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Vous pouvez si nécessaire, vérifier ou modifier certaines règles avant le lancement des demandes d'approbation.
1ère étape Génération de la demande d'approbation
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Soit vous sélectionnez tous les documents du répertoire actif avec possibilité d'y inclure les sous dossiers ou d'indiquer un document de départ. Ce document de départ peut correspondre à un numéro de pièce comptable ou une partie de nom de fichier.
Info Par "répertoire actif" on entend, le répertoire dans lequel vous êtes positionné au moment de lancer la génération des demandes d'approbation.
- Une Soit une sélection précise de documents.
Uniquement les
Pour chacune des deux options, vous pouvez également tenir compte ou non des factures non payées.
Cliquer sur GENERER lorsque votre choix est fait
Une fois la génération terminée, les cachets de demande ont été apposés suivant les règles définies sur les documents concernés, les E-mails de notification sont en attente dans la MailBox de Virtual Invoice.
De même, le programme est prêt à envoyer les copies des documents qui doivent se retrouver dans le répertoire personnel de chaque signataire.
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Si vous l'avez demandé, un rapport de génération vous est présenté comme affiché ci-dessous. En cliquant sur chaque ligne, la facture correspondante est affichée avec les cachets de demande apposés.
Une croix rouge signifie qu'aucun cachet de demande n'a été apposé sur la facture, un commentaire vous en explique la raison. vous pouvez de cette façon corriger en apposant manuellement un cachet, la croix rouge sera remplacée par un V vertbleu.
Par exemple, la mention "Référence fournisseur manquante" signifie que Virtual Invoice ne peut identifier la référence fournisseur de la facture et donc ne peut appliquer la règle correspondante. A vous de compléter la référence fournisseur sur la facture (Bien identifier le fournisseur), ou d'apposer directement le cachet de demande d'approbation sur la facture.
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3ème étape Envoi des E-mails aux approbateurs
Cliquez sur
pour envoyer les E-mailsInfo |
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L'action de supprimer un E-mail entraîne moyennant confirmation la suppression de tous les cachets de demandes apposés sur les factures pour ce signataire |
Info |
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permet Permet de visualiser le texte du mail |
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Lorsque les demandes d'approbations sont envoyées :
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