Page History

Het doel van deze overzichtstabel is om vlug een overzicht te hebben van de te behandelen documenten en taken, hetgeen moet worden ingeboekt ...van de voornaamste dossiers van zodra de boekhouder inlogt in zijn WinBooks-toepassing.

Image Added 

Wat zijn de vereisten om de overzichtstabel te kunnen gebruiken? 

• Werken met een fiduciaire licentie
• WinBooks Versie minimum 7.00.570
• De boekhoudgegevens moeten zich op een Windows-server bevinden 
• Beschikken over een Virtual Invoice licentie (verplicht)
• Beschikken over een toegang tot WinBooks Connect (facultatief)
• Beschikken over de modules CODA en/of Lonen DP (facultatief)
• Elke gebruiker van de overzichtstabel moet over zijn eigen WinBooks Id beschikken, dat op zijn beurt moet overeenkomen met een mailadres en zijn wachtwoord. De tabel die aan de WinBooks ID gelinkt is, is dus specifiek voor elke gebruiker.
• Installeer de Offload Service op de server waarop de gegevens zich bevinden. De overzichtstabel voor fiduciaires is onafscheidelijk verbonden met de Offload Service. Deze service zorgt voor: 
  • het downloaden van documenten;
  • het ter beschikking stellen van de documenten bij de boekhouder;

  • het weergeven van een telling van wat beschikbaar is.
    
    

    Warning
    De installatie van de Offload Service is gedetailleerd beschreven in de technische documentatie, gereserveerd voor verdelers. Een andere installatiegids is beschikbaar voor multi-licentie omgevingen (voornamelijk voor onze hosters). (Klik op één van deze lijnen om toegang tot het betrokken document te bekomen)

    
    

• De componenten WinBooks DataExchange, WinBooks MessageQueue en WinBooks Connect moeten op elke post geïnstalleerd zijn waar WinBooks geïnstalleerd is.
• Controleer de eigenschappen van de Offload Service via Dossier/Overzichtstabel-Automate/Algemene configuratie
• Deze verschillende parameters zijn automatisch ingevuld in functie van de ontvangen informatie van de server waar uw gegevens zich bevinden en dus ook van de Offload Service.
  
  Image Added 
  Na activatie van de Offload Service, verschijnt het volgend icoonImage Added.
  U kunt de overzichtstabel nu gebruiken.

Toegang tot de overzichtstabel

Om toegang te hebben tot de overzichtstabel, klik op Image Added of ga via de menu Dossier / Overzichtstabel - Automate /  Overzichtstabel voor fiduciaires  / Visualisatie.

Een dossier toevoegen in de overzichtstabel

• Open het boekhouddossier dat u in de overzichtstabel wenst te integreren.
• Klik op Image Added .

• De overzichtstabel wordt geopend. Klik op Image Added.
  
  Image Added  
  
  WinBooks geeft u de lijst weer met directory's die nodig zijn voor de telling van de verschillende te behandelen bestanden (Virtual Invoice documenten, te boeken CODA, SODA, e-FFF SocSec bestanden). 
  Deze directory's werden vanzelfsprekend uit de verschillende parameters van WinBooks gehaald.

  Info
  Indien u het pad van deze directory's in dit scherm wijzigt, zal dit automatisch worden bijgewerkt in de parameters van WinBooks en omgekeerd.

  
  Vervolgens wordt u voorgesteld om de toevoeging van dit dossier in de overzichtstabel voor fiduciaires te bevestigen.
  
  

  Info
  Technische informatie: Wanneer u dit dossier toevoegt aan de overzichtstabel voor fiduciaires, worden de modules Offload Communication en Offload Dashboard Compute enkel voor dit dossier op het digitalisatieplatform van WinBooks geactiveerd.

  
  

• Het automatisch downloaden van documenten in Virtual Invoice is per default aangevinkt. Vanaf nu zullen uw documenten van zodra ze verwerkt zijn via de Optimum of de Premium processing, in de overeenkomstige Virtual Invoice directory's geplaatst worden.

  Info
  Technische informatie: Wanneer u het automatisch downloaden van documenten in Virtual Invoice voor dit dossier activeert, wordt de module Offload Data Transfer enkel voor dit dossier op het digitalisatieplatform van WinBooks geactiveerd.

  
  

  Warning
  Dezelfde directory's, evenals de opties van het subvenster 'Automatisatie', worden gebruikt voor de Automatisatiefunctie en worden in detail beschreven in het desbetreffende hoofdstuk.

  
  Klik op 'Bewaren' om de toevoeging van uw dossier in de overzichtstabel te beëindigen.
  
  Image Added

• Het huidige dossier werd toegevoegd in het grijs in de tabel. 
  
  

  Note
  Herhaal deze handeling voor elk dossier dat u in de overzichtstabel wenst op te volgen.

  
  

  Info
  De overzichtstabel wordt herberekend op het moment dat u het dossier verlaat.

  
  

• U kunt eveneens vragen om de overzichtstabel bij het opstarten van WinBooks weer te geven.

  Tip
  Om deze functionaliteit maximaal te optimaliseren, raden wij u aan om in deze tabel enkel de dossiers weer te geven die u beheert.

  
  

  Warning
  Als de lijn van het dossier grijs blijft, gelieve op het digitalisatieplatform na te gaan of u wel degelijk toegangsrechten hebt tot het betrokken dossier.

  
  

  Note
  U kunt uw dossier eveneens toevoegen in de overzichtstabel via de menu Dossier/Overzichtstabel-Automate/Overzichtstabel voor fiduciaires/Toevoeging - Wijziging

  
  
  

Welke informatie kunt u terugvinden in de overzichtstabel voor fiduciaires?

Image Added

Naast de verkorte naam, de volledige naam en het ondernemingsnummer, vindt u volgende informatie in het overzicht terug:

• Update

  Datum en uur van de laatste update van de tabel.
  Het updaten van de overzichtstabel vindt plaats wanneer u een dossier verlaat, wanneer u op de knop Image Added klikt en automatisch op het uur dat u in de Offload Service hebt ingesteld.
  Wanneer u op Image Added klikt, wordt er gevraagd om de tabel te verlaten om niet geblokkeerd te zijn voor de tijd dat het updaten in beslag neemt. Inderdaad, de duurtijd van het updaten is afhankelijk van het aantal te behandelen dossiers.
  Van zodra het updaten gedaan is, verschijnt er een boodschap om u te verwittigen dat de update beëindigd is.
  
  

  Info
  Het doel van de Offload Service is om de gebruiker niet te blokkeren tijdens de behandeling (het updaten in dit geval) die op de achtergrond plaatsvindt.

  
  

• Facturen

  • Bureau klanten

    • Aantal documenten (facturen) die zich op het bureaublad van de klant bevinden, klaar om naar zijn boekhouder (accountant) te versturen. (De boekhouder heeft hier geen toegang toe.) 

  • Te valideren 

    • Aantal door de boekhouder te valideren (goed te keuren) documenten om naar 'processing' te worden gestuurd.
    • Wanneer u in dit veld dubbelklikt, zal WinBooks Connect geopend worden en zich positioneren op de pagina van de facturen.
      
      
      Image Added

  • Te behandelen 

    • Aantal documenten in Virtual Invoice (Aantal documenten teruggevonden in de map 'Ready' en haar submappen) die klaar zijn om in de boekhouding te worden ingelezen .
    • Wanneer u in dit veld dubbelklikt, zal Virtual Invoice geopend worden en zich positioneren in de map 'Ready'.
      
      Image Added

  • Voor

    • Laatste periode voor dewelke de klant gepreciseerd heeft dat alle documenten verstuurd waren. 

• Documenten

  • Te behandelen
    • Aantal door de boekhouder (accountant) te behandelen documenten in WinBooks Connect (verstuurd door de klant).
    • Wanneer u in dit veld dubbelklikt, zal WinBooks Connect geopend worden en zich positioneren op de pagina van de documenten.
      
      Image Added 
      

• Coda's

  • Te behandelen

    • Aantal te behandelen CODA-bestanden

    • Wanneer u in deze kolom op een andere regel (ander dossier) dubbelklikt, zal WinBooks dit andere dossier openen.
      
      

      Warning
      Indien u de CODA-directory's gedefinieerd hebt met de variabele %IBAN%, zorg er dan voor dat uw CODA-bestanden voorzien zijn van een IBAN-nummer. Inderdaad, bepaalde CODA-bestanden zijn nog geïdentificeerd met een BBAN rekeningnummer.

      
      

• Sec. Soc.

  • Soda's

    • Aantal te behandelen SODA-bestanden

    • Wanneer u in deze kolom op een andere regel (ander dossier) dubbelklikt, zal WinBooks dit andere dossier openen.

  • e-FFF's 

    • Aantal te behandelen e-FFF SocSec bestanden

    • Wanneer u in deze kolom op een andere regel (ander dossier) dubbelklikt, zal WinBooks dit andere dossier openen.
      
      

• Berichten

  • Ongelezen

    • Aantal ongelezen berichten in WinBooks Connect

    • Wanneer u in dit veld dubbelklikt, zal WinBooks Connect zich openen en zich positioneren op de pagina van de berichten. 
      
      Image Added
      
      

      Info
      Het betreft de berichten bestemd voor de gebruiker die geconnecteerd is in functie van zijn WinBooks Id.

      
      

• Taken

  • Te behandelen 

    • Aantal te behandelen taken in WinBooks Connect 

    • Wanneer u in dit veld dubbelklikt, zal WinBooks Connect zich openen en zich positioneren op de pagina van de taken.
      
      

  • Vervallen 

    • Aantal vervallen taken in WinBooks Connect

    • Wanneer u in dit veld dubbelklikt, zal WinBooks Connect zich openen en zich positioneren op de pagina van de taken.
      
      Image Added
      
      

      Info
      Het betreft de taken bestemd voor de gebruiker de geconnecteerd is in functie van zijn WinBooks Id.

      
      

Overzichtstabel tijdens het openen van WinBooks

Indien u de optie 'Dit scherm tonen bij het openen van WinBooks' geactiveerd hebt, wordt er een beknopte overzichtstabel weergegeven van zodra u van dossier wijzigt of een dossier opent.

Image Added 

U hebt twee mogelijkheden om een dossier te openen:

Indien dit dossier aanwezig is in de overzichtstabel, dubbelklik op dit betrokken dossier. Zo niet, selecteer uw dossier in de afrolmenu 'Bedrijf' van de beknopte overzichtstabel.

Een dossier uit de overzichtstabel wissen

• Open het boekhouddossier dat u uit de overzichtstabel wenst te wissen.
• Klik op Image Added .
• De overzichtstabel wordt geopend. Klik op Image Added. 
• Het betrokken dossier is nu verwijderd.
  

  Image Added

L'objectif de ce tableau de bord est de disposer d'une vue rapide sur les documents et tâches à traiter, à encoder...  lorsque le comptable se connecte à son application WinBooks,

Image Removed

Quels sont les prérequis pour exploiter le tableau de bord ?

...

• Télécharger les documents
• Les mettre à disposition du comptable
• Effectuer le comptage de ce qui est disponible

...

Ajouter un dossier dans le tableau de bord

...

Cliquer sur Image Removed

...

Cliquez sur Enregistrer pour finaliser l'ajout de votre dossier au tableau de bord.

...

Le dossier courant est ajouté en grisé dans le tableau. 

...

Quelles informations pouvez-vous retrouver dans la tableau de bord fiduciaire ?

Image Removed

Outre le nom abrégé, le nom complet et le N° d'entreprise vous retrouvez les informations suivantes :

Mise à jour

...

Factures

...

Bureau client 

• Nombre de documents qui se trouvent sur le bureau du client prêt à être envoyé à son comptable (Le comptable n'y a pas accès)

A approuver 

...

A traiter 

...

Pour

• Dernière période pour laquelle le client à précisé que tous les documents étaient envoyés.

Codas

A traiter

...

Nombre de fichiers CODA à traiter

...

Sec. Soc.

...

Sodas

• Nombre de fichiers SODA à traiter

• Si vous double-cliquez sur cette case dans une autre ligne, WinBooks va ouvriir ce dossier.

e-FFF's 

...

Nombre de fichiers e-FFF Soc Sec à traiter

...

Messages

Non lus 

...

Nombre de message non lus dans WinBooks Connect

...

Tâches

...

A traiter 

• Nombre de tâches à traiter dans WInBooks Connect

• Lorsque vous cliquez sur cette case, WinBooks Connect va s'ouvrir et se positionner sur la page des tâches

Echues 

...

Nombre de tâches à échues dans WInBooks Connect

...

Documents

Non lus 

...

Nombre de documents non lus  dans WInBooks Connect

...

Tableau de bord à l'ouverture de WinBooks

Si vous avez activé l'option "Afficher cet écran à l'ouverture de WinBooks" , le tableau de bord condensé est affiché lorsque vous ouvrez ou changez de dossier.

Image Removed

Vous avez deux possibilités pour ouvrir un dossier :

Si celui-ci est présent dans le tableau de bord, double cliquez sur le dossier en question. Sinon, sélectionnez votre dossier dans le menu dans la boîte déroulante.

Effacer un dossier du tableau de bord

• Ouvrez le dossier comptable que vous désirez supprimer du tableau de bord
• Cliquer sur Image Removed
• Le tableau de bord s'ouvre et cliquez sur Image Removed
• Le dossier courant est supprimé du tableau de bord