Page History
Tip |
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Si vous travaillez avec Peppol, vous devez utiliser au moins la version 6.2.16 de Logistics. Les versions précédentes envoyaient au format PEPPOL V3 + PDF et Peppol n'accepte plus de tels documents. Voir Choix de la méthode d'envoi. |
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Paramétrage du module
Vous pouvez activer le module via le menu Dossier > Paramétrage > Paramètres généraux, dans l'onglet 'Options', cochez l'option option 'Facture électronique - UBL'.
Note |
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L'imprimante PDF doit être installée dans LogisticsLogistics et un compte e-mail doit être configuré. |
Ecran de paramétrage
Paramètres généraux
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Cet écran reprend les informations nécessaires ainsi que les préférences pour génération du formats UBL.
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Il est nécessaire de renseigner les champs suivants : Nom société, Adresse, Localité, Pays, Site Web, N° TVA, N° IBAN et N° SWIFT/BIC.
Option | Description |
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Lier les codes Tva aux codes |
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UBL | Permet la configuration des liens entre les codes TVA de Logistics et les codes UBL |
Ne pas conserver les fichiers générés pour l'UBL | Si cette option est activée les fichiers xml ne seront pas conserver dans le dossier de Logistics. |
Utilisation de la note des documents au lieu de la référence | La note indiquée dans le document sera utilisée à la place de la référence |
Utiliser uniquement la référence tiers de la facture pour la référence de la commande dans le format Peppol | Pour un document Peppol, ne pas rechercher le numéro de commande liée à la facture pour le tag id de l'élément cac:OrderReference, seul la référence tiers indiquée dans la facture peut être utilisée. |
Liaison des codes TVA aux codes UBL
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Plateforme
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WinBooks (
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accès au réseau PEPPOL)
Dans Logistics
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Tip |
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Pour la configuration de la plateforme WinBooks, voir Peppol. Pour plus d'information sur les fonctionnalités, veuillez-vous référer à la documentation dédiée : Plateforme de digitalisation |
L'utilisation de la plateforme
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WinBooks permet l'accès au réseau PEPPOL pour l'envoi des documents UBL au format PEPPOL V3.
Option | Description |
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Utiliser la plateforme d'échange |
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WinBooks | Active l'utilisation de la plateforme |
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WinBooks et les fonctions du réseau Peppol | |
Utilisateur & Mot de passe | Identifiant créé sur la plateforme |
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WinBooks. |
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Dossier | Dossier qui sera utilisé sur la plateforme |
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WinBooks pour l'envoi des documents. |
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vous permettra de lister les dossiers disponibles pour la licence et de créer un dossier avec le module Codabox- |
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Peppol directement activé.
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Info | ||
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Les factures envoyées à l'autorité flamande doivent se faire dans le format PEPPOL. Lorsque le format PEPPOL V3 est choisi pour un client, une vérification un contrôle de la présence de son N° numéro de TVA sur le réseau PEPPOL est vérifiée effectué avant l'envoi les des factures électroniques, si . Si le client est trouvé sur le réseau, le document est alors envoyé par ce biais, dans envoyé. Dans le cas contraire, le document sera envoyé par emaile-mail. Pour plus d'informations, voir overheid.vlaanderen.be/e-facturation-pour-fournisseursinvoicing voor leveranciers. |
Configuration de la plateforme Winbooks
Cette section propose un résumé des étapes nécessaire pour la configuration d'un dossier sur la plateforme Winbooks
Pour plus d'information sur les fonctionnalités, veuillez-vous référer à la documentation dédiée : Plateforme de digitalisation
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Vous devez vous rendre sur https://customers.winbooks.be et y entrer avec vos informations revendeur.
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Warning | ||
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Si la licence du client n'est pas disponible dans la liste, merci de contacter le support. |
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Signature des PDF
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Signature dans Adobe Reader
Le destinataire du fichier PDF signé peut recevoir une bande avec un message d'avertissement lorsqu'il ouvre le document avec le programme Adobe Reader.
Ce message signifie que le document signé n'a pas été modifié après envoi, mais l'identité de son auteur ne peut pas être vérifiée. Cela s'explique par le fait qu'Adobe Reader ne dispose pas de certificat associé à la signature de ce document dans sa liste de certificats approuvés. Par défaut, Adobe Reader n'a que son propre certificat d'origine.
Il existe deux méthodes pour résoudre le problème de ce message d'avertissement et ainsi ajouter un certificat dans Adobe Reader (version 11).
- Le moyen le plus rapide consiste à ajouter le certificat dans Adobe Reader à partir du document signé. Cette méthode est bien entendu déconseillée en termes de sécurité car l'authentification de l'auteur ne peut être certifiée à partir d'un document.
- Cliquez sur le bouton Signature panel à droite du message d'avertissement. Dans le champ Signatures qui s'ouvre, faites un clic droit sur la signature du document (Certified by ...) et cliquez sur Show Signature Properties.
- Dans l'écran Signature Properties cliquez sur le bouton Show Signer's Certificate....
- Ensuite, dans l'écran Certificate Viewer dans l'onglet Trust, cliquez sur Add to Trusted Certificates....
- Dans l'écran Import Contact Settings, cochez les options Use this certificate as a trusted root et Certified documents et cliquez sur OK.
- Si le certificat récupéré est contenu dans un fichier de type .fdf (Adobe certificate exchange format), cliquez simplement sur ce fichier. Cliquez ensuite sur Set Contact Trust... et passez directement à l'étape 5.
Si le certificat récupéré est un fichier de type .p7c, .p7b, .cer ou .crt, veuillez suivre les étapes suivantes.- Dans le menu d'Adobe Reader, allez dans Edit > Preferences... Dans l'écran Preferences, sélectionnez la catégorie Signatures et cliquez ensuite sur le bouton More... dans la section Identities & Trusted Certificates
- Dans l'écran Digital ID and Trusted Certificate Settings, choisissez Trusted Certificates et cliquez sur Import.
- Dans l'écran Choose Contacts to Import, cliquez sur Browse ... et sélectionnez le fichier avec le certificat.
- Toujours sur le même écran, sélectionnez dans la liste du haut le contact qui sera ajouté ou qui correspond à l'identité du certificat importé. Sélectionnez ensuite le certificat importé dans la liste en bas et cliquez sur Trust ....
- Dans l'écran Import Contact Settings, cochez les options Use this certificate as a trusted root et Certified documents et cliquez sur OK.
- Et lorsque vous revenez à l'écran Choose Contacts to Import, cliquer sur Import pour terminer.
Paramètres divers
Méthode d'envoi par défaut des tiers
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Émetteurs différents
La génération de la facture électronique au format UBL peut se faire au nom de tiers différents au sein du même dossier Logistics, en renseignant les coordonnées de ces autres tiers dans la Liaison avec plusieurs dossiers comptables.
Layout utilisé pour l'UBL
Par défaut le premier layout est utilisé pour la génération du pdf contenu dans le fichier UBL.
Vous pouvez définir une autre configuration en suivant les étapes suivantes :
- Entrez dans l'écran de la configuration des journaux.
- Onglet 'Impression'
- Cliquez sur la checkbox UBL correspondant au layout que vous souhaitez utiliser
Utilisation du module
Warning |
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Une refonte importante a été réalisée à partir de la version 6.2.11. |
Ecran tiers
Info | ||
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Selon la réglementation belge, l'acceptation tacite est désormais tolérée. Cela signifie que si le client n'en fait pas la demande et paie sa facture, c'est qu'il accepte implicitement la facturation électronique. Il n'est donc plus obligatoire d'envoyer un e-mail ou un courrier à chaque client pour lui demander son avis préalable. |
Client avec numéro de TVA ou d'entreprise
Pour un client avec un numéro de TVA (et donc assujetti à la TVA), uniquement le champ Pays/N° TVA doit être rempli avec son numéro de TVA.
Pour un client avec un numéro d
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- Utilisateur : Permet uniquement de visionner les dossiers et d'envoyer les documents.
- Power User : Comme l'utilisateur mais permet de créer un dossier via la plateforme ou Logistics.
- Licence Admin : Comme le PowerUSer mais avec la possibilité de modifier les informations de licence.
Donner l'accès à l'utilisateur aux dossiers : Permet comme son nom l'indique de lier un utilisateur à un dossier.
Ajout du Module Codabox-peppol
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Attention ! Cette adresse email est obligatoire !
Invoice quantity : Estimation des quantités de documents Peppol à envoyer
Consultation des envois sur le réseau Peppol
Rendez-vous de nouveau sur https://customers.winbooks.be, entrez les informations du client.
Dans le dossier, sélectionnez module / codabox-peppol pour voir l'historique des documents envoyés ainsi que leurs statuts dans l'onglet Peppl - CODABOX-HISTORY
Le statut "Not sent" veut dire que le document est envoyé sur la plateforme WinBooks mais n'a pas encore été traité par CodaBox.
Une fois que c'est fait le statut passe a "Sent". Il faut quelquefois plusieurs heures (+/- 4 heures) avant que ce statut change, si une erreur survient vous serez averti par mail à l'adresse indiquée plus haut.
Signature des PDF
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Paramètres divers
Méthode d'envoi par défaut des tiers
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Une fois le module configuré de nouvelles options sont disponibles pour les méthodes d'envoi par défaut des tiers |
Émetteurs différents
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Une fois le choix d'un dossier comptable défini dans le journal, vous pouvez définir les informations de la société en cliquant sur le bouton "..."
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Par défaut le premier layout est utilisé pour la génération du pdf contenu dans le fichier UBL.
Vous pouvez définir une autre configuration en suivant les étapes suivantes :
- Entrez dans l'écran de la configuration des journaux.
- Onglet Impression
- Cliquez sur la checkbox UBL correspondant au layout que vous souhaitez utiliser
Utilisation du module
Warning |
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Une refonte importante a été réalisée à partir de la version 6.2.11. |
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Info | ||
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Selon la réglementation belge, l'acceptation tacite est désormais tolérée. Cela signifie que si le client n'en fait pas la demande et paie sa facture, c'est qu'il accepte implicitement la facturation électronique. Il n'est donc plus obligatoire d'envoyer un e-mail ou un courrier à chaque client pour lui demander son avis préalable. |
Client avec numéro de TVA ou d'entreprise
Pour un client avec un numéro de TVA (et donc assujetti à la TVA), uniquement le champ Pays/N° TVA doit être rempli avec son numéro de TVA.
Pour un client avec un numéro d'entreprise mais non assujetti à la TVA, le champ Régime TVA doit être rempli avec la valeur 2 (Exempté). Avec cette valeur 32, le champ Pays/N° TVA se renomme automatiquement en Numéro d'entreprise (depuis la version 6.0.15) afin de l'encoder dans ce même champ.
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- 1 = Assujetti
- 2 = Exempté
- 3 = Non Assujetti
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Choix de la méthode d'envoi
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Description des méthodes d'envoi
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Description des méthodes d'envoi
Code | Description |
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Code | Description |
Si le code est vide, la méthode d'envoi par défaut est utilisée, si aucune valeur par défaut n'a été définie le code "'Imprimer" ' est utilisé. | |
Imprimer | Le document sera imprimé sans envoi numérique au client |
Envoie par E-Mail le fichier PDF | |
E-fff V2 | Envoie par E-Mail le fichier XML au format E-fff V2 |
E-fff V2 + PDF | Envoie par E-Mail le fichier XML au format E-fff V2 et une copie du fichier PDF |
E-fff V3 | Envoie par E-Mail le fichier XML au format E-fff V3 |
E-fff V3 + PDF | Envoie par E-Mail le fichier XML au format E-fff V3 et une copie du fichier PDF |
PEPPOL V3 | Si l'utilisation à la plateforme Winbooks est activée, au moment de l'envoi du document Logistics vérifie si le client est présent sur le réseau PEPPOL, dans ce cas le document XML est posté sur le réseau PEPPOL. Dans le cas contraire ou si la plateforme Winbooks n'est pas activée, envoie par E-Mail le fichier XML au format PEPPOL V3 |
PEPPOL V3 + PDF | Envoie par E-Mail le fichier XML au format PEPPOL V3 et une copie du fichier PDF |
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Information de livraison
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title | Facture regroupée |
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au client. | ||||||||||||
Envoie par e-mail le fichier PDF | ||||||||||||
E-fff V2 | Envoie par e-mail le fichier XML au format E-fff V2 | |||||||||||
E-fff V2 + PDF | Envoie par e-mail le fichier XML au format E-fff V2 et une copie du fichier PDF | |||||||||||
E-fff V3 | Envoie par e-mail le fichier XML au format E-fff V3 | |||||||||||
E-fff V3 + PDF | Envoie par e-mail le fichier XML au format E-fff V3 et une copie du fichier PDF | |||||||||||
PEPPOL V3 | Si l'utilisation à la plateforme WinBooks est activée, au moment de l'envoi du document Logistics vérifie si le client est présent sur le réseau PEPPOL, dans ce cas le document XML est posté sur le réseau PEPPOL.
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PEPPOL V3 + PDF | Envoie par e-mail le fichier XML au format PEPPOL V3 et une copie du fichier PDF.
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Ecran Document
Information de livraison
Les informations reprises proviennent de l'onglet 'Livraison' du document de facturation.
Warning | ||
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Le format UBL ne permet pas d'indiquer plusieurs adresses et dates de livraison. |
Validation à la sauvegarde
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Envoyer la facture électronique
En cliquant sur le bouton 'Envoyer / Imprimer (7)', le document est envoyé à la plateforme Peppol. En cas d'erreurs, un message d'erreur approprié s'affiche.
Voir Consultation des envois sur le réseau Peppol.
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Validation à la sauvegarde
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Comptabilité
Hors ligne
Warning | ||
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Les documents générés UBL ne comportent pas d'information d'imputation. |
Dans
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WinBooks Accounting :
Lors d'une liaison hors ligne avec la comptabilité Winbooks WinBooks (comptabilité installée sur un autre poste) via le menu Utilitaires > Liaison à la comptabilité > Liaison des factures, notes de crédit, la facture est envoyée au format PDF et UBL dans la comptabilité pour être reconnue par Virtual Invoice et ensuite injectée dans la comptabilité.
Logistics transmet les factures au format électronique dans la comptabilité via portail Winbooksla plateforme digitale de WinBooks.
Pour se connecter à la plateforme, des identifiants et un dossier doivent être spécifiés dans le paramétrage via le bouton 'Paramétrage' dans l'écran des 'Paramètres de la liaison comptable (sous Utilitaires >Liaison à la comptabilité).
Dans
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un autre logiciel de comptabilité :
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L'écran de document offre une option supplémentaire pour exporter (une sélection de) Vous avez la possibilité d'exporter les documents au format XML UBL.
Le bouton dans les listes des documents permet comme Ce menu "Exporter vers XML (UBL)" permet comme son nom l'indique de générer des fichiers xml XML au format UBL en groupe ou à l'unité.
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Ceci vous permet par exemple d'envoyer ensuite ces fichiers à votre comptable s'il n'utilise pas la gamme comptable WinBooks et qu'il utilise un logiciel compatible au format électronique UBL.
En ligne
Avec une liaison en ligne à la comptabilité Winbooks WinBooks (comptabilité installée sur le même poste), la facture électronique n'a pas d'intérêt car les factures sont injectées directement dans la comptabilité. Cependant, il est possible d'exporter le fichier PDF de la facture (afin de le visualiser dans la comptabilité) via l'option 'Exporter les documents dans Virtual Invoice' disponible dans le paramétrage de la liaison à une comptabilité.