Het type document dat in het venster van de herkende velden wordt weergegeven, werd automatisch herkend door middel van het dagboek. Het kan gewijzigd worden indien het niet juist is of indien het document niet door de OCR werd behandeld.


Virtual Invoice heeft een zone niet correct geëxtraheerd: in dit geval zijn er twee opties voor u beschikbaar 

  • Retourneer de factuur om een verbetering van de herkenning aan te vragen, zodat toekomstige facturen van deze derde in de toekomst correct worden verwerkt.
  • Maak uw eigen lay-out voor deze leverancier aan. Deze functionaliteit mag enkel gebruikt worden indien u andere velden dan de standaardvelden wenst te laten herkennen, of ook indien u uw lay-out wenst op te leggen (om bijvoorbeeld het factuurnummer in het OGM-gedeelte te plaatsen).
    • Wijs de betrokken tekst (woord of bedrag) aan en wijs hem toe door erop te klikken: het venster met het OCR-resultaat verschijnt met de herkende tekst. Kies en wijs deze tekst toe aan het juiste gebied. Deze maskerinformatie (tekstpositionering) zal onthouden worden voor de volgende facturen van deze leverancier. 

      Maak geen maskers of lay-outs aan, tenzij dit echt nodig is. Aarzel niet om eerst gebruik te maken van de verbetering van de herkenning.

Ten slotte wilt u misschien naast de standaardvelden (datum, vervaldatum, btw-bedragen, basis, btw incl., ...) andere informatie voor een leverancier herkennen. U kunt zelf nieuwe velden definiëren om op de factuur te herkennen, aangepast aan uw activiteit, voor een bepaalde leverancier of voor alle leveranciers. Denk bijvoorbeeld aan het kenteken voor een garagist, de behandeling van de RSZ en de voorheffing voor rekeningen van het sociaal secretariaat. Virtual Invoice zal deze velden ook herkennen en u zult er bepaalde boekhoudkundige behandelingen aan kunnen koppelen. U definieert ook in welk tabblad van het venster met herkende velden dit nieuwe veld zal verschijnen. Raadpleeg hiervoor de Parameters van de herkende velden.

Virtual Invoice heeft een bepaald veld niet goed herkend: in dit geval volstaat het om de betrokken tekst (woord of bedrag) aan te duiden en hem toe te wijzen door erop te klikken: het OCR resultaatscherm verschijnt met de herkende tekst.  Kies en wijs deze tekst toe aan het geschikte veld druk onderaan op 'Kopieer in ...'.  Deze lay-outinformatie (plaatsbepaling van de tekst) zal worden bewaard voor de volgende facturen van deze leverancier.  


Indien dit document door de Optimum service of de Premium service werd behandeld en er reeds een lay-out bestond, kunt u aan het systeem vragen om uw lay-out prioritair toe te passen. Tabblad Gevorderd / Lay-out toepassen.

Opdat het systeem functioneert, is het natuurlijk belangrijk om de leverancier van de factuur goed te identificeren. Virtual Invoice herkent automatisch de btw-nummers en de bankrekeningen (IBAN). Als er een probleem is (geen valabele identificatie of meerdere identificaties mogelijk), dan zal het programma meer uitleg vragen.  

Indien er reeds een informatielay-out voor deze leverancier en dit veld bestaat en indien u deze operatie opnieuw doet, dan zal Virtual Invoice een tweede lay-out aanmaken. Het zou kunnen dat de lay-out van de leverancier is gewijzigd of dat er een andere afdeling van dit bedrijf ander briefpapier gebruikt. Voor meer uitleg rond de lay-outdefinities, zie ook het Beheer van lay-outs van een leverancier. 

Wanneer u naar de volgende factuur van dezelfde leverancier gaat, gelieve op te merken dat, deze keer, hij wel de factuurdatum heeft gevonden. Van zodra een lay-outinformatie gespecificeerd wordt, zal hiermee rekening worden gehouden voor alle volgende facturen van deze leverancier, zelfs deze aanwezig in andere dossiers.  

En dus, indien het programma in een netwerk werkt, zullen de verbeteringen onmiddellijk beschikbaar zijn voor de andere medewerkers van het bedrijf of van de fiduciaire.

Indien een lay-out niet meer moet worden gebruikt, kunt u deze wissen in het tabblad Gevorderd van het venster met de herkende velden. 


Een andere denkbeeldige situatie die zich kan voordoen is, wanneer de karakters slecht herkend zijn ten gevolge van een slechte scankwaliteit of een slecht basisdocument: in dit geval heeft de gebruiker de mogelijkheid om zelf de ontbrekende informatie aan te vullen.   

In het voorbeeld van document 003, heeft de OCR niet de juiste datum in aanmerking kunnen nemen: een nietje heeft de informatie vernietigd. De gebruiker kan dan dit element op 2 manieren verbeteren:

  • ofwel door deze datum rechtstreeks in het veld van de HERKENDE VELDEN in te vullen. Deze informatie wordt dan bewaard, doch enkel voor deze ene factuur;
  • ofwel door het veld met de cursor aan te duiden, zodanig dat het OCR resultaatscherm wordt geopend. De gebruiker kan aldus de interpretatie van dit veld in dit scherm aanpassen. In dit geval, wordt bovenover de ingebrachte informatie voor deze factuur, de positie ervan bewaard in alle andere facturen van deze leverancier.

Samengevat, de inhoud van een herkend veld kan voortvloeien uit verschillende bronnen: 

  • van de FreeForm motor (onmiddellijke herkenning gebaseerd op sleutelwoorden en hun positie op de factuur): het veld verschijnt op een lichtblauwe achtergrond  
  • van een veld dat u eerder hebt bewaard in een lay-out: het veld verschijnt ook op een lichtblauwe achtergrond
  • van een manuele aanpassing in het veld: het veld verschijnt op een groene achtergrond
     

Tenslotte is het mogelijk dat u bovenover de standaardvelden (datum, vervaldag, btw-bedragen, btw-basissen, totaal BTW incl., ...) andere informatie wenst te herkennen voor een leverancier. U kunt zelf nieuwe velden aanmaken om te herkennen op de factuur, aangepast aan uw activiteit, voor één of meerdere leveranciers.  Denken we bij voorbeeld aan de nummerplaat voor een garagist, aan de RSZ verwerking en voorheffingen voor de facturen van het sociaal secretariaat.  Virtual Invoice zal deze velden herkennen en u kunt er bovendien specifieke boekhoudkundige boekingen aan vastknopen. Tevens bepaalt u in welk tabblad van de herkende velden dit nieuwe veld zichtbaar is. Zie ook Parameters van herkende velden - Aanmaken/wissen van extra velden

Indien de totalen van de factuur slecht werden herkend en hun verticale positie op de factuur varieert in functie van het aantal artikelen op de factuur, dan zal men zonder twijfel een anker einde bladzijde moeten aanmaken.

Wanneer de factuur uit meerdere bladzijden bestaat en de totalen zich op de laatste bladzijde bevinden, geen probleem, Virtual Invoice kan facturen met meerdere pagina's verwerken.

  • No labels