La vue "Explorateur" de votre dossier comptable vous permet de retrouver la liste des documents scannés dans le sous-répertoire "Scans" et la liste documents envoyés au comptable dans le sous-répertoire "Uploaded" .
Vous pouvez sélectionner le premier exemple en cliquant dessus et découvrir la première facture de cette série d'exemples. En passant d'une facture à l'autre, par l'intermédiaire des flèches haut et bas ou en cliquant sur un des éléments de la liste, vous constatez que les factures s'affichent au gré de votre sélection dans la fenêtre centrale de consultation.
Un menu contextuel existe pour la fenêtre de la liste des documents, accessible avec le click droit de la souris alors que vous êtes positionné sur un élément de la liste.
Vous pouvez également charger plusieurs documents : par exemple une facture et le bon de commande associé : changez d'onglet en haut de la fenêtre image et chargez le nouveau document.
Et vous avez également la possibilité d'utiliser la fonction "Double affichage" (menu Fenêtre/Double affichage) : la fenêtre de consultation s'adapte pour permettre la consultation de deux documents côte-à-côte.
Dans quelle taille apparaît le document au départ ?
Il est important pour le confort visuel de bien préciser cette option au départ. Dans fenêtre/Options/Général, vous avez le choix entre :
Le zoom 100% n'est pas très pratique quand le document est scanné à 300dpi : le document apparaît dans sa taille originale mais le niveau de zoom est trop élevé. La meilleure option est sans doute celle qui adapte le niveau de zoom à la largeur de la fenêtre. Mais si vous disposez d'un grand écran réservé à la visualisation du document, alors choisissez l'option "Page entière".
Faire une sélection de documents dans une liste
Il faut dans tous les cas d'abord sélectionner le(s) fichier(s) concerné(s) : cliquez dessus dans la liste sur un document, et étendez éventuellement votre sélection avec les touches Ctrl (rajoute à la sélection uniquement le fichier marqué) ou SHIFT (rajoute à la sélection tous les fichiers depuis le dernier fichier marqué).
Exemple :
Pour sélectionner tous les fichiers d'un répertoire, cliquez sur le premier, et cliquez ensuite sur le dernier tout en maintenant SHIFT enfoncé.
Pour sélectionner le 1er et le dernier du répertoire, cliquez sur le premier, et cliquer ensuite sur le dernier tout en maintenant CTRL enfoncé.
Déplacer un fichier ou une sélection de fichier par "Drag&Drop"
"Agrippez" le fichier ou la sélection en cliquant avec le bouton gauche de la souris dans la sélection et, tout en maintenant le bouton gauche enfoncé, déplacez la sélection à l'endroit voulu.
Les fichiers seront déplacés juste APRES l'endroit du "drop". Si vous droppez sur le 1er document, le programme vous demandera s'il faut insérer la sélection AVANT ou APRES le 1er document.
Déplacer un fichier ou une sélection de fichier par "Copier/Coller"
Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la sélection, et choisissez "Couper" pour un déplacement (ou "Copier" pour faire une copie). Cliquez ensuite avec le bouton droit à l'endroit voulu et choisissez "Coller" : les fichiers seront déplacés (ou copiés) juste APRES le fichier cible.
Vous pouvez également déplacer la sélection dans un autre répertoire : il suffit de "dropper" ou de "coller" dans un autre répertoire. de l'explorateur. Le "Copier/Couper/Coller" entre documents est également disponible.
Supprimer un document ou une sélection
Cliquez sur la sélection avec le bouton droit et choisissez "Effacer" dans le menu. Attention, après confirmation, les fichiers sont définitivement effacés du disque.
Certaines opérations peuvent être limitées par Virtual Invoice, suivant le type de document. L'effacement d'un document original nécessite un accès administrateur. Des documents déjà attachés à des écritures comptables ne peuvent être déplacés.
