Virtual Invoice met herkenning van karakters

Om ten volle van uw Virtual Invoice te kunnen genieten is het nodig om er een herkenningspatroon van karakters (OCR) aan toe te voegen.

Vanop een gescand document of een PDF, gaan gesofisticeerde herkenningstechnieken, naast de volledige inhoud van de tekst, de belangrijke vermeldingen voor uw activiteit onttrekken: in het geval van een factuur zijn dit alle noodzakelijke informatievelden nodig voor een automatische boeking in de boekhouding.

Dit laat vervolgens een indexering toe en een opzoeking op om het even welke vermelding in het document, zelfs een semi-automatische boeking van het boekstuk.

De herkenningsgraad is uitzonderlijk, met aanvullend de optie "Premium" die een herkenningsgraad van 99 % garandeert. 

De tarieven van de herkenningspatronen zijn beschikbaar op het volgende adres:  https://www.winbooks.be/wp-content/uploads/2014/06/Herkenningspatronen_VI_2016_Full_NL.pdf

Instellingen

Instellingen / Configuratiescherm / Dossierinstellingen / WinBooks ID

Vul in dit scherm de parameters in voor de verbinding met het WinBooks on Web portaal ter uitwisseling van documenten (ook Data Exchange Platform (DEP) genoemd), via uw verdeler ontvangen. 

Klik op de knop .

Na het opslaan zal uw dossier in de lijst van dossiers verschijnen. Selecteer uw dossier en klik vervolgens op .

Uw dossier is nu gelinkt met het uitwisselingsplatform van documenten en klaar om te werken met de OCR herkenning.

 

Via  kan de voortgang van de verzending naar het portaal gevolgd worden.  

Uploaden van de facturen

Na het openen van het Virtual Invoice scherm, klik onderaan rechts op Uploaden in 'Mijn bureau'.

 

Glijd (drag and drop) of browse naar uw facturen via Add files in het Virtual Invoice scherm en klik op Upload.

Versturen naar de OCR

Verstuur de geüploade facturen (met shift of control om meerdere facturen tegelijkertijd te selecteren) vanop 'Mijn bureau' via Verstuur naar OCR rechts onderaan in het Virtual Invoice scherm.

 

Informatie vanop het DEP

Na het versturen van de facturen naar het WinBooks Portaal (DEP), kunt u de voortgang, indien gewenst, via het  raadplegen in het configuratiescherm (Instellingen / Configuratiescherm /Dossierinstellingen / WinBooks ID).

Via Folders kunt u opvolgen wanneer er voor welk dossier het laatst documenten op het WinBooks portaal werden ontvangen.

Via Batches kunt u de status van de batches bekijken.

U ziet hier of de processing al dan niet beëindigd is (groen), of wanneer er fouten zijn opgetreden (rood), enz.

Dit kan een Standaard, Optimum of Premium processing zijn.

Import vanuit het DEP

Als er documenten geprocessed of herkend zijn, dan krijgt u een mail ter bevestiging. 

Er zijn 3 mogelijke scenario's om deze verwerkte documenten binnen te lezen in Virtual Invoice.

1. U bent uit WoW en logt in en opent Virtual Invoice.
2. U bent reeds in WoW maar moet Virtual Invoice nog openen
   In beide gevallen krijgt u volgende boodschap:
   
   Klik op Ja om deze documenten in Virtual Invoice binnen te lezen.
     
3. U bent nog steeds in het Virtual Invoice scherm en klikt onderaan rechts via het pijltje op Import vanuit DEP.
   

Inboeken van de facturen in de boekhouding  

Voorgedefinieerde velden in WinBooks on Web kunnen het inboeken sneller en automatisch laten verlopen.

• Onder Instellingen/ Configuratiescherm /Gebruikersvoorkeuren, kunt u het default dagboek invullen (zowel het aankoop-, als het verkoopdagboek).
• In de leveranciersfiche kunt u reeds de algemene rekening en de BTW-code invullen.  

Als we dan links onderaan in het Virtual Invoice scherm op Inboeken drukken,

dan wordt alles netjes automatisch ingevuld in het boekstuk en bewaard. En in het Virtual Invoice scherm staat mogelijk het volgende in te boeken factuur reeds klaar om op zijn beurt te worden ingeboekt .