En fin de scan, Virtual Invoice vous propose soit de relancer le scan avec les mêmes paramètres (pratique si une ou plusieurs pages ont été oubliées ou si le scanner s'est bloqué), soit d'envoyer vos documents pour le processing (PREMIUM ou OPTIMUM).
En parcourant votre liste de scans, vous constatez qu'une facture n'est pas à sa place ou a été oubliée et vous souhaitez l'ajouter au bon endroit séquentiel dans votre liste de scan : il y a différentes manières de rectifier le tir.
Faire une sélection de documents dans une liste
Il faut dans tous les cas d'abord sélectionner le(s) fichier(s) concerné(s) : cliquez dessus dans la liste sur un document, et étendez éventuellement votre sélection avec les touches Ctrl (rajoute à la sélection uniquement le fichier marqué) ou SHIFT (rajoute à la sélection tous les fichiers depuis le dernier fichier marqué).
Exemple :
Pour sélectionner tous les fichiers d'un répertoire, cliquez sur le premier, et cliquez ensuite sur le dernier tout en maintenant SHIFT enfoncé.
Pour sélectionner le 1er et le dernier du répertoire, cliquez sur le premier, et cliquer ensuite sur le dernier tout en maintenant CTRL enfoncé.
Déplacer un fichier ou une sélection de fichier par "Drag&Drop"
"Agrippez" le fichier ou la sélection en cliquant avec le bouton gauche de la souris dans la sélection et, tout en maintenant le bouton gauche enfoncé, déplacez la sélection à l'endroit voulu.
Les fichiers seront déplacés juste APRES l'endroit du "drop". Si vous droppez sur le 1er document, le programme vous demandera s'il faut insérer la sélection AVANT ou APRES le 1er document.
Déplacer un fichier ou une sélection de fichier par "Copier/Coller"
Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la sélection, et choisissez "Couper" pour un déplacement (ou "Copier" pour faire une copie). Cliquez ensuite avec le bouton droit à l'endroit voulu et choisissez "Coller" : les fichiers seront déplacés (ou copiés) juste APRES le fichier cible.
Vous pouvez également déplacer la sélection dans un autre répertoire : il suffit de "dropper" ou de "coller" dans un autre répertoire. de l'explorateur. Le "Copier/Couper/Coller" entre documents est également disponible.
Supprimer un document ou une sélection
Cliquez sur la sélection avec le bouton droit et choisissez "Effacer" dans le menu. Attention, après confirmation, les fichiers sont définitivement effacés du disque.
Certaines opérations peuvent être limitées par Virtual Invoice, suivant le type de document. L'effacement d'un document original nécessite un accès administrateur. Des documents déjà attachés à des écritures comptables ne peuvent être déplacés.
A ce stade, suivant votre mode de travail, vous avez plusieurs options.
- Soit vous choisissez d'immédiatement attribuer vos scans à des écritures comptables existantes, sans les processer au préalable. Vos documents scannés seront alors disponibles dans la comptabilité pour consultation, mais vous ne pourrez effectuer aucune recherche puisque le texte et les zones comptables n'ont pas été extraits (processing). Reportez-vous à Lier les documents scannés aux pièces comptables
- Soit vous avez choisi d'opter pour le service PREMIUM qui va traiter les documents et vous garantir une reconnaissance à 99 % . Cliquez sur l'icône
et voyez à ce sujet L'option de reconnaissance à 99%: PREMIUM et l'envoi des documents au processing. - Soit vous avez choisi d'opter pour le service OPTIMUM. Cliquez sur l'icône et voyez à ce sujet L'option de reconnaissance OPTIMUM et l'envoi des documents au processing.
