1. Validation de la cartouche.

    Pour rafraîchir la configuration de Virtual Invoice, il est nécessaire d’utiliser la procédure de validation de la licence. Cette opération peut être répétée autant de fois que nécessaire. En règle générale, une fois que la licence est validée il n’y a plus lieu de réaliser cette opération.

    Dans le cas de votre installation, il est nécessaire que chaque utilisateur procède à cette validation afin de connecter correctement VI avec la plateforme de reconnaissance.

    Je vous invite à réaliser cette opération et si plus tard on vous fait la demande de “validation de licence”, c’est comme ceci qu’il faut procéder via l’interface de Virtual Invoice:



    Dans technique d’échange, cliquez sur le bouton valider.


    Cette procédure, va notamment mettre à jour les contrôles d’envoi des documents.





  2. Amélioration de la reconnaissance.

    Dans le système Optimum, des algorithmes détectent automatiquement que les documents ne sont pas bien reconnus. Il n’est donc normalement pas nécessaire de communiquer avec le service pour soumettre des demandes d’améliorations.

    Cependant dans certains cas, le layout réalisé sur le document pourrait présenter une déficience malgré que le système le considère comme correct. Par exemple un mauvais numéro de référence ou une date de livraison spécifiée à la place de la date du document.

    Depuis la version 5.03.390, il est possible de demander une amélioration du layout. Ces layouts sont vérifiés quotidiennement par un de nos collaborateurs. Afin d’être le plus efficace possible, je vous invite à utiliser la procédure avec parcimonie. Inutile par exemple de demander une amélioration sur un document où vous pouvez suspecter que l’OCR n’a pas bien fonctionné à cause de la qualité du scan. Il faut qu’il y ai un avantage de productivité évident pour la procédure soit efficace.

    Pour demander une amélioration de la reconnaissance, il suffit de cliquer droit sur le document en question. Vous devez laisser un commentaire qui décrit l’anomalie. Les commentaire en français, néerlandais et anglais sont gérés.



    Complétez l’écran avec votre commentaire:




  3. Vous rencontrez des problèmes de reconnaissance du fournisseur par WinBooks alors que le numéro de TVA et/ou la référence bancaire sont bien reconnus.

    A l’instar des fichiers CODAs, le système crée des tables de liaison. Avec le temps et/ou des évolutions de versions, il se peut que ces fichiers ne soient pas à jour. Pour garantir cette liaison, Il faut réorganiser le dossier comptable à partir de WinBooks en cochant la case liaison avec les documents scannés.



    Cochez la case “Mise à jour des liens vers les documents scannés”.



  4. C’est toujours une référence fournisseur fantaisiste qui est détectée lors de l’encodage.

    Il se peut qu’un mauvais texte a été utilisé pour définir une clé fournisseur / client.

    Pour éditer la clé fournisseur:

    Sélectionnez un texte.
    Cliquez ensuite sur “identification fournisseur”.
    Ensuite sur “Clé fournisseur (identifiant)”.
    Et pour terminer sur le bouton “Copier dans clé fournisseur”.




    Cliquez ensuite sur “gestion des clés”



    Vous pourrez supprimer les clés non nécessaires.

    Pour rappel les clés servent dans le cas où l’identification n’est pas possible avec le numéro de TVA ou le numéro de compte bancaire. C’est souvent le cas des factures de vente avec des clients non assujetti.


  5. Les journaux de “scan”.

    Il est très important que les documents soient bien “typés”. Le système doit savoir s’il s’agit d’une facture de vente ou d’achat. C’est très important pour l’attribution des layouts.

    En cliquant avec le bouton de droite sur le nom du dossier, vous avez la possibilité d’activer directement l’interface de management de la plateforme WinBooks Connect et d’accéder à la définition de ces journaux de scanning.



    Cliquez sur le lien avec le nombre de journaux.

    Cela affiche la liste des journaux du dossier:

    Dans le cas présent j’ai 3 journaux. Le journal DISPUTE est un journal technique du système Optimum dont vous ne devez pas vous soucier.



    Les deux autres journaux, sont des journaux de vente. Qui sont bien typés “Vente”.
    Cette colonne doit au moins contenir “Purchase” ou “Sales”.

    Il existe, dans vos dossiers, un nombre important de journaux. Je vous invite à les supprimer et automatiquement Virtual Invoice va recréer les journaux par défaut “VENTES” et “ACHATS”.

    Cliquez sur l'icône d’envoi des documents.


    Cela va vous mener vers l’écran suivant:


    Sélectionnez le journal à supprimer et cliquez ensuite sur “Supprimer”.
    Réalisez cette opération pour tous les journaux. Si des documents en provenance de ce journal doivent encore être téléchargés de la plateforme, le système refusera sa suppression. Récupérez les document et répétez l’opération pour ce journal.

    Une fois les journaux supprimés. Fermer la fenêtre et cliquez à nouveau sur l'icône d’envoi Optimum. Vous constaterez que le système a généré automatiquement les journaux dans le bon type.


  6. Message d’erreur IBANAUTO.



    Lorsque vous rencontrez ce problème, il faut dans le paramétrage signalétique des fiches client/fournisseur ajouter les zone IBAN et BIC.

  7. Il existe, au sein de WinBooks et Virtual Invoice, plusieurs petits raccourcis pratiques souvent peu connus;

    • Insertion automatique de données dans WBC au départ de VI

    Lorsqu'une zone n'est pas remplie dans une fiche signalétique client ou fournisseur dans WinBooks et qu'elle est présente sur la facture dans Virtual Invoice, cliquez dans la zone incomplète dans WinBooks et ensuite clic droit sur la zone ad-hoc dans Virtual Invoice. Automatiquement la zone dans WinBooks sera remplie avec le contenu de la zone sélectionnée dans Virtual Invoice

    Cela fonctionne avec tous les champs d'une fiche WinBooks (Clients - Fournisseurs).


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