Introductie

De synchronisatietool met Teamleader is gratis. Het volstaat om aan deze in uw dossier te activeren om het te kunnen gebruiken. 

Hij laat toe om met één klik:

• al de nieuwe klanten van Teamleader  in de boekhouding van WinBooks on Web te importeren;
• de nieuwe facturen en creditnota's van Teamleader in WinBooks on Web te importeren; 
• de betalingsstatus van de facturen in Teamleader voor de facturen die in WinBooks on Web afgepunt zijn, bij te werken.

Opstarten (instellingen van de synchronisatie)

Om de Teamleader-import in uw dossier te activeren, gaat u in het menu naar Instellingen / Configuratiescherm / Modules / Algemene boekhouding / Opties boekhouding en activeert u de optie 'Import facturen van Teamleader in de boekhouding'. 

Klik op en herstart de applicatie.

Na het klikken op het icoon ' Teamleader', wordt het venster met de instellingen van de Teamleader synchronisatie geopend: 

Zoals vermeld in de hoofding API Teamleader, vindt u deze informatie in Teamleader:

Kopieer en plak de informatie Uw API groep en Uw API sleutel van Teamleader in het venster van WinBooks on Web en klik op de knop .

Voor elk in Teamleader gedefinieerd departement, kunt u volgende informatie vervolledigen:

Negeer dit departement

Vink dit vakje aan als u voor dit departement geen facturen en geen creditnota's wenst te importeren.

Boekjaar

U zal deze informatie in het menu van Teamleader terugvinden onder Instellingen / Facturen / Boekjaar.

Afkorting

U zal deze informatie in het menu van Teamleader terugvinden onder Instellingen / Bedrijfsinfo / Departementen.

Klik op de naam van het departement.

Klik op de eerste knop aanpassen.

En kopieer de afkorting in het scherm van WinBooks on Web.

Als er geen afkorting voor het departement is, gelieve er een in te vullen en klik op OPSLAAN. Deze informatie moet in Teamleader en in WinBooks on Web vermeld worden.

Dagboek verkopen

Als u reeds facturen van Teamleader in een dagboek bewaard hebt en u dezelfde nummering als Teamleader (zonder het fiscale boekjaar) gebruikt hebt, kies dan dit dagboek. 

Zoniet, kies een ander en leeg dagboek (u kunt er een aanmaken indien nodig).

De synchronisatie zal de facturen van Teamleader importeren, waarvan het nummer volgt op het laatste nummer van het gekozen dagboek.

Als u bijvoorbeeld de synchronisatie wenst te starten vanaf factuur 245 van Teamleader en dat het gekozen dagboek leeg is (of dat het laatste nummer er niet 244 is), boek dan manueel een factuur 244 in het dagboek in voor de klant van uw keuze met als waarde 0.00 in het bedrag.

Dagboek creditnota's

Zelfde opmerking als voor het dagboek van de facturen. 

Rekening voor de kortingen

De verschillende kortingen zullen op de debetzijde van deze rekening komen.

Kassaklant (facturen op contacten)

In Teamleader is het mogelijk om contactpersonen (niet onderworpen aan de btw dus) te factureren. Deze facturen moeten gecentraliseerd worden op een klant KASSA (niet onderworpen), waarvan u de code hier invult. De naam van de contactpersoon zal worden weergegeven in het commentaar van de verrichting van de klantenrekening.  

Synchroniseer de betalingen

Als u deze optie aanvinkt, zullen de niet-betaalde facturen, die via Teamleader geïmporteerd worden via de synchronisatietool als zijnde 'betaald' worden weergegeven op het moment dat ze worden afgepunt in WinBooks on Web.

Van zodra alle parameters van het departement zijn ingevuld, klik op de knop .

xxx

Als er andere departementen zijn, vul deze in of negeer ze.

Importeren van de pdf's van facturen en creditnota's

In de laatste stap zal u de mogelijkheid hebben, indien u de module Virtual Invoice in uw dossier geactiveerd hebt, om te bepalen of u de pdf-documenten van de facturen en creditnota's wenst te importeren.

Klik op de knop 'Beëindigen'.

Uitvoering van de synchronisatie

Ga in het menu naar Extra / Boekhouding / Teamleader Synchronisatie

Het systeem stelt u voor om de facturen te synchroniseren tot en met deze gedateerd op de week ervoor (D-7).

Dit laat u toe om in Teamleader de facturen nog aan te passen die 'tijdens de week' werden aangemaakt.

Directe uitvoering (niet aanbeloven)

Gebruik deze optie alleen als de synchronisatie zonder deze optie mislukt.

Volledige informatie geven

Door deze optie aan te vinken, verkrijgt u een overzicht dat meer gedetailleerd is met betrekking tot de gegevens die werden geüpdatet (waaronder toegevoegde of gewijzigde klanten). 

Bovenaan de pagina