dans le cas d'une FATAL ERROR, aucune action n'est possible, si ce n'est d'abandonner la procédure d'import.
Au titre des FATAL ERROR, on trouve des écritures non balancées, des longueurs de numéro de compte incompatibles, des journaux qui n'existent pas, des structures de fichiers différentes (paramétrage des signalétiques), ...
Au titre des WARNING, on trouve le compte qui n'existe pas (action unique possible : ajouter le compte, à blanc), une zone signalétique a changé (actions possibles : tenir compte de la modification, ignorer la modification : par exemple, dans le cas d'un changement d'adresse dans la fiche d'un client), rupture de séquentialité dans les numéros de pièces comptables (seule action possible : accepter), document hors période, ...
La liste complète des codes d'erreur, leur description, et leur résolution est donnée en annexe du fascicule concernant la liaison de Winbooks à d'autres programmes (Winbooks API).Suivant les cas, un grand nombre de conflits peut être généré. Quand vous résolvez un conflit, une option vous permet de répercuter la résolution choisie à tous les conflits de même type, vous évitant des encodages répétitifs fastidieux.
- Si aucune erreur n'a été détectée ou si vous avez solutionné toutes les erreurs de type WARNING, vous pouvez importer les données
- Lorsque l'importation est terminée, un message vous confirme que l'importation s'est terminée avec succès.
