Verplichte / facultatieve plannen in de documenten en/of regels)

U kunt bepalen in welke dagboeken de invoer van een analytische waarde verplicht is en dit op niveau van het document en/of op niveau van de documentregel. U kunt in dat geval het document niet bewaren alvorens u de analytische waarde hebt ingevoerd.

• Als u documenten omzet van het ene type naar het andere (vb. verzendingsnota naar factuur), worden de analytische waarden overgenomen. Hou hierbij rekening als u bepaalt in welke dagboeken de analytische waarde verplicht is: indien een waarde verplicht is in de factuur en u genereert uw facturen meestal op basis van de verzendingsnota's, dan is het aan te raden om ook voor de verzendingsnota's te bepalen dat de invoer van de analytische waarde verplicht is.
• Groepeert u bijvoorbeeld 5 verzendingsnota's met 2 verschillende analytische codes, maar voor de rest identieke waarden, dan zal 1 enkele factuur gegeneerd worden maar zonder analytische code. Wilt u een factuur per analytische code, dan moet u een groeperingswijze definiëren per analytische code en bekomt u in ons voorbeeld 2 facturen.

Overnemen van analytische codes in de documenten en/of regels

U kunt bepalen dat de analytische codes in het document en/of in de documentregel automatisch worden overgenomen van een ander analytisch plan, wat u toelaat om hetzelfde analytisch plan op verschillende niveaus te gebruiken zonder dat u de codes tweemaal moet aanmaken.

Voorbeeld: U hebt een analytische toewijzing op documentniveau (per project), meestal geldt dit voor het volledige document, maar soms kan dit voor een aantal regels anders zijn.

U kunt dan instellen dat de analytische waarde in de documentregels wordt overgenomen uit het document (hoofding), van de derden of van de artikelen.

Begin van de pagina

Gekoppelde analytische plannen in de artikelen en de derden

Binnen eenzelfde niveau (artikel of derde) kunt u bepalen dat de analytische plannen onderling van elkaar afhangen: u kunt dus werken met plannen en subplannen of subfamilies.

Het feit van twee plannen aan elkaar te koppelen heeft 3 gevolgen:

• Bij het aanmaken van een analytische code in een subplan, moet u eerst de analytische code uit het bovenliggende plan (code ouders) selecteren.
  

  Vb. U verkoopt wagens van verschillende merken. Bij het aanmaken van een nieuw model, moet u eerst het merk kiezen en pas dan het model aanmaken.

• Bij de selectie van een analytische code in de artikel- /klantenfiche moet u de hiërarchie van de plannen respecteren: eerst het bovenliggende plan en dan het subplan.
  

  Voorbeeld: In het voertuigbestand moet u het merk aangeven om het model te kunnen selecteren, anders is de lijst met modellen leeg.

• U ziet in het subplan alleen waarden die afhankelijk zijn van de bovenliggende waarde (code ouders).

Begin van de pagina

Analytische gegevens in een document

U kunt tot 9 analytische plannen op documentniveau aanmaken met eventuele overname van analytische plannen op derdenniveau.

1. Activeer de analytische optie via Dossier > Instellingen > Algemene parameters, tabblad Documenten, parameter Analytische codes in de documenten en bepaal met hoeveel plannen u wilt werken.
2. Klik vervolgens op de knop .
3. Bepaal het aantal analytische velden (bijvoorbeeld 2).
   
   Klik op de knop OK of druk op CTRL+ENTER.
4. Vervolledig de info van deze velden.
   
   
   
   1. Definieer de Omschrijving (eventueel in de verschillende gebruikerstalen) en lengte.
   2. In welke Dagboeken de invoer verplicht is (facultatief).

   3. Of de waarde moet overgenomen worden (kolom 'Erfgoed van') uit een ander analytisch plan: vb. C2 = overname van het eerste analytische plan uit de derdenfiche (C = Customer).

      Het plan dat u wenst over te nemen (hier C2) moet reeds bestaan!

5. Definieer de analytische codes en hun omschrijving(en) via Bestand > Tabellen > Analytische plannen > Hoofdingen van de documenten.
   
   
   
   1. Selecteer het Plan en
   2. Klik dan op Nieuw om de codes aan te maken.
      
      
6. Ken een analytische code toe aan een document via Invoeren > Documenten, in het tabblad Analytische uitsplitsing.
   
   
   
   Typ '-' en tab of '*' en tab, of klik op om de keuzelijst te openen. U kunt uiteraard direct de code of de eerste karakters van de code typen.

   Is een analytisch plan verplicht en hebt u het niet ingevuld, dan krijgt u bij het bewaren een melding. U MOET dan een waarde invullen om te kunnen bewaren.

   
   

   
   

Begin van de pagina

Analytische gegevens in een documentregel

U kunt tot 9 analytische plannen definiëren die op kolomniveau in de documentregels kunnen worden gebruikt. Ze kunnen de standaardwaarden van de derde partij van het document of van het artikel gebruiken, of zelfs de analytische waarde die in de hoofding van het document is ingevuld.
Voorbeeld van overerving van analytische codes van de hoofding van het document naar de documentregels. U hebt een analytisch beheer per document per medewerker - maar het is niet afhankelijk van de klant. U factureert voor diensten en het kan zijn dat u op dezelfde factuur factureert voor diensten geleverd door een andere medewerker. Standaard wordt voor elke nieuwe regel dezelfde medewerker in de regel opgenomen (medewerker in de hoofding van het document), maar u kunt voor een bepaalde dienst een andere medewerker selecteren (medewerker in de kolom van de documentregels).

1. Activeer de analytische optie via Dossier > Instellingen > Algemene parameters, Tabblad Documenten > Analytische codes in de documentregels.
   Klik op en
   
   bepaal met hoeveel plannen u wilt werken en definieer hun kenmerken.
   
2. Maak de analytische codes en hun omschrijving(en) aan via Bestand > Tabellen > Analytische plannen > Regels documenten.
3. In de documentregels via Invoeren > Documenten hebt u zoveel analytische kolommen als u plannen hebt gedefinieerd: kies voor elke kolom de gewenste code.
   
   Typ '-' om de lijst met de Analytische codes te zien.
   
   

Begin van de pagina

Analytische gegevens in een derdenfiche

U kunt tot 9 analytische plannen op niveau van de derden definiëren.

Voorbeeld: 'Sector' voor analyses van de verkopen per sector, 'Grootte' voor analyses per bedrijfsgrootte, enz...

Alle documenten die voor een derde partij zijn aangemaakt, kunnen via een analytisch plan worden geanalyseerd.

Het omzetcijfer in de sector van 'Uitgeverijen', het omzetcijfer per bedrijfsgrootte...

1. Activeer de analytische optie via Dossier > Instellingen > Algemene parameters, tabblad Klanten/Leveranciers >Analytische codes in de derden.
   Klik op en
   
   bepaal met hoeveel plannen u wilt werken en definieer hun kenmerken (omschrijving, dagboeken waarin ze verplicht zijn en of er subfamilies zijn).
   
   
2. Maak de analytische codes en hun omschrijving(en) aan via Bestand > Tabellen > Analytische plannen > Klanten.
3. Ken een analytische code aan de derde toe via Bestand > Derden, tabblad Voorwaarden.

Selecteer een analytische code door te klikken op of typ de analytische code.

Vb. typ HO, het systeem vindt Horeca.

Begin van de pagina

Analytische gegevens in een artikelfiche

U kunt tot 9 analytische plannen op niveau van de derden definiëren.

Voorbeeld: gamma, assortiment, merk, ... om analyses te maken van de verkochte/aangekochte artikelen per gamma, per merk enz.

Alle documenten waarin artikelen verschijnen die aan een analytische code zijn gekoppeld, kunnen per analytisch plan worden geanalyseerd.

Voorbeeld: het omzetcijfer per merk X, de marge per gamma, enz.

1. Activeer de analytische optie via Dossier > Instellingen > Algemene parameters, tabblad Artikelen > Analytische codes in de artikelen.
   Klik op en
   
   bepaal met hoeveel plannen u wilt werken (bijvoorbeeld 3) en definieer hun kenmerken (omschrijving, dagboeken waarin ze verplicht zijn en of er subfamilies zijn).
   
2. Maak de analytische codes en hun omschrijving(en) aan via Bestand > Tabellen > Analytische plannen > Artikelen.

3. Ken een analytische code aan het artikel toe via Bestand > Artikelen, tabblad - Analytische uitsplitsing -.
   
   
   
   Selecteer een analytische code door te klikken op  of typ de analytische code.
   
   

   Het icoontje geeft aan dat er een hiërarchische structuur bestaat (gekoppelde plannen), dat wil zeggen dat het betreffende plan (Merk) afhankelijk is van het hogere plan (Type). Door op dit icoontje te klikken, zie je de structuur en kan je in de boomstructuur de juiste code selecteren. Deze boomstructuur wordt gesorteerd per omschrijving en niet per referentie, die tussen () staat.

   Als u ondanks een hiërarchische structuur op alle niveaus van de artikelfamilies wenst te kunnen kiezen, selecteert u volgende optie in het parameterscherm van de analytische codes in de artikelen:

   Het icoontje verschijnt nu op alle niveaus om een selectie te maken op enkel dit niveau.

   

Begin van de pagina

Gebruik maken van de analytische gegevens

• Bestand > Tabellen > Analytische plannen (Artikelen, Klanten, Hoofdingen van de documenten) , tabblad Statistieken
  Gevorderde gebruikers of uw verdeler kunnen een SQL-query definiëren.
• Bewerkingen > Facturatie klanten
  U kunt een selectie maken op de analytische code van derden om te bepalen welke verzendingsnota's u wilt factureren.

  Voorbeeld: enkel de verzendingsnota's voor klanten van een bepaalde regio.

• Afdrukken -> Documenten > 'Historieken / Statistieken'
  Laat u toe om eenvoudige of gekruiste (selectie van meerdere plannen) statistieken af te drukken op basis van de analytische plannen uit de artikelfiches.

  Voorbeeld: Verkopen per merk, per model, ...

• Afdrukken > Documenten > 'Verkopen tegenover aankopen'
  U ziet hier de verhouding tussen aankopen (leveringen leveranciers) en verkopen (leveringen klanten) in waarden en aantallen, uitgesplitst per analytische code.
  
• Afdrukken > Documenten > 'Parametreerbare overzichten documenten'
  De velden bestand.naam van het analytisch plan laten u toe zelf rapporten te maken op basis van de analytische gegevens ingevoerd in de documenten of in de gegevens gebruikt in de documenten (artikelen en derden).

Voorbeeld: Document.project, Artikel.Merk, Derden.Sector, ...

Begin van de pagina