WinBooks vous permet de reprendre des données issues d'un tableau Excel. Très pratique si vous reprenez les données d'un autre logiciel pour lequel un programme de reprise n'existe pas par exemple.
Vous pouvez, de cette manière, reprendre les signalétiques clients, fournisseurs, plan comptable, fiches immobilisés et opérations diverses (sans TVA ni analytique) (OD de reprise par exemple).
L'import Excel peut aussi bien être utilisé pour la création d'un nouveau dossier (Récupération de données comptables) que pour l'injection d'opérations diverses régulières par exemple.
Seuls les fichiers Excel avec l'extension .xls et .xlsx, peuvent être traités.
Etapes de l'import Excel
Créez un fichier Excel. Dans ce fichier, la première ligne sera réservée aux noms de zones (Le nom de ces zones dans Excel est libre). Une zone par colonne et une ligne par enregistrement.
Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l'option IMPORT EXCEL.
Sélectionner le fichier Excel à importer. Cliquez sur
pour sélectionner le fichier.Sélectionner l'onglet (feuille) du fichier Excel à importer. Si plusieurs feuilles de travail sont présentes dans le fichier Excel, sélectionnez celle qui se rapporte à l'import que vous désirez effectuer.
Sélectionner le type de données à importer. Signalétique client, signalétique fournisseur, plan comptable, opération diverses, fiches des immobilisés.
Sélectionner un template s'il existe déjà. Si vous avez déjà effectué un import pour ce type de fichier, WinBooks vous signale que vous avez déjà effectué une association pour cet écran. Vous pouvez dès lors, si vous le désirez, récupérer l'association déjà existante. Dans le cas contraire, décochez l'option utiliser le template.
Définition des champs à importer où vous établissez le lien entres les colonnes de la feuille Excel et les zones du fichier WinBooks. Dans la partie gauche de la fenêtre vous retrouvez le fichier Excel à importer et, dans la partie droite vous retrouvez les zones du fichiers WinBooks.
Par défaut, seules les zones obligatoires sont affichées dans la partie droite de la fenêtre.
Pour lier une zone du fichier Excel à importer avec une zone de votre liste signalétique vous devez :
Cliquer sur l'entête d'une colonne du fichier Excel et, à l'aide de votre souris, vous glissez la zone dans l'entête correspondante dans la partie droite de la fenêtre réservée aux zones du fichier WinBooks. Ou inversément.
Vous pouvez également d'abord cliquer sur une zone du fichier Excel, puis cliquer sur la zone correspondante du fichier WinBooks et finalement cliquer sur
Lorsque l'association est compatible, les deux entêtes de colonnes sont teintées de la même couleur. Vous constaterez également que le nom du champ WinBooks a été repris dans la zone Correspondance.Si vous avez attribué le même nom aux colonnes Excel que celles définies pour les champs WinBooks, l'association des zones se fait automatiquement en cliquant sur
- Lorsque vous avez terminé les associations, cliquez sur Importer les informations et confirmez.
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