FAQ

Validatie van de patronen

Om de configuratie van Virtual Invoice te refreshen, is de validatieprocedure van de licentie vereist. Deze operatie kan zoveel keer als nodig herhaald worden. In het algemeen, van zodra de licentie gevalideerd is, moet deze operatie niet meer herhaald worden.

Tijdens de installatie, is het nodig dat elke gebruiker deze validatieprocedure doet om VI correct te verbinden met het herkenningsplatform.

Gelieve deze operatie in Virtual Invoice als volgt te verrichten, ook wanneer men later vraagt om de ‘validatie van de licentie’ te doen:

Klik op Instellingen.  

Klik onder Uitwisselingstechniek op de knop Valideren.


Deze procedure zal met name de controles van het verzenden van documenten updaten.

Verbetering van de herkenning

In het Optimum systeem detecteren algoritmes automatisch wanneer documenten niet goed werden herkend. Het is daarom normaal gezien niet nodig om met de service te communiceren om verbeteringsvragen door te geven.

Echter in bepaalde gevallen, kan de toegepaste lay-out van het document een gebrek aantonen ondanks het feit dat het systeem het document als correct beschouwt. Bijvoorbeeld bij een verkeerd referentienummer of een gespecificeerde leveringsdatum in plaats van de documentdatum.

Vanaf versie 5.03.390 van VI, is het mogelijk om een verbetering van de lay-out te vragen. Deze lay-outs worden dagelijks door onze medewerkers gecontroleerd. Om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken, vragen wij u om hier zo zuinig mogelijk mee om te gaan. Het is bijvoorbeeld niet nuttig om een verbetering van een document te vragen wanneer het duidelijk is dat de OCR niet goed gewerkt heeft omwille van een slechte kwaliteit van het gescande document. Er moet dus een duidelijke productiviteitsverbetering mogelijk zijn opdat deze procedure efficiënt kan werken.

Om een verbetering van de herkenning aan te vragen, volstaat het om met de rechtermuisklik op het betrokken document te klikken. U moet een commentaar toevoegen die de afwijking beschrijft. De commentaren in het Frans, het Nederlands en het Engels worden behandeld.



Vul het scherm in met uw commentaar:

De leverancier kan door WinBooks Classic niet herkend worden, niettegenstaande het BTW-nummer en/of de bankreferentie goed herkend zijn.

Net als bij de CODA-bestanden, creëert het systeem verbindingstabellen. Met de tijd en/of met de evolutie van de versies, kan het zijn dat deze bestanden niet meer up to date zijn. Om deze verbinding te garanderen, moet men het boekhouddossier vanuit WinBooks reorganiseren door “Bijwerken verbinding gescande doc.” aan te vinken.



Vink het vakje “Bijwerken verbinding gescande doc.”aan.

Er wordt steeds een niet-bestaande leveranciersreferentie ontdekt tijdens het inboeken.

Het kan zijn dat er een verkeerde tekst wordt gebruikt om een leveranciers-/klantensleutel te definiëren.

Hoe een leverancierssleutel aanpassen:

Selecteer een tekst.
Klik vervolgens op “Leverancier”.
Vervolgens op “Leverancierssleutel”.
En klik om te eindigen op de knop “Kopieer in Leverancierssleutel”.



Klik vervolgens op “Sleutelbeheer”.



U kunt de overbodige sleutels wissen.

Ter herinnering: deze sleutels worden gebruikt wanneer de identificatie met het BTW-nummer of bankrekeningnummer niet mogelijk is. Dit is vaak het geval voor facturen van niet BTW-plichtige klanten.

De  “scan”-dagboeken

Het is zeer belangrijk dat de documenten van het juiste type dagboek voorzien zijn. Het systeem moet weten of het gaat om een verkoop-of een aankoopfactuur. Dit is zeer belangrijk voor de toewijzing van de lay-outs.

Door met de rechtermuisklik op de naam van het dossier te klikken, hebt u de mogelijkheid om rechtstreeks de interface van het beheer van het WinBooks portaal te activeren en toegang te verkrijgen tot de definitie van de scan-dagboeken.



Klik op de link met het aantal dagboeken.

Dit geeft de lijst met de dagboeken van het dossier weer:

In dit voorbeeld heb ik 3 dagboeken. Het dagboek DISPUTE is een technisch dagboek voor de Optimum service, waar u zich niets van moet aantrekken.


De twee andere dagboeken hier zijn aankoopdagboeken. Zij zijn van het type “Purchase”. De kolom”Type” moet ten minste “Purchase“ en/of “Sales” types bevatten.

In uw dossiers bestaan er veel dagboeken. Ik zou u willen vragen om deze te wissen en Virtual Invoice zal de default dagboeken “AANKOOP” en “VERKOOP” terug aanmaken.

Klik op het icoon om de documenten naar de Optimum service te verzenden.


Dit zal u leiden tot het volgende scherm:



Selecteer het te verwijderen dagboek en klik vervolgens op “Verwijderen”.
Herhaal deze operatie voor al de dagboeken. Indien er nog documenten van het WinBooks portaal voor een bepaald dagboek moeten gedownload worden, zal het systeem weigeren om dit dagboek te verwijderen. Download eerst deze documenten en herhaal de operatie voor dit dagboek.

Van zodra de dagboeken verwijderd zijn, sluit dit scherm en klik opnieuw op het icoon “Versturen naar de Optimum Service”. U zal merken dat het systeem automatisch de dagboeken van het juiste type heeft aangemaakt.

Foutmelding IBANAUTO.



Indien u dit probleem tegenkomt, dan moet u in WinBooks Classic onder Dossiers / Parameters / Bestanden in de Klant/-Leveranciersfiches, de velden IBAN en BIC aanvinken.