Geen enkel OCR-systeem slaagt er tot op heden in om het 'zonder fouten' te doen: de beste systemen bereiken een herkenningsgraad tot maximaal 80-90%.
De herkenningsgraad zal dus afhangen van de kwaliteit van het herkenningsprogramma van de facturen (en van haar zelflerende functie met de lay-outtechniek), de verscheidenheid aan leveranciers, de kwaliteit van de scanner en van de originele documenten, enz...
Er kunnen bovendien ook fouten blijven bestaan te wijten aan de limieten van de gebruikte OCR-motor :
• het cijfer 1 beschouwd als een i
• een O als een 0
• een punt als een komma
• gekleurde achtergronden achter bedragen, ... en vice versa...
De kwaliteit van de originele scans (sporen van nietjes op de te herkennen velden, vouwen, ...), maar ook handgeschreven tekst op de facturen of de bewijzen (restauranttickets), vormen andere bronnen van mogelijke verwarring.
In deze context, heeft Virtual Invoice het idee ontwikkeld een service die 99 % herkenning garandeert te verzekeren.
Met de PREMIUM-herkenning, scant de gebruiker dus zijn facturen en in plaats van de verwerking en de eventuele aanpassingen te doen, verstuurt hij deze naar het digitalisatieplatform van WinBooks. Deze worden door de service behandeld en worden meerdere malen verwerkt om de herkenningsgraad te maximaliseren. In een laatste fase worden de verdachte of onvolledige documenten gecontroleerd en of verbeterd via menselijke controle. De gebruiker wordt via e-mail op de hoogte gebracht wanneer de behandeling van de facturen is beëindigd. Hij kan WinBooks en Virtual Invoice dan opstarten en het inboeken beëindigen door de door WinBooks voorgestelde boekingen te voltooien.
