De export bestaat in het aanmaken van een zip-bestand dat u aan uw correspondent kan bezorgen door het ergens waartoe hij toegang heeft, op te slaan (op diskette of via e-mail).
De exporteigenschappen zijn de volgende :
- Met of zonder de gescande en/of toegewezen of andere documenten
- Met of zonder blokkering van de te exporteren gegevens
- Met beveiliging of niet, m.a.w. beschermd door een wachtwoord of niet
Om uw boekhoudgegevens te exporteren
De export heeft altijd betrekking op het geopende dossier.
- Klik op het menu DOSSIER.
Klik op de optie EXPORT : de export gebeurt via een assistent die u door de verschillende stappen begeleidt. Klik op de
om naar de volgende stap te gaan, op 
om naar de vorige stap terug te komen en tenslotte op 
om de export te starten.Selecteer de te exporteren boekingen :
De volledige boekhouding
Klik op deze optie om het volledige dossier te exporteren.
Met de afgesloten boekjaren
Deze optie is slechts beschikbaar indien u de volledige boekhouding exporteert en u hebt reeds boekjaren afgesloten.Enkel de geselecteerde dagboeken/périodes
Klik op deze optie en kruis vervolgens de te exporteren dagboeken en peridoes aan.
Indien een welbepaalde dagboek selecteert voor een periode, zal WinBooks voorstellen om alle dagboeken voor deze periode te selecteren.
WinBooks exporteert alle 'secundaire' gegevens, dit zijn al de gegevens (rekeningen, tabellen, ...) die in de te exporteren boekingen gebruikt zijn.
Geef aan of u bijkomende documenten wil exporteren, m.n. :De gescande documenten in de wacht
De gescande, maar nog niet aan een boekstuk toegewezen documenten. Dit zijn de documenten van de subdirectory data\dossiernaam\document\scan.De gekoppelde gescande documenten
Gescande en aan de te exporteren boekstukken toegewezen documenten. Dit zijn de documenten van de subdirectory data\dossiernaam\document\boekjaar\dagboek.De volgende bijkomende bestanden
Elk ander document (een Excel sheet, een Word document, ...). Klik vervolgens op
, zoek het document, selecteer het – gebruik eventueel de Windows toetsen om meerdere documenten tegelijk te selecteren - en klik op 
Houd rekening met het feit dat gescande documenten meer ruimte in beslag nemen. WinBooks vermeldt die grootte in bytes
Geef aan of u sommige gegevens wil blokkeren :
Geen enkel dagboek blokkeren
U zal in alle dagboeken en periodes verder kunnen boeken. Dit is echter niet aangeraden, want de geëxporteerde gegevens zullen aan beide kanten gewijzigd kunnen worden, wat tot conflicten kan leiden bij het opnieuw importeren van de geëxporteerde gegevens.Enkel de geëxporteerde dagboeken en périodes blokkeren
Enkel de voor export gemarkeerde dagboeken en periodes zullen tegen het boeken beschermd worden. U zal dus verder kunnen boeken in de andere dagboeken en periodes. Deze optie beschermt echter niet tegen eventuele conflicten n.a.v. wijzigingen aan de gemeenschappelijke gegevens (rekeningen, tabellen, ... bv.).Volgende dagboeken/périodes blokkeren
Binnen de voor export gemarkeerde dagboeken en periodes kan u nog een selectie van dagboeken en periodes blokkeren.Identificeer de te exporteren gegevens en de verzendwijze door volgende gegevens in te vullen :
EEN ONDERWERP
Typ een korte omschrijving van wat u exporteert t.a.v. uw correspondent (Verkopen Parfinv juni, juli bv.).EEN EVENTUELE VERKLARENDE NOTITIE
Voer eventueel een meer uitgebreide omschrijving in of opmerkingen waarop gelet dient te worden.DE VERZENDWIJZE
Selecteer BESTAND om uw gegevens op diskette te zetten of om die ergens te bewaren waartoe u correspondent ook toegang heeft.
Selecteer E-MAIL om uw gegevens via Internet over te brengen.DE BESTANDSNAAM
Indien u voor bestand als verzendwijze gekozen hebt, duidt dan de directory aan en de naam van het bestand. Per default wordt Accountancy_DOSSIERNAAM.zip als naam voorgesteld indien u de volledige boekhouding exporteert of Bookings_DOSSIERNAAM.zip indien u enkel een deel van de boekhouding exporteert. U bent vrij om deze gegevens te wijzigen.Wijzig de .ZIP-extensie niet of uw correspondent zal het bestand niet kunnen decomprimeren.
HET ADRES VAN DE BESTEMMELING
Indien u voor e-mail als verzendwijze gekozen hebt, typ het e-mail-adres van uw correspondent of zoek het in uw adressenlijst. Het laatst gebruikte adres wordt standaard voorgesteld.MET VEILIGHEIDSCODE
Kruis dit vak aan indien u het zip-bestand met een wachtwoord wil beveiligen. Typ het wachtwoord en typ het opnieuw om het te bevestigen. Om het te kunnen decomprimeren, zal uw correspondent hetzelfde wachtwoord dienen in te voeren.- Klik op de knop EXPORTEREN om de export te starten. Indien de geselecteerde verzendwijze bestand was, geeft WinBooks een melding dat de export gedaan is. U vindt het bestand op de eerder aangegeven plaats. Om het via e-mail te sturen, zie hierna.
Via e-mail sturen
Als u het exportbestand via e-mail stuurt, stuurt WinBooks het bestand WinBooksExport.zip. Verschillende situaties kunnen zich voordoen :
- Indien u reeds op het Internet aangesloten was : dit is m.n. het geval indien u eerder aangesloten was of indien u een continu verbindingssysteem (Lan, Proxy, ... bv.) gebruikt. Zodra het exportbestand gegenereerd is, wordt het gestuurd.
- U was nog niet aangesloten op het Internet, de verbindingsinstellingen zijn nog niet gekend of zijn incorrect : WinBooks opent het aansluitingsvenster :
Naast de directe verbinding van het type LAN, Proxy die altijd aanwezig is, detecteert WinBooks ook de andere bestaande verbindingen. Zoek de gepaste verbinding in VERBINDING.
De knop instellingen laat u toe de Internet verbinding te controleren.
U kan de voortgang van de verbinding en van de zending in de laatste regel van het exportvenster volgen. WinBooks geeft een melding als het gedaan is.
Uw correspondent kan nu zijn boekhoudmail lezen en/of de gestuurde gegevens importeren.
