Na de OPTIMUM of PREMIUM herkenning, zou het kunnen zijn dat bepaalde velden niet werden herkend.
Er kunnen zich twee gevallen voordoen waarbij het nodig zal zijn om tussenbeide te komen en aanpassingen in Virtual Invoice te doen:
de herkenningsmotor heeft de factuur slecht geïnterpreteerd. Een of meerdere velden zijn verkeerd of ontbreken. Dit geval doet zich voor wanneer de interpretatielogica van de zoekmotor in gebreke is: het factuurnummer is niet herkend, het totaal bedrag BTW incl. is verwisseld met het totaal bedrag BTW excl. , ...
In het geval dat de verwerking is toegewezen aan de Premium-service, is de herkenning voor 99% gegarandeerd.
- het gescande document is van slechte kwaliteit (onleesbaar, handgeschreven document, restaurantticket, gescheurd document, gekreukt, sporen van een nietje, enz...): u kunt de inhoud van de door Virtual Invoice herkende tekst controleren door over te gaan in OCR modus, door te dubbelklikken op de linkermuisknop totdat u dit
teken bekomt.
Hoe dit oplossen?
- ofwel klikt u op het woord of op het verkeerde bedrag: u verbetert het voorgestelde resultaat in het herkenningsveld, plaatst deze aangepaste informatie vervolgens in het juiste veld door op de overeenkomende sleutel te klikken: deze informatie wordt bewaard, voor de volgende keren dat u een factuur voor deze leverancier tegenkomt,
- ofwel typt u onmiddellijk de juiste waarde in het scherm van de HERKENDE VELDEN.
Per default is het zo dat indien u een gegeven wijzigt, dit enkel voor de betrokken factuur zal worden bewaard. Indien u daarentegen de optie 'Lay-out toepassen' in het tabblad 'Gevorderd' van de Herkende velden selecteert, dan zal deze wijziging voor al de facturen van deze leverancier bewaard worden.
Maak geen maskers of lay-outs aan, tenzij dit echt nodig is. Aarzel niet om eerst gebruik te maken van de verbetering van de herkenning.
Deze functionaliteiten werden u reeds vroeger toegelicht (Herkenning van de tekst van de facturen en Correctie van leveranciersfacturen (lay-outs)).
Hetgeen interessant is, is dat de lay-outinformatie (positie van het veld) wordt bewaard voor de volgende keer. De herkenning verbetert dus van dag tot dag. Om de informatie van deze lay-out te kunnen bewaren, moet Virtual Invoice natuurlijk de leverancier hebben kunnen identificeren: ofwel via zijn BTW- of ondernemingsnummer, ofwel via een extra sleutel. Wanneer de identificatie onleesbaar is, is het duidelijk dat noch Virtual Invoice, noch de gebruiker in staat zijn het document aan een leverancier (of klant) te koppelen.
Indien er geen geldige identificatie kan gebeuren, is het mogelijk om een unieke sleutel aan te maken ter identificatie van deze leverancier (of klant): kies een uniek kenmerk voor deze leverancier (telefoonnummer, enz.) in het OCR RESULTATENscherm en bewaar deze informatie als een LEVERANCIERSSLEUTEL (of klantensleutel).
Omgekeerd, indien meerdere BTW-nummers op een factuur werden teruggevonden, moet men in het programma het BTW-nummer van de leverancier aanduiden. Virtual Invoice stelt u een lijst met BTW-nummers voor, aangevuld met de naam van het bedrijf, die hij op het internet is gaan zoeken.
Het is daarom dat men in het begin in de parameters van het dossier het BTW-nummer moet inbrengen. Op deze wijze, omdat er steeds een BTW-nummer van de uitgever van de factuur en van de ontvanger is, kan Virtual Invoice zelf het nummer van de ontvanger verwijderen (komt overeen met deze van het dossier in geval van behandeling van aankoopfacturen).
Deze correctiefase kan ook plaatsvinden tijdens het inlezen van de documenten in de boekhouding. Het is absoluut niet verplicht om de eventuele fouten na de OCR-verwerking te verbeteren.
