Nouvelles fonctionnalités


Comptabilité générale

Lettrage à partir de l'encodage des factures

Lors de l'encodage des factures et des notes de crédit sur achats et ventes il est désormais possible d'effectuer un lettrage avec un paiement d'acompte, un autre document ou un groupe de documents.

Le principe de lettrage est identique à celui utilisé en saisie des opérations financières et diverses ou en consultation des comptes

Pour lettrer à partir de l'écran d'encodage d'une facture ou d'une note de crédit vous pouvez :

Si vous avez opté pour la première méthode, le montant sélectionné est automatiquement repris et  s'affiche en regard de la devise.

En plaçant votre curseur sur un tooltip est affiché reprenant les documents liés à votre facture.

 

Afficher le journal par défaut pour les 4 types d'encodage.

 Pour paramétrer l'encodage des pièces comptables

  1. Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l'option PARAMÉTRAGE et ensuite sur l'option GÉNÉRAL.
  2. Cliquez sur l'onglet ENCODAGES
Onglet Journal par défaut

Renseigner,  lorsque c'est nécessaire le code journal à afficher par défaut dans l'écran d'encodage.

Ce journal peut bien sur être modifié.

Récupération automatique de la liste des taux de change ECB (Euro foreign exchange reference rates) 

Permet de récupérer chaque jour et de manière automatique les taux de change fournis par la banque centrale européenne pour ce dossier.

Le premier utilisateur qui rentre dans un dossier doit accepter ou non la mise à jour des taux de change. S'il accepte, la date de synchronisation est mémorisée dans le fichier des paramètres.
Les taux de changes sont récupérés du site de la banque centrale européenne : http://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html

Pour activer la récupération des taux de change

  1. Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l'option PARAMÉTRAGE et ensuite sur l'option GÉNÉRAL.
  2. Cliquez sur l'onglet ENCODAGES
Onglet Généralités


Pour autant que la gestion des devises soit activée, vous pouvez cocher l'option Mise-à-jour des taux de change.

Chaque jour, le premier utilisateur qui rentre dans un dossier pour lequel cette option a été activée reçoit ce message  : 

Transfert d'un compte général vers un compte client ou fournisseur.

Lorsque vous cliquez sur     en consultation des écritures des comptes généraux, vous pouvez choisir le type de compte sur lequel le transfert peut être effectué.

Il est désormais possible de transférer une imputation comptabilisée sur un compte général vers un compte client ou fournisseur.

Uniquement valable pour des imputations comptabilisées dans les opérations diverses ou financières.

Très utile pour effectuer des transferts à partir du compte d'attente CODA par exemple.

Calcul des intérêts sur compte courant 

En consultation de l'historique des écritures comptables d'un compte général, le bouton  permet d'accéder à l'écran de calcul des intérêts sur un compte.  Cette fonctionnalité sera principalement utilisée pour les comptes courants des associés, du gérant...

Renseignez ensuite l'intervalle de dates,  le taux et choisissez la méthode.

 

Taux = Taux d'intérêt qui sert de base aux intérêts "fictifs" dont les gérants ou administrateurs dirigeants de société ont bénéficié sur les dettes qu'ils avaient à l'égard de leur société. 

Méthode 1 : calcule le montant des intérêts par opération

Méthode 2 :  calcule le montant des intérêts sur le solde du compte à chaque changement de date d'opération

Cliquez ensuite sur 

Le détail des calculs est affiché suivant la méthode choisie.

Pour chaque opération, vous retrouvez l'intervalle de dates, le nombre de jours de cet intervalle, ainsi que les intérêts débiteurs et/ou créditeurs.

Le calcul s'effectue à partir du lendemain de la date de l'opération.


Lorsque le calcul a été généré, le résultat de celui-ci peut être imprimé sous forme de liste à l'aide du bouton Imprimer.

Si vous changez de méthode de calcul, n'oubliez pas de demander un nouveau calcul.

Envoi des duplicatas de facture lors de l'envoi de rappel par mail

Lors de l'envoi des lettres de rappel par mail, un duplicata des factures de vente sous format PDF peut être joint à ce mail.

Pour autant, que ces factures au format PDF se retrouvent être liées aux factures de vente de votre comptabilité.

Soit à partir du module de facturation de WinBooks, soit à partir de Logistics ou encore, à partir de Virtual Invoice.

 

Compléter le paramétrage des rappels

Une nouvelle case à cocher a été ajoutée dans l' Onglet E-Mail :  Joindre un duplicata des factures

Deux options permettent à l'utilisateur de définir si les duplicatas sont à joindre dans le cas où pour chaque facture mentionnée dans le rappel, un fichier PDF ne serait pas lié.

Grâce à l'option Uniquement si on a tous les PDF's concernés vous pouvez indiquer de n'envoyer de duplicata que si un fichier PDF est disponible pour toutes les factures à rappeler.

Pour éviter que la taille de certains mails ne soit trop importante, vous pouvez limiter le nombre de duplicatas joint à celui-ci. Dans ce cas, ce sont les duplicatas des dernières factures qui sont sélectionnées.


Réorganisation simultanée sur 2 exercices

Lorsque vous faites appel à la réorganisation d'un dossier  Dossier/Maintenance/Reorganisation, vous avez la possibilité d'exécuter la réorganisation sur les deux exercices courants simultanément.

Pour ce faire, cocher l'option Traitement des 2 exercices courants.

Ne cochez cette option que si c'est vraiment nécessaire, pour éviter un temps de traitement plus long.

 

 DNA : affichage nouvelle codification

Affichage et impression des nouveaux codes DNA.


Les impressions

Période par défaut pour l'impression des listes comptables

Lorsque vous vous trouvez dans le menu des impressions des listes comptables, il est désormais possible de mémoriser une fourchette de périodes par défaut.

Utile si vous désirez imprimer une série de listes en une fois sans à chacune de celles-ci devoir renseigner les périodes de sélection.

Cliquez sur 

 

Renseignez les périodes par défaut

 

Chaque fois que vous sélectionnez une liste comptable (ou plusieurs) les zones Périodes sont automatiquement mises à jour en fonction de ces paramètres par défaut.

Si vous ne désirez plus conserver les valeurs par défaut, décochez la case Utilisation des paramètres par défaut. Cette option n'est nécessaire que si vous ne désirez pas conserver les paramètres tant que vous êtes dans le menu des impressions. Si vous quittez le menu des impressions, les paramètres ne sont pas conservés.

Insertion d'un logo sur les listes

Dans la version Fiduciaire, pour attribuer un logo qui doit figurer dans le coin supérieur gauche de toutes les listes imprimées à partir de WinBooks (excepté les Documents Administratifs) :

  1. Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l'option PARAMÉTRAGE et ensuite sur l'option LOGO.
  2. Renseigner le Code administrateur.
  3. Choisissez d'imprimer un logo.
  4. Indiquer le répertoire où se trouve le logo à utiliser.
    Le bouton  permet de supprimer le chemin d'accès au logo et d'activer l'option  Sans logo
  5. Le logo sélectionné s'affiche dans le cadre prévu à cet effet.

    Le format du logo doit être de type jpg et sa taille ne doit pas dépasser 1000 ko.

     

    Il n'y a pas de test spécifique sur le RATIO (rapport Largeur/hauteur).
    Cependant il y a une largeur et une hauteur maximum sur lesquels nous nous basons pour redimensionner l'image.
    Largeur Max = 2400 twips (environ 160 Pixels ou 4.2 cm)
    Hauteur Max = 900 twips (environ 60 Pixels ou 1.5 cm)

    Ce logo s'imprime sur toutes les listes de TOUS les dossiers. Si vous ne désirez pas imprimer ce logo pour un dossier bien précis, cocher l'option Ne pas imprimer le logo pour ce dossier dans les Paramètres d'impression.

Confidentialité

Accès limité par type d'encodage.

Outre la limitation au programme d'encodage, la limitation peut maintenant se faire pour chacun des 4 types d'encodages.

Confidentialité par code journal.

Lorsque vous sélectionnez un code journal vous avez dès ce moment, la possibilité d'activer la confidentialité de ce journal

    

Facturation

Facture électronique envoyée par mail

WinBooks permet d'envoyer les factures et les notes de crédit par mail sous forme de fichiers joints.

Les e-mails sont donc envoyés avec un texte figé et la facture attachée à l'e-mail en format .PDF et .XML. Le format PDF est fréquemment utilisé et des outils gratuits au téléchargement sont disponibles sur internet.

Le fichier XML respecte le format UBL.(Universal Business Language)

Activer le paramétrage

  1. Cliquez sur le menu FACTURATION - Paramétrage
  2. Cliquez sur l'onglet Fac-Electronique
  3. Activez l'option Utiliser la facture électronique 
  4. A hauteur des différents onglets représentant les langues d'impression, vous pouvez insérer un texte d'introduction qui sera repris dans le mail. Vous pouvez insérer ce texte dans 4 langues : Français/Néerlandais/Anglais/Allemand. Le client recevra le mot d'introduction suivant la langue paramétrée dans sa fiche.
    Si vous désirez personnaliser ce texte d'introduction pour le client, 3 variables peuvent être ajoutées dans le texte :

PARAMÉTRAGE

Une copie des e-mails peut être envoyée à une adresse e-mail prévue à cet effet. Ce qui vous permet d'archiver les mails envoyés.

Pour cela, cochez l'option Souhaitez-vous qu'une copie de chaque rappel soit envoyé sur une autre adresse mail ?

Adresse Copie cachée (Bcc)

Insérez l'adresse E-mail où vous souhaitez archiver les copies des e-mails envoyés.

Objet du mail

Insérez le titre qui sera repris sur les e-mails. Ce titre est donc identique d'un envoi à un autre et d'un client à un autre.

Paramétrage du compte mail pour l'envoi - Ouvrir l'écran

Retrouvez ici le paramétrage du compte mail que l'on retrouve pour les paramétrages Internet de WinBooks Configurer la connexion internet.

Utiliser Outlook

Si vous travaillez avec Outlook, vous pouvez cocher cette case, dans ce cas inutile de paramétrer la connexion internet de Winbooks. Une copie des mails envoyés est dès lors conservée dans votre boite d'expédition.

Conditions générales

Si vous désirez joindre un fichier pdf contenant les conditions générales, indiquez le répertoire où se trouve ce fichier. 

Veillez à ce que tous les utilisateurs du module facturation aient bien accès à ce répertoire.

C'est l'adresse Email renseignée pour l'envoi des rappels du client qui est utilisée pour l'envoi des factures..

Si cette Adresse Email pour rappel/facture n'est pas présente dans la fiche du client, celle-ci est automatiquement ajoutée lors de l'enregistrement des paramètres. Elle est remplie sur base de la zone e-mail si celle-ci a déjà été installée.

Simultanément, la zone Utiliser la facturation papier est ajoutée. Par défaut tous les clients reçevront une facture par mail.

 

Envoi des factures

Lorsque vous avez terminé l'encodage d'une facture, cliquez sur  . La facture est immédiatement envoyée par mail et enregistrée.

Si vous prévisualisez une facture, vous pouvez également à partir de cet écran, envoyer votre facture par mail.

Le bouton n'est pas disponible si l'adresse mail du client n'est pas renseigné ou si la zone Utiliser la facturation papier est cochée.

 

Envoi différé

Le traitement est identique aux impressions différées, si ce n'est que le statut Envoyé affiché en regard des factures déjà envoyées par mail.

 

Après sélection des différentes factures  pressez sur , WinBooks détecte le paramétrage e-mail et quelques questions vous sont alors posées.

Souhaitez-vous envoyer les factures par mail à tous les clients pour lesquels une adresse mail est précisée dans leur fiche ?

Ceci est concrétisé par un pictogramme représentant une enveloppe accompagnée d'une flèche jaune dans la colonne @.

 

 Il est possible de modifier l'adresse mail du client à partir de ce point en double cliquant sur . Celle-ci sera automatiquement mise à jour dans la fiche signalétique du client dans la zone Adresse Email pour rappel/facture.


Cliquez sur  pour envoyer les factures par e-mail à ces clients.

Cliquez sur  pour lancer l'impression des rappels (un message pour confirmer l'impression est alors présenté).

Si vous avez répondu Oui lors du message précédent, vous recevez alors ce message complémentaire :

Souhaitez-vous l'impression d'une copie papier de chaque facture envoyée par mail?

Selon votre réponse, vous recevez :

soit la fenêtre pour la confirmation Envoi par mail avec copie papier ? Confirmez-vous ?

Soit la fenêtre pour la confirmation Envoi par mail sans copie papier ? Confirmez-vous ?

Les e-mails sont donc envoyés directement aux destinataires.

Modules bancaires

Coda

Toutes les écritures d'un fichier CODA s'imputent sur un seul compte général

Si vous avez défini un compte général dans la zone « Imputation auto CODA » d’un journal financier, toutes les écritures de l’extrait de compte seront directement imputées sur ce compte général sans aucune autre forme de recherche.

 

Cette fonctionnalité est utilisée par les sociétés de recouvrement de créances par exemple, tous les versements perçus sur un compte bancaire doivent être imputés sur un compte général et qui correspond aux montants à reverser à leur clients.

 Autres paramètres CODA

Choisissez le menu OPÉRATIONS, l'option RÉCUPÉRATION DES FICHIERS CODA.
Cliquez sur  pour définir les paramètres généraux de la récupération.

Eclatement d'autres types de versements collectifs (Onglet traitement)

Comme pour les virements collectifs, dans les fichiers CODA, on peut retrouver le total des encaissements (par VCS, par exemple) ainsi que leur détail. Cette globalisation est effectuée par votre banque.

Vous pouvez choisir  de ne récupérer que le montant total fourni par la banque ou le détail des encaissements.

Cette nouvelle option permet de distinguer les deux types de regroupements (Virements collectifs fournisseurs et autres globalisations)

Injection de plusieurs fichiers CODA qui portent le même numéro d'extrait. (Onglet traitement)

Certaines sociétés ne reçoivent leurs extraits de compte qu'une fois par semaine ou par mois,  suivant le contrat passé avec leur banque.

Toutefois, elles reçoivent un fichier CODA  journalier. Fichier CODA  qui reçoit à chaque fois le même numéro d’extrait.

Par exemple : le premier mois de l'année, elles reçoivent 20 fichiers CODA portant le numéro d’extrait 1.

 

Si votre entreprise se trouve dans cette situation, cochez l’option :   Récupération plusieurs fichiers CODA.

Vous pourrez ainsi injecter plusieurs fichiers CODA qui portent le même numéro d’extrait.

WinBooks se charge d’attribuer un numéro séquentiel à chacun des fichiers injecté.

 

Voici la structure des numéros de pièce si vous avez choisi cette option :

Les deux premières positions sont réservées au millésime qui passe donc de 4 à 2 positions. Par exemple 13 pour l’année 2013

Les six positions suivantes seront utilisées par WinBooks de la façon suivante :

Positions 3 à 6 : Le numéro d’extrait

Positions 7 et 8 : Le numéro d’ordre séquentiel du fichier CODA

Exemple :

Vous injectez deux fichiers CODA pour l’extrait de compte N°1

1er fichier CODA : 13000101

2ème fichier CODA : 13000102

Lors de la réception du premier CODA pour l’extrait 2, le numéro de pièce passera à 13000201

Actuellement seul le solde de début du nouveau CODA par rapport au solde de fin du CODA précédent est contrôlé.

Déplacement du fichier CODA dans un autre répertoire après son traitement (Onglet localisation)

Lors de leur récupération à partir de la banque, Isabel ou CODABOX,  les fichiers CODA sont placés dans un répertoire. Ce répertoire,  à la longue, peut devenir assez conséquent et il est dès lors difficile de retrouver les fichiers CODA qui restent à exploiter.

En cochant cette case, vous pouvez dès lors renseigner le chemin du répertoire vers lequel le fichier CODA doit être déplacé. 

Cette zone est remplie par défaut avec le chemin du dossier comptable suivi de CODA\PROCESSED.

Lors de l’injection de l’extrait compte CODA dans les financiers, le fichier CODA injecté sera déplacé dans ce répertoire. De manière à ce que dans le répertoire de réception ne se retrouve que les fichiers CODA qui doivent encore être traités.


Gestion des fichiers PDF associés au fichier CODA (Onglet localisation)

Gestion des documents scannés

Les fichiers CODA peuvent être accompagnés d'un PDF reprenant en clair l'ensemble des écritures de l'extrait de compte. Chaque PDF peut être attaché automatiquement aux écritures financières avec le programme Virtual Invoice de WinBooks.

Ces fichiers PDF sont stockés dans un répertoire spécifique.

En activant cette option, la zone Localisation des fichiers PDF sources  devient accessible. Indiquer dans cette zone, le chemin du répertoire dans lequel se trouvent les fichiers PDF.

Lors de l’injection des fichiers CODA, les fichiers PDF retrouvés sont automatiquement liés à l’extrait de compte bancaire.

Il est impératif que le nom du fichier PDF porte le même nom que le fichier CODA. Seule l’extension du fichier change.

Cette option n’est accessible que si Virtual Invoice est actif pour ce dossier.

Chemin par défaut CODABOX

Les fichiers Pdf fournis par CODABOX sont stockés dans des sous-répertoires distincts: un sous répertoire par compte bancaire.

Par exemple :   Dans Q:\CODABOX\Alpha  vous retrouvez un sous-répertoire par compte bancaire pour la société Alpha.

(Q:\CODABOX\Alpha\BE27999156163074 , Q:\CODABOX\Alpha\BE27999144172075   etc…)

Pour ne pas devoir renseigner la liste de tous les répertoires,  introduisez le chemin du répertoire principal. C’est-à-dire : Q:\CODABOX\Alpha\  dans la zone  Localisation des fichiers PDF sources

Cochez ensuite la case Chemin par défaut CODABOX.  Les paramètres suivants %IBAN%\pdf sont ajoutés à la suite du répertoire. Vous avez donc : Q:\CODABOX\Alpha\%IBAN%\pdf

Lors de l'injection des fichiers CODA, WinBooks adapte le chemin de localisation des fichiers PDF et retrouve donc les fichiers PDF pour chaque compte bancaire.

Attention : les extraits papiers sont toujours obligatoires en cas de contrôle fiscal.

 

Injection simultanée de plusieurs fichiers CODA

Lorsque vous cliquez sur  pour rechercher le fichier CODA à traiter,  vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers CODA (CTRL + Clic) ou (SHIFT + Clic)

Dès que vous avez sélectionné plusieurs fichiers, une liste déroulante permet de les afficher.

Procédez ensuite à l’injection des fichiers en cascade.  Les contrôles sont effectués sur chaque fichier de la même manière que lors de l’injection d’un fichier isolé. Avec à chaque message d’avertissement éventuel, la possibilité ou non d’interrompre la procédure.

Les fichiers CODA sont injectés suivant l’ordre dans lequel ils sont présentés dans la liste déroulante.

C’est à la fin de l’injection du dernier fichier CODA que le message vous demandant de continuer dans le journal financier est affiché.

Lorsque vous sélectionnez plusieurs fichiers à injecter simultanément, l’option ‘Visualiser’ est grisée.

Si vous interrompez la procédure, les fichiers CODA déjà injectés restent comptabilisés.

 

Ajout de la colonne "Marqué payé" en consultation de l'historique des fournisseurs

Dans le module des virements automatiques aux fournisseurs, vous avez la possibilité, lorsque vous effectuez les paiements de marquer les factures comme payées.

Cette option, permet de bloquer les factures afin qu'elles ne soient pas reprises dans une nouvelle proposition. Utile si vous ne générez pas les opérations diverses de paiement ou si vous gérez plusieurs propositions de paiement simultanément.

L'ajout de la colonne "Marqué comme payé" permet de suivre ces factures dans l'historique des fournisseurs.

 

Accès aux comptes bancaires disponible avec le module SEPA

Auparavant l'écran d'enregistrement des 3 comptes bancaires (dans une fiche fournisseur) ne pouvait se faire que si le module "Virements internationaux" ou "Virements hors SEPA" était activé.

Intrastat

Réécriture des écrans d'encodage Intrastat (Rapidité encodage des factures)

Les écrans Intrastat présentés lors de l'encodage des différentes factures et notes de crédit ont été "réécrits".

La Région et le Type de transaction ne sont plus uniquement conservés par session d'encodage, mais définitivement mémorisés dans le fichier des paramètres.


Immobilisés

Gestion des catégories dans plusieurs listes des immobilisés
Nouveaux paramètres

 

Reprises Excel

Import Excel des signalétiques clients et fournisseurs

Import excel du signalétique plan comptable

Import Excel des fiches d'immobilisés

Import Excel d'une opération diverse

Autres législations

Luxembourg

Bilans interne et officiel luxembourgeois + certification Ecdf (Release 5.50)

4-5 premières pages de la déclaration annuelle (Release 5.50).

Layout 2013 déclaration TVA périodique (Release 5.50)

Adapation du layout papier et XML du fichier de la déclaration TVA  périodique 2013.

Virements SEPA

Vous pouvez générer un fichier SEPA à partir d'un compte donneur d'ordre luxembourgeois.  Et ce, quelle que soit la législation du dossier.

C'est un fichier SEPA avec les particularités luxembourgeoises qui est généré.

France

Bilan interne

Virements SEPA

Vous pouvez générer un fichier SEPA à partir d'un compte donneur d'ordre français.  Et ce, quelle que soit la législation du dossier.

C'est un fichier SEPA avec les particularités françaises qui est généré.

Les fichiers de paiement Hors SEPA ne peuvent être générés avec un compte donneur d'ordre français.

 

Autres fonctionnalités

Ajout de la notion de division lors de la génération du fichier XML des fiches 281.50

Lors de la génération du fichier XML, vous pouvez introduire un N° de division.

Très utile lorsque deux départements doivent générer les fiches 281.50 chacune de leur côté.

Imprimer le niveau de rappel par facture

La variable RemLev (Niveau de rappel d'une facture) a été ajoutée dans les Champs corps du document des layouts de rappel.

Affichage de plus de 1000 dossiers

Cette fonctionnalité principalement prévue pour les fiduciaires permet d'afficher plus de 1000 dossiers. Ne tient donc plus compte de la limite imposée par WinBooks.

 

Connexion Internet (nouveaux paramètres)

Lorsque vous envoyez simultanément un certain nombre de rappels ou de factures par mail, certains "gestionnaire de mails" peuvent bloquer l'envoi de vos mails et/ou les considérer comme SPAMS.


4 paramètres peuvent être définis afin d'éviter ces blocages :
les paramètres Nombre maximum de mails par connexio* et Temps d'attente entre 2 connexions successives sont à utiliser simultanément
Ils permettent de définir le nombre de mails que vous désirez envoyer par groupe et le temps d'attente entre l'envoi de chacun de ces groupes de mails.
Par exemple, votre provider vous bloque après l'envoi de 50 mails automatiques. 
Vous paramétrez *49* dans la zone Nombre maximum et 2 secondes dans la zone temps d'attente
Lorsque vous envoyez 200 mails, les 49 premiers mails sont envoyés et une pause de 2 secondes est effectuée avant l'envoi d'une seconde série de 49 mails et ainsi de suite.
Les deux derniers paramètres Temps d'attente entre 2 tentatives si service indisponible et Nombre maximum de tentatives si service indisponible permettent de gérer les accès au service si celui-ci est indisponible.


Liste des paramètres

La liste des paramètres a été adaptées en fonction de toutes les nouveautés et modifications reprises dans ce document.

 

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