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Nouvelles fonctionnalités
Gestion de la TVA
Gestion des multi-taux de déductibilité (Release 5.50)
Comptabilité générale
Lettrage à partir de l'encodage des factures
Immobilisés
Gestion des catégories dans plusieurs listes des immobilisés
Nouveaux paramètres
- Numérotation automatique (adaptation du traitement)
Message affiché : "Si vous activez cette option, la numérotation actuelle des immobilisés sera adaptée. Par conséquent, il ne vous sera plus possible d’effacer les transactions d’amortissement déjà actées. Voulez-vous continuer ?"
Si des immobilisés avec une référence numérique existent déjà, des '0' sont ajoutés devant la référence actuelle. - Onglet Divers
- Se baser sur la date de début d'amortissement
Le tableau des immobilisés se base désormais sur la date d'acquisition. Avant le release 6.0, ce même tableau se basait sur la date de début d'amortissement.
En cochant cette option, vous pouvez imprimer votre tableau sur base de la date de début d'amortissement.
- Se baser sur la date de début d'amortissement
Coda
Toutes les écritures d'un fichier CODA s'imputent sur un seul compte général
Si vous avez défini un compte général dans la zone « Imputation auto CODA » d’un journal financier, toutes les écritures de l’extrait de compte seront directement imputées sur ce compte général sans aucune autre forme de recherche.
Choisissez le menu OPÉRATIONS, l'option RÉCUPÉRATION DES FICHIERS CODA.
Cliquez sur pour définir les paramètres généraux de la récupération.
Eclatement autres globalisations
Lorsque le fichier CODA comprend des données issues d'une globalisation effectuée par la banque (regroupement d’encaissements via VCS par exemple) , vous pouvez choisir soit de ne récupérer que le montant total fourni par la banque soit le détail.
Cette nouvelle option permet de distinguer les deux types de regroupements (Virements collectifs fournisseurs et autres globalisations)
Injection de plusieurs fichiers CODA qui portent le même numéro d'extrait.
Certaines sociétés ne reçoivent leurs extraits de compte qu'une fois par semaine ou par mois, suivant le contrat passé avec leur banque.
Toutefois, elles reçoivent un fichier CODA journalier. Fichier CODA qui reçoit à chaque fois le même numéro d’extrait.
Par exemple : le premier mois de l'année, elles reçoivent 20 fichiers CODA portant le numéro d’extrait 1.
Si votre entreprise se trouve dans cette situation, cochez l’option : Récupération de fichiers CODA multiples pour un même extrait.
Vous pourrez ainsi injecter plusieurs fichiers CODA qui portent le même numéro d’extrait.
WinBooks se charge d’attribuer un numéro séquentiel à chacun des fichiers injecté.
Voici la structure des numéros de pièce si vous avez choisi cette option :
Les deux premières positions sont réservées au millsésime qui passe donc de 4 à 2 positions. Par exemple 13 pour l’année 2013
Les six positions suivantes seront utilisées par WinBooks de la façon suivante :
Positions 3 à 6 : Le numéro d’extrait
Positions 7 et 8 : Le numéro d’ordre séquentiel du fichier CODA
Exemple :
Vous injectez deux fichiers CODA pour l’extrait de compte N°1
1er fichier CODA : 13000101
2ème fichier CODA : 13000102
Lors de la réception du premier CODA pour l’extrait 2, le numéro de pièce passera à 13000201
| Warning |
|---|
Actuellement seul le solde de début du nouveau CODA par rapport au solde de fin du CODA précédent est contrôlé. |
(on pourrait aussi par mesure de sécurité vérifier que les dates de la première transaction est égale ou postérieure à la dernière transaction du coda précédent et que le numéro d’extrait est égal ou supérieur)
Déplacement du fichier CODA dans un autre répertoire après son traitement
Lors de leur récupération à partir de la banque, Isabel ou CODABOX, les fichiers CODA sont placés dans un répertoire. Ce répertoire, à la longue, peut devenir assez conséquent et il est dès lors difficile de retrouver les fichiers CODA qui restent à exploiter.
En cochant cette case, vous pouvez dès lors renseigner le chemin du répertoire vers lequel le fichier CODA doit être déplacé.
| Info |
|---|
Cette zone est remplie par défaut avec le chemin du dossier comptable suivi de CODA\PROCESSED. |
Lors de l’injection de l’extrait compte CODA dans les financiers, le fichier CODA injecté sera déplacé dans ce répertoire. De manière à ce que dans le répertoire de réception ne se retrouve que les fichiers CODA qui doivent encore être traités.
Gestion des fichiers PDF associés au fichier CODA
Gestion des documents scannés
Les fichiers CODA peuvent être accompagnés d'un PDF reprenant en clair l'ensemble des écritures de l'extrait de compte. Chaque PDF peut être attaché automatiquement aux écritures financières avec le programme Virtual Invoice de WinBooks.
Ces fichiers PDF sont stockés dans un répertoire spécifique.
En activant cette option, la zone Localisation des fichiers PDF sources devient accessible. Indiquer dans cette zone, le chemin du répertoire dans lequel se trouvent les fichiers PDF.
Lors de l’injection des fichiers CODA, les fichiers PDF retrouvés sont automatiquement liés à l’extrait de compte bancaire.
| Warning |
|---|
Il est impératif que le nom du fichier PDF porte le même nom que le fichier CODA. Seule l’extension du fichier change. Cette option n’est accessible que si Virtual Invoice est actif pour ce dossier. |
Chemin par défaut CODABOX
Les fichiers Pdf fournis par CODABOX sont stockés dans des sous-répertoires distincts: un sous répertoire par compte bancaire.
Par exemple : Dans Q:\CODABOX\Alpha vous retrouvez un sous-répertoire par compte bancaire pour la société Alpha.
(Q:\CODABOX\Alpha\BE27999156163074 , Q:\CODABOX\Alpha\BE27999144172075 etc…)
Pour ne pas devoir renseigner la liste de tous les répertoires, introduisez le chemin du répertoire principal. C’est-à-dire : Q:\CODABOX\Alpha\ dans la zone Localisation des fichiers PDF sources
Cochez ensuite la case Chemin par défaut CODABOX. Les paramètres suivants %IBAN%\pdf sont ajoutés à la suite du répertoire. Vous avez donc : Q:\CODABOX\Alpha\%IBAN%\pdf
Lors de l'injection des fichiers CODA, WinBooks adapte le chemin de localisation des fichiers PDF et retrouve donc les fichiers PDF pour chaque compte bancaire.
Injection simultanée de plusieurs fichiers CODA
Lorsque vous cliquez sur 
pour rechercher le fichier CODA à traiter, vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers CODA (CTRL + Clic) ou (SHIFT + Clic)
Dès que vous avez sélectionné plusieurs fichiers, une liste déroulante permet de les afficher.
Procédez ensuite à l’injection des fichiers en cascade. Les contrôles sont effectués sur chaque fichier de la même manière que lors de l’injection d’un fichier isolé. Avec à chaque message d’avertissement éventuel, la possibilité ou non d’interrompre la procédure.
Les fichiers CODA sont injectés suivant l’ordre dans lequel ils sont présentés dans la liste déroulante.
C’est à la fin de l’injection du dernier fichier CODA que le message vous demandant de continuer dans le journal financier est affiché.
| Note |
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Lorsque vous sélectionnez plusieurs fichiers à injecter simultanément, l’option ‘Visualiser’ est grisée. |
| Info |
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Si vous interrompez la procédure, les fichiers CODA déjà injectés restent comptabilisés. |
Reprises Excel
Reprise signalétique clients et fournisseurs
Reprise signalétique plan comptable
Reprise d'une opération diverse (simple)
Reprise des immobilisés
Dashboard (Release 5.50)
Autres législations
Luxembourg
Bilans interne et officiel luxembourgeois + certification Ecdf (Release 5.50)
4-5 premières pages de la déclaration annuelle (Release 5.50).
Layout 2013 déclaration TVA périodique (Release 5.50)
Virements SEPA
France
Bilan interne
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Lors de l'encodage des factures et des notes de crédit sur achats et ventes il est désormais possible d'effectuer un lettrage avec un paiement d'acompte, un autre document ou un groupe de documents.
Le principe de lettrage est identique à celui utilisé en saisie des opérations financières et diverses ou en consultation des comptes
Pour lettrer à partir de l'écran d'encodage d'une facture ou d'une note de crédit vous pouvez :
- Soit utiliser la barre d'espacement dans la zone Montant en pour autant que vous n'ayez pas renseigné de montant.
- Soit cliquer sur
Si vous avez opté pour la première méthode, le montant sélectionné est automatiquement repris et 
s'affiche en regard de la devise.
| Info |
|---|
En plaçant votre curseur sur |
Afficher le journal par défaut pour les 4 types d'encodage.
Pour paramétrer l'encodage des pièces comptables
- Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l'option PARAMÉTRAGE et ensuite sur l'option GÉNÉRAL.
- Cliquez sur l'onglet ENCODAGES
Onglet Journal par défaut
Renseigner, lorsque c'est nécessaire le code journal à afficher par défaut dans l'écran d'encodage.
Ce journal peut bien sur être modifié.
Récupération automatique de la liste des taux de change ECB (Euro foreign exchange reference rates)
Permet de récupérer chaque jour et de manière automatique les taux de change fournis par la banque centrale européenne pour ce dossier.
Le premier utilisateur qui rentre dans un dossier doit accepter ou non la mise à jour des taux de change. S'il accepte, la date de synchronisation est mémorisée dans le fichier des paramètres.
Les taux de changes sont récupérés du site de la banque centrale européenne : http://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html
Pour activer la récupération des taux de change
- Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l'option PARAMÉTRAGE et ensuite sur l'option GÉNÉRAL.
- Cliquez sur l'onglet ENCODAGES
Onglet Généralités
Pour autant que la gestion des devises soit activée, vous pouvez cocher l'option Mise-à-jour des taux de change.
Chaque jour, le premier utilisateur qui rentre dans un dossier pour lequel cette option a été activée reçoit ce message :
Transfert d'un compte général vers un compte client ou fournisseur.
Lorsque vous cliquez sur 
en consultation des écritures des comptes généraux, vous pouvez choisir le type de compte sur lequel le transfert peut être effectué.
Il est désormais possible de transférer une imputation comptabilisée sur un compte général vers un compte client ou fournisseur.
| Info |
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Uniquement valable pour des imputations comptabilisées dans les opérations diverses ou financières. |
Très utile pour effectuer des transferts à partir du compte d'attente CODA par exemple.
Calcul des intérêts sur compte courant
En consultation de l'historique des écritures comptables d'un compte général, le bouton 
permet d'accéder à l'écran de calcul des intérêts sur un compte. Cette fonctionnalité sera principalement utilisée pour les comptes courants des associés, du gérant...
Renseignez ensuite l'intervalle de dates, le taux et choisissez la méthode.
| Info |
|---|
Taux = Taux d'intérêt qui sert de base aux intérêts "fictifs" dont les gérants ou administrateurs dirigeants de société ont bénéficié sur les dettes qu'ils avaient à l'égard de leur société. |
Méthode 1 : calcule le montant des intérêts par opération
Méthode 2 : calcule le montant des intérêts sur le solde du compte à chaque changement de date d'opération
Cliquez ensuite sur 
Le détail des calculs est affiché suivant la méthode choisie.
Pour chaque opération, vous retrouvez l'intervalle de dates, le nombre de jours de cet intervalle, ainsi que les intérêts débiteurs et/ou créditeurs.
| Info |
|---|
Le calcul s'effectue à partir du lendemain de la date de l'opération. |
Lorsque le calcul a été généré, le résultat de celui-ci peut être imprimé sous forme de liste à l'aide du bouton Imprimer.
| Note |
|---|
Si vous changez de méthode de calcul, n'oubliez pas de demander un nouveau calcul. |
Envoi des duplicatas de facture lors de l'envoi de rappel par mail
Lors de l'envoi des lettres de rappel par mail, un duplicata des factures de vente sous format PDF peut être joint à ce mail.
Pour autant, que ces factures au format PDF se retrouvent être liées aux factures de vente de votre comptabilité.
Soit à partir du module de facturation de WinBooks, soit à partir de Logistics ou encore, à partir de Virtual Invoice.
Compléter le paramétrage des rappels
Une nouvelle case à cocher a été ajoutée dans l' Onglet E-Mail : Joindre un duplicata des factures
Deux options permettent à l'utilisateur de définir si les duplicatas sont à joindre dans le cas où pour chaque facture mentionnée dans le rappel, un fichier PDF ne serait pas lié.
Grâce à l'option Uniquement si on a tous les PDF's concernés vous pouvez indiquer de n'envoyer de duplicata que si un fichier PDF est disponible pour toutes les factures à rappeler.
| Note |
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Pour éviter que la taille de certains mails ne soit trop importante, vous pouvez limiter le nombre de duplicatas joint à celui-ci. Dans ce cas, ce sont les duplicatas des dernières factures qui sont sélectionnées. |
Réorganisation simultanée sur 2 exercices
Lorsque vous faites appel à la réorganisation d'un dossier Dossier/Maintenance/Reorganisation, vous avez la possibilité d'exécuter la réorganisation sur les deux exercices courants simultanément.
Pour ce faire, cocher l'option Traitement des 2 exercices courants.
| Info |
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Ne cochez cette option que si c'est vraiment nécessaire, pour éviter un temps de traitement plus long. |
DNA : affichage nouvelle codification
Affichage et impression des nouveaux codes DNA.
Les impressions
Période par défaut pour l'impression des listes comptables
Lorsque vous vous trouvez dans le menu des impressions des listes comptables, il est désormais possible de mémoriser une fourchette de périodes par défaut.
Utile si vous désirez imprimer une série de listes en une fois sans à chacune de celles-ci devoir renseigner les périodes de sélection.
Cliquez sur 
Renseignez les périodes par défaut
Chaque fois que vous sélectionnez une liste comptable (ou plusieurs) les zones Périodes sont automatiquement mises à jour en fonction de ces paramètres par défaut.
| Info |
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Si vous ne désirez plus conserver les valeurs par défaut, décochez la case Utilisation des paramètres par défaut. Cette option n'est nécessaire que si vous ne désirez pas conserver les paramètres tant que vous êtes dans le menu des impressions. Si vous quittez le menu des impressions, les paramètres ne sont pas conservés. |
Insertion d'un logo sur les listes
Dans la version Fiduciaire, pour attribuer un logo qui doit figurer dans le coin supérieur gauche de toutes les listes imprimées à partir de WinBooks (excepté les Documents Administratifs) :
- Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l'option PARAMÉTRAGE et ensuite sur l'option LOGO.
- Renseigner le Code administrateur.
- Choisissez d'imprimer un logo.
- Indiquer le répertoire où se trouve le logo à utiliser.
Le bouton
permet de supprimer le chemin d'accès au logo et d'activer l'option Sans logo Le logo sélectionné s'affiche dans le cadre prévu à cet effet.
Note Le format du logo doit être de type jpg et sa taille ne doit pas dépasser 1000 ko.
Il n'y a pas de test spécifique sur le RATIO (rapport Largeur/hauteur).Cependant il y a une largeur et une hauteur maximum sur lesquels nous nous basons pour redimensionner l'image.
Largeur Max = 2400 twips (environ 160 Pixels ou 4.2 cm)Hauteur Max = 900 twips (environ 60 Pixels ou 1.5 cm)Info Ce logo s'imprime sur toutes les listes de TOUS les dossiers. Si vous ne désirez pas imprimer ce logo pour un dossier bien précis, cocher l'option Ne pas imprimer le logo pour ce dossier dans les Paramètres d'impression.
Confidentialité
Accès limité par type d'encodage.
Outre la limitation au programme d'encodage, la limitation peut maintenant se faire pour chacun des 4 types d'encodages
...
Virements SEPA
Autres fonctionnalités à ne pas rater
Réorganisation simultanée sur 2 exercices
Lorsque vous demander la réorganisation d'un dossier Dossier/Maintenance/Reorganisation, vous avez la possibilité de demander la réorganistion sur les deux exercices courants simultanément.
L'option n'est pas cochée par défaut.
Afficher le journal par défaut pour les 4 types d'encodage.
Pour paramétrer l'encodage des pièces comptables
- Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l'option PARAMÉTRAGE et ensuite sur l'option GÉNÉRAL.
- Cliquez sur l'onglet ENCODAGES
Onglet Journal par défaut
Renseigner, lorsque c'est nécessaire le code journal à afficher par défaut dans l'écran d'encodage.
Ce journal peut bien sur être modifié.
Confidentialité.
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Confidentialité par code journal.
| Include Page | ||||
|---|---|---|---|---|
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Amélioration de la confidentialité par compte général
Transfert d'un compte général vers un compte client ou fournisseur.
Lorsque vous cliquez sur en consultation des écritures des comptes généraux, vous pouvez choisir le type de compte sur lequel le transfert peut être effectué.
Il est désormais possible de transférer vers un compte client ou fournisseur.
Très utile pour effectuer des transferts à partir du compte d'attente CODA par exemple.
Insertion d'un logo sur les listes
Récupération automatique de la liste des taux de change ECB
Permet de mettre chaque jour et de manière automatique les taux de change du dossier.
Le premier utilisateur qui rentre dans un dossier doit accepter ou non la mise à jour des taux de change. La date de synchronisation est mémorisée dans le fichier PARAM.
Les taux de changes sont récupérés du site de la banque centrale européenne : http://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html
(Question, si je n'ai que quelques devises , le pgm ne reprend que les devises actives ?)
Ajout de la notion de division lors de la génération du fichier XML des fiches 281.50
Lors de la génération du fichier XML, vous pouvez introduire un N° de division.
Très utile lorsque deux départements doivent générer les fiches 281.50 chacune de leur côté.
Réécriture des écrans d'encodage Intrastat (Rapidité encodage des factures)
Affichage de plus de 1000 dossiers
Cette fonctionnalité principalement prévue pour les fiduciaires permet d'afficher plus de 1000 dossiers. Ne tient donc plus compte de la limite imposée par WinBooks.
DontLimitFolderListTo1000=YES dans la section [ General ] du $USER.ini dans /userprefs
Rappel de certains points développés en 5.50
Nouveau layout Intervat 8.0.x 'Déclaration TVA, Relevé intracommunautaire, Listing annuel'
Facturation : Imprimer le code TVA à la place du taux + déplacement du menu
Plan comptable copropriété
Achèvement traduction en anglais WinBooks, WBLinker, Intrastat
SEPA : Gestion des virements collectifs
Nouvelle gestion des vouchers WinBooks Classic
Nouvelle présentation des modules
Gestion de la date limite
"8" = licence temporaire (5ème chiffre avant la fin)
Debug (revendeurs uniquement)
Convertir un dossier trimestriel en mensuel
Permet de convertir un dossier trimestriel en mensuel.
Les données de chaque trimestre sont reprises sur le dernier mois de chaque trimestre. Par exemple, les données du 1er trimestre sont reprises sur le mois de mars (dans le cas d'un exercice comptable = à un exercice civil).
| Warning |
|---|
La conversion ne peut s'effectuer pour un dossier archivé. |
Pour convertir un dossier mensuel en Mensuel
- Cliquez sur le menu DOSSIER.
- Cliquez sur l'option MAINTENANCE.
- Cliquez sur l'option CONVERTIR LE DOSSIER EN MENSUEL.
- Effectuez un backup du dossier
- Renseignez le Code administrateur
Convertir un dossier mensuel en trimestriel
Convertir un dossier mensuel en trimestriel est surtout utilisé pour les dossiers repris d'autres logiciels comptables.
En effet, lors de la reprise de dossiers annuels ou trimestriels issus d'autres logiciels, ceux-ci sont directement convertis en dossiers mensuels.
| Info |
|---|
N'oubliez pas que cette conversion n'est vraiment indispensable que si elle ne concerne pas la TVA. |
| Warning |
|---|
La conversion ne peut s'effectuer pour un dossier archivé. |
Pour convertir un dossier mensuel en trimestriel
- Cliquez sur le menu DOSSIER.
- Cliquez sur l'option MAINTENANCE.
- Cliquez sur l'option CONVERTIR LE DOSSIER EN TRIMESTRIEL.
- Effectuez un backup du dossier
- Renseignez le Code administrateur.
Mise à jour automatique de tous les mots de passe du user SYSTEM
Ajouter une image (logo) lors de l'affichage des news de WinBooks.
L'image sera insérée dans la partie inférieure de l'écran des news
Paramètres dans le fichier WinBooks.INI
News
IMGRES=adresse http de l'image à insérer
ALTRES=texte à afficher si on ne trouve pas l'image à insérer
...
Lorsque vous sélectionnez un code journal vous avez dès ce moment, la possibilité d'activer la confidentialité de ce journal
Facturation
Facture électronique envoyée par mail
WinBooks permet d'envoyer les factures et les notes de crédit par mail sous forme de fichiers joints.
Les e-mails sont donc envoyés avec un texte figé et la facture attachée à l'e-mail en format .PDF et .XML. Le format PDF est fréquemment utilisé et des outils gratuits au téléchargement sont disponibles sur internet.
| Info |
|---|
Le fichier XML respecte le format UBL.(Universal Business Language) |
Activer le paramétrage
- Cliquez sur le menu FACTURATION - Paramétrage
- Cliquez sur l'onglet Fac-Electronique
- Activez l'option Utiliser la facture électronique
- A hauteur des différents onglets représentant les langues d'impression, vous pouvez insérer un texte d'introduction qui sera repris dans le mail. Vous pouvez insérer ce texte dans 4 langues : Français/Néerlandais/Anglais/Allemand. Le client recevra le mot d'introduction suivant la langue paramétrée dans sa fiche.
Si vous désirez personnaliser ce texte d'introduction pour le client, 3 variables peuvent être ajoutées dans le texte :
- Contact : pour afficher le nom de la personne de contact
- Société : pour afficher le nom de la société (client)
- Date : pour afficher la date du jour
- En cliquant sur les boutons respectifs, vous visualisez les variables reprises entre crochets comme par exemple !Contact!. Pour pouvoir insérer votre variable dans le texte, vous devez en premier lieu, cliquer à l'endroit souhaité dans le cadre d'insertion de texte puis cliquer ensuite sur les boutons Contact, Société ou Date.
PARAMÉTRAGE
Une copie des e-mails peut être envoyée à une adresse e-mail prévue à cet effet. Ce qui vous permet d'archiver les mails envoyés.
Pour cela, cochez l'option Souhaitez-vous qu'une copie de chaque rappel soit envoyé sur une autre adresse mail ?
Adresse Copie cachée (Bcc)
Insérez l'adresse E-mail où vous souhaitez archiver les copies des e-mails envoyés.
Objet du mail
Insérez le titre qui sera repris sur les e-mails. Ce titre est donc identique d'un envoi à un autre et d'un client à un autre.
Paramétrage du compte mail pour l'envoi - Ouvrir l'écran
Retrouvez ici le paramétrage du compte mail que l'on retrouve pour les paramétrages Internet de WinBooks Configurer la connexion internet.
Utiliser Outlook
Si vous travaillez avec Outlook, vous pouvez cocher cette case, dans ce cas inutile de paramétrer la connexion internet de Winbooks. Une copie des mails envoyés est dès lors conservée dans votre boite d'expédition.
Conditions générales
Si vous désirez joindre un fichier pdf contenant les conditions générales, indiquez le répertoire où se trouve ce fichier.
Veillez à ce que tous les utilisateurs du module facturation aient bien accès à ce répertoire.
| Warning |
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C'est l'adresse Email renseignée pour l'envoi des rappels du client qui est utilisée pour l'envoi des factures.. Si cette Adresse Email pour rappel/facture n'est pas présente dans la fiche du client, celle-ci est automatiquement ajoutée lors de l'enregistrement des paramètres. Elle est remplie sur base de la zone e-mail si celle-ci a déjà été installée. Simultanément, la zone Utiliser la facturation papier est ajoutée. Par défaut tous les clients reçevront une facture par mail. |
Envoi des factures
Lorsque vous avez terminé l'encodage d'une facture, cliquez sur 
. La facture est immédiatement envoyée par mail et enregistrée.
Si vous prévisualisez une facture, vous pouvez également à partir de cet écran, envoyer votre facture par mail.
| Note |
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Le bouton |
Envoi différé
Le traitement est identique aux impressions différées, si ce n'est que le statut Envoyé affiché en regard des factures déjà envoyées par mail.
Après sélection des différentes factures pressez sur 
, WinBooks détecte le paramétrage e-mail et quelques questions vous sont alors posées.
Souhaitez-vous envoyer les factures par mail à tous les clients pour lesquels une adresse mail est précisée dans leur fiche ?
Ceci est concrétisé par un pictogramme représentant une enveloppe accompagnée d'une flèche jaune dans la colonne @.
| Info |
|---|
Il est possible de modifier l'adresse mail du client à partir de ce point en double cliquant sur |
Cliquez sur 
pour envoyer les factures par e-mail à ces clients.
Cliquez sur 
pour lancer l'impression des rappels (un message pour confirmer l'impression est alors présenté).
Si vous avez répondu Oui lors du message précédent, vous recevez alors ce message complémentaire :
Souhaitez-vous l'impression d'une copie papier de chaque facture envoyée par mail?
Selon votre réponse, vous recevez :
soit la fenêtre pour la confirmation Envoi par mail avec copie papier ? Confirmez-vous ?
Soit la fenêtre pour la confirmation Envoi par mail sans copie papier ? Confirmez-vous ?
Les e-mails sont donc envoyés directement aux destinataires.
Modules bancaires
Coda
Toutes les écritures d'un fichier CODA s'imputent sur un seul compte général
Si vous avez défini un compte général dans la zone « Imputation auto CODA » d’un journal financier, toutes les écritures de l’extrait de compte seront directement imputées sur ce compte général sans aucune autre forme de recherche.
Cette fonctionnalité est utilisée par les sociétés de recouvrement de créances par exemple, tous les versements perçus sur un compte bancaire doivent être imputés sur un compte général et qui correspond aux montants à reverser à leur clients.
Autres paramètres CODA
Choisissez le menu OPÉRATIONS, l'option RÉCUPÉRATION DES FICHIERS CODA.
Cliquez sur pour définir les paramètres généraux de la récupération.
Eclatement d'autres types de versements collectifs (Onglet traitement)
Comme pour les virements collectifs, dans les fichiers CODA, on peut retrouver le total des encaissements (par VCS, par exemple) ainsi que leur détail. Cette globalisation est effectuée par votre banque.
Vous pouvez choisir de ne récupérer que le montant total fourni par la banque ou le détail des encaissements.
Cette nouvelle option permet de distinguer les deux types de regroupements (Virements collectifs fournisseurs et autres globalisations)
Injection de plusieurs fichiers CODA qui portent le même numéro d'extrait. (Onglet traitement)
Certaines sociétés ne reçoivent leurs extraits de compte qu'une fois par semaine ou par mois, suivant le contrat passé avec leur banque.
Toutefois, elles reçoivent un fichier CODA journalier. Fichier CODA qui reçoit à chaque fois le même numéro d’extrait.
Par exemple : le premier mois de l'année, elles reçoivent 20 fichiers CODA portant le numéro d’extrait 1.
Si votre entreprise se trouve dans cette situation, cochez l’option : Récupération plusieurs fichiers CODA.
Vous pourrez ainsi injecter plusieurs fichiers CODA qui portent le même numéro d’extrait.
WinBooks se charge d’attribuer un numéro séquentiel à chacun des fichiers injecté.
Voici la structure des numéros de pièce si vous avez choisi cette option :
Les deux premières positions sont réservées au millésime qui passe donc de 4 à 2 positions. Par exemple 13 pour l’année 2013
Les six positions suivantes seront utilisées par WinBooks de la façon suivante :
Positions 3 à 6 : Le numéro d’extrait
Positions 7 et 8 : Le numéro d’ordre séquentiel du fichier CODA
Exemple :
Vous injectez deux fichiers CODA pour l’extrait de compte N°1
1er fichier CODA : 13000101
2ème fichier CODA : 13000102
Lors de la réception du premier CODA pour l’extrait 2, le numéro de pièce passera à 13000201
| Warning |
|---|
Actuellement seul le solde de début du nouveau CODA par rapport au solde de fin du CODA précédent est contrôlé. |
Déplacement du fichier CODA dans un autre répertoire après son traitement (Onglet localisation)
Lors de leur récupération à partir de la banque, Isabel ou CODABOX, les fichiers CODA sont placés dans un répertoire. Ce répertoire, à la longue, peut devenir assez conséquent et il est dès lors difficile de retrouver les fichiers CODA qui restent à exploiter.
En cochant cette case, vous pouvez dès lors renseigner le chemin du répertoire vers lequel le fichier CODA doit être déplacé.
| Info |
|---|
Cette zone est remplie par défaut avec le chemin du dossier comptable suivi de CODA\PROCESSED. |
Lors de l’injection de l’extrait compte CODA dans les financiers, le fichier CODA injecté sera déplacé dans ce répertoire. De manière à ce que dans le répertoire de réception ne se retrouve que les fichiers CODA qui doivent encore être traités.
Gestion des fichiers PDF associés au fichier CODA (Onglet localisation)
Gestion des documents scannés
Les fichiers CODA peuvent être accompagnés d'un PDF reprenant en clair l'ensemble des écritures de l'extrait de compte. Chaque PDF peut être attaché automatiquement aux écritures financières avec le programme Virtual Invoice de WinBooks.
Ces fichiers PDF sont stockés dans un répertoire spécifique.
En activant cette option, la zone Localisation des fichiers PDF sources devient accessible. Indiquer dans cette zone, le chemin du répertoire dans lequel se trouvent les fichiers PDF.
Lors de l’injection des fichiers CODA, les fichiers PDF retrouvés sont automatiquement liés à l’extrait de compte bancaire.
| Warning |
|---|
Il est impératif que le nom du fichier PDF porte le même nom que le fichier CODA. Seule l’extension du fichier change. Cette option n’est accessible que si Virtual Invoice est actif pour ce dossier. |
Chemin par défaut CODABOX
Les fichiers Pdf fournis par CODABOX sont stockés dans des sous-répertoires distincts: un sous répertoire par compte bancaire.
Par exemple : Dans Q:\CODABOX\Alpha vous retrouvez un sous-répertoire par compte bancaire pour la société Alpha.
(Q:\CODABOX\Alpha\BE27999156163074 , Q:\CODABOX\Alpha\BE27999144172075 etc…)
Pour ne pas devoir renseigner la liste de tous les répertoires, introduisez le chemin du répertoire principal. C’est-à-dire : Q:\CODABOX\Alpha\ dans la zone Localisation des fichiers PDF sources
Cochez ensuite la case Chemin par défaut CODABOX. Les paramètres suivants %IBAN%\pdf sont ajoutés à la suite du répertoire. Vous avez donc : Q:\CODABOX\Alpha\%IBAN%\pdf
Lors de l'injection des fichiers CODA, WinBooks adapte le chemin de localisation des fichiers PDF et retrouve donc les fichiers PDF pour chaque compte bancaire.
| Note |
|---|
Attention : les extraits papiers sont toujours obligatoires en cas de contrôle fiscal. |
Injection simultanée de plusieurs fichiers CODA
Lorsque vous cliquez sur pour rechercher le fichier CODA à traiter, vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers CODA (CTRL + Clic) ou (SHIFT + Clic)
Dès que vous avez sélectionné plusieurs fichiers, une liste déroulante permet de les afficher.
Procédez ensuite à l’injection des fichiers en cascade. Les contrôles sont effectués sur chaque fichier de la même manière que lors de l’injection d’un fichier isolé. Avec à chaque message d’avertissement éventuel, la possibilité ou non d’interrompre la procédure.
Les fichiers CODA sont injectés suivant l’ordre dans lequel ils sont présentés dans la liste déroulante.
C’est à la fin de l’injection du dernier fichier CODA que le message vous demandant de continuer dans le journal financier est affiché.
| Note |
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Lorsque vous sélectionnez plusieurs fichiers à injecter simultanément, l’option ‘Visualiser’ est grisée. |
| Info |
|---|
Si vous interrompez la procédure, les fichiers CODA déjà injectés restent comptabilisés. |
Ajout de la colonne "Marqué payé" en consultation de l'historique des fournisseurs
Dans le module des virements automatiques aux fournisseurs, vous avez la possibilité, lorsque vous effectuez les paiements de marquer les factures comme payées.
Cette option, permet de bloquer les factures afin qu'elles ne soient pas reprises dans une nouvelle proposition. Utile si vous ne générez pas les opérations diverses de paiement ou si vous gérez plusieurs propositions de paiement simultanément.
L'ajout de la colonne "Marqué comme payé" permet de suivre ces factures dans l'historique des fournisseurs.
- Cette colonne ne s'affiche que si le module de paiement est activé.
- OUI est affiché si la facture a été marquée comme payée par le module des virements automatiques et si celle-ci n'est pas matchée (apurée).
Cette zone peut uniquement être vidée pour libérer la facture et éventuellement la reprendre dans une nouvelle proposition de paiements.
Info - Si un utilisateur effectue des paiements partiels et utilise l'option 'Marqué comme payé' il devra vider la zone pour libérer le solde à payer.
Accès aux comptes bancaires disponible avec le module SEPA
Auparavant l'écran d'enregistrement des 3 comptes bancaires (dans une fiche fournisseur) ne pouvait se faire que si le module "Virements internationaux" ou "Virements hors SEPA" était activé.
Intrastat
Réécriture des écrans d'encodage Intrastat (Rapidité encodage des factures)
Les écrans Intrastat présentés lors de l'encodage des différentes factures et notes de crédit ont été "réécrits".
La Région et le Type de transaction ne sont plus uniquement conservés par session d'encodage, mais définitivement mémorisés dans le fichier des paramètres.
Immobilisés
Gestion des catégories dans plusieurs listes des immobilisés
Nouveaux paramètres
- Numérotation automatique (adaptation du traitement)
Message affiché : "Si vous activez cette option, la numérotation actuelle des immobilisés sera adaptée. Par conséquent, il ne vous sera plus possible d’effacer les transactions d’amortissement déjà actées. Voulez-vous continuer ?"
Si des immobilisés avec une référence numérique existent déjà, des '0' sont ajoutés devant la référence actuelle. - Onglet Divers
- Se baser sur la date de début d'amortissement
Le tableau des immobilisés se base désormais sur la date d'acquisition. Avant le release 6.0, ce même tableau se basait sur la date de début d'amortissement.
En cochant cette option, vous pouvez encore imprimer votre tableau sur base de la date de début d'amortissement.
- Se baser sur la date de début d'amortissement
Reprises Excel
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Import Excel des signalétiques clients et fournisseurs
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Import excel du signalétique plan comptable
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Import Excel des fiches d'immobilisés
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Import Excel d'une opération diverse
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Autres législations
Luxembourg
Bilans interne et officiel luxembourgeois + certification Ecdf (Release 5.50)
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4-5 premières pages de la déclaration annuelle (Release 5.50).
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Layout 2013 déclaration TVA périodique (Release 5.50)
Adapation du layout papier et XML du fichier de la déclaration TVA périodique 2013.
Virements SEPA
Vous pouvez générer un fichier SEPA à partir d'un compte donneur d'ordre luxembourgeois. Et ce, quelle que soit la législation du dossier.
C'est un fichier SEPA avec les particularités luxembourgeoises qui est généré.
France
Bilan interne
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Virements SEPA
Vous pouvez générer un fichier SEPA à partir d'un compte donneur d'ordre français. Et ce, quelle que soit la législation du dossier.
C'est un fichier SEPA avec les particularités françaises qui est généré.
| Warning |
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Les fichiers de paiement Hors SEPA ne peuvent être générés avec un compte donneur d'ordre français. |
Autres fonctionnalités
Ajout de la notion de division lors de la génération du fichier XML des fiches 281.50
Lors de la génération du fichier XML, vous pouvez introduire un N° de division.
Très utile lorsque deux départements doivent générer les fiches 281.50 chacune de leur côté.
Imprimer le niveau de rappel par facture
La variable RemLev (Niveau de rappel d'une facture) a été ajoutée dans les Champs corps du document des layouts de rappel.
Affichage de plus de 1000 dossiers
Cette fonctionnalité principalement prévue pour les fiduciaires permet d'afficher plus de 1000 dossiers. Ne tient donc plus compte de la limite imposée par WinBooks.
Connexion Internet (nouveaux paramètres)
Lorsque vous envoyez simultanément un certain nombre de rappels ou de factures par mail, certains "gestionnaire de mails" peuvent bloquer l'envoi de vos mails et/ou les considérer comme SPAMS.
Liste des paramètres
La liste des paramètres a été adaptées en fonction de toutes les nouveautés et modifications reprises dans ce document.
