Deze functie laat toe om aanmaningen te sturen onder de vorm van een bijlage van een e-mail.
De e-mails worden dan verzonden met een vaste tekst en de ware aanmaningsbrief onder pdf formaat als bijlage. Het PDF formaat is een veel voorkomend formaat. Vanuit het Internet kan u gratis tools downloaden voor dit doeleinde.
Alvorens over te kunnen gaan tot het versturen via mail, dient u een vrij veld toe te voegen in de klantenfiche.
Het instelbare veld « E-mailadres aanmaningen » toevoegen
- Klik op het menu DOSSIER - PARAMETERS - BESTANDEN
- Klik op het tabblad Klant-/Leveranciersfiche
- Kruis het instelbaar veld Aanmaningen E-mailadres in de lijst van de beschikbare velden aan.
Tijdens het bijwerken van het bestand, wordt dit veld automatisch ingevuld op basis van het veld E-mail, indien dit veld al geïnstalleerd werd. De max. lengte van dit nieuwe veld is 99 posities.
Voor verdere gebruiksaanwijzingen m.b.t. dit venster en de overige functionaliteiten, verwijzen wij naar de rubriek : Een vooringesteld veld activeren
Uiteraard dient u nog het e-mailadres van uw klanten te vervolledigen in hun fiche.
Eens dit gebeurd is, dient u het verzendprogramma in te stellen.
Instellingen aanmaningen
- Klik op het menu OPERATIES - AANMANINGEN KLANTEN
- Klik op de knop Instellingen
- Kruis het veldje Aanmaningen per e-mail aan in het tabblad Algemeen
Zodra dit veldje aangevinkt is, is het tabblad « E-mail » beschikbaar.
Via het tabblad E-mail, kan de gebruiker in het bovenste gedeelte een eigen tekst ingeven en dit in vier talen (Frans, Nederlands, Engels en Duits). De klant zal zo de inleidende mail in zijn eigen taal ontvangen. Indien u de tekst even wenst te verpersoonlijken, kan u gebruik maken van de drie volgende variabelen :
Contact: waarmee u de naam van contactpersoon kan invoegen
Bedrijf: waarmee u de naam van het bedrijf (klant) in de tekst kan inlassen
Datum: zo zal de datum van de dag automatisch toegevoegd worden.
Zodra u op een van de drie knoppen klikt, verschijnt de variabele tussen haakjes en uitroepingstekens in de tekst, zoals bijvoorbeeld .
Uiteraard moet uw cursor zich eerst op de gewenste plaats in het tekstgedeelte bevinden alvorens te klikken op de knoppen Contact, Bedrijf of Datum.
Instellingen
Een dubbel van de mails kan in blind copy verstuurd worden naar de voor dit doeleinde voorbepaalde e-mailadres. Dit biedt de mogelijkheid om de verzonden mails te archiveren.
Opdat dit automatisch zou gebeuren, dient u volgende optie aan te kruisen : Wenst u dat er van elke aanmaning een kopie naar een ander e-mailadres wordt gestuurd?
Adres BCC
Duid het e-mailadres aan waar de kopie naartoe moet gestuurd worden.
Titel v.d. mail
Een onderwerp voor de mail kan eveneens bepaald worden. Dit onderwerp zal steeds dezelfde zijn en dit voor alle aanmaningen en voor alle klanten.
Parameters v.d. mail gegevens voor het zenden
De mailgegevens van de verzender bevinden zich in de instellingen aangaande de toegang tot het Internet in WinBooks.De internetverbinding configureren
Gebruik maken van Outlook
Indien u met Outlook werkt, moet u dit vakje aankruisen. In dit geval hoeft u de internetverbinding van WinBooks niet in te stellen. Een dubbel van de verzonden mail wordt dan automatisch bijgehouden in uw outbox.
Een duplicaat van de facturen toevoegen
In geval van Steeds een duplicaat toevoegen, worden er duplicaten verstuurd voor de facturen die een PDF-bestand hebben.
Dankzij de optie Uitsluitend indien alle betrokken PDF's beschikbaar zijn, kan u ervoor kiezen om slechts een duplicaat te versturen indien u een PDF-bestand heeft voor alle aan te manen facturen.
Om te verhinderen dat de grootte van bepaalde mails te groot wordt, kan u het aantal aangehechte duplicaten beperken. In dit geval zijn het de duplicaten van de laatste facturen die geselecteerd zijn.
Het tabblad Lay-out is in twee verdeeld. U vindt er 4 lay-outs die specifiek zijn voor het versturen per mail. De lay-out van de aanmaningen die per mail worden verstuurd hoeft zo niet dezelfde te zijn als de lay-out voor de papieren aanmaningen. Meestal in dit laatste geval, wordt er gebruik gemaakt van voorgedrukt briefpapier met een hoofding en vermelding van de bedrijfsgegevens. Indien dezelfde lay-out zou gebruikt worden voor de aanmaningen per mail zouden daar noch de logo noch de bedrijfsgegevens op voorkomen. Voortaan kan u een specifieke lay-out aanmaken die enkel gebruikt zal worden bij het versturen via mail. Indien u een dergelijke lay-out niet aanmaakt, zal uiteraard de klassieke lay-out gebruikt worden.
Aanmaken van de aanmaningen
De werkwijze is dezelfde als voor de « gewone » aanmaningen. Maar van zodra de gebruiker de aanmaningen wenst af te drukken d.m.v. de knop , detecteert WinBooks de e-mail instellingen en stelt de gebruiker een paar vragen.
Wenst u de aanmaningen per mail te sturen naar de klanten waarvoor er een e-mailadres werd aangeduid in de fiche?
In de kolom @ staat een omslag afgebeeld indien u voor deze klant over een e-mailadres beschikt
Klik op om de aanmaningen per e-mail naar deze klanten te sturen.
Klik op om het printen van de aanmaningen te starten (een melding om het afdrukken te bevestigen zal dan verschijnen)
Indien u ja antwoordt op de vorige vraag, krijgt u volgende melding
Wenst u voor de aanmaningen die via mail worden verstuurd, eveneens een kopie op papier?
Naargelang uw antwoord, verschijnt er een venstertje om te bevestigen
Sturen via mail met kopie op papier. Doorgaan?
of Sturen via mail zonder kopie op papier. Doorgaan?
De e-mails worden dan rechtstreeks verzonden naar de bestemmelingen. Het toegevoegde bestand is de afdruk van de aanmaning in pdf formaat.
Het is dus heel belangrijk om zowel de titel als de inhoud van deze standaard mail te parametreren zodat uw klant goed zal begrijpen dat de aanmaning de bijlage is van deze e-mail.
WinBooks vereist geen aparte licentie voor het versturen van aanmaningen via e-mail. De e-mails worden rechtstreeks vanuit WinBooks verstuurd. U kan dus altijd gebruik maken van deze functie, zelfs indien u niet over een programma om mails te lezen, beschikt.
De lay-out van de aanmaningen die per mail worden verstuurd hoeft niet dezelfde te zijn als de lay-out voor de papieren aanmaningen. Meestal in dit laatste geval, wordt er gebruik gemaakt van voorgedrukt briefpapier met een hoofding en vermelding van de bedrijfsgegevens. Indien dezelfde lay-out zou gebruikt worden voor de aanmaningen per mail, zouden daar noch de logo noch de bedrijfsgegevens op voorkomen. Voortaan kan u een specifieke lay-out aanmaken die enkel gebruikt zal worden bij het versturen via mail. Indien u een dergelijke lay-out niet aanmaakt, zal uiteraard de klassieke lay-out gebruikt worden.