Aucun système OCR ne parvient à l'heure actuelle à faire du "sans faute" : les meilleurs systèmes plafonnent à 80-90% de taux de reconnaissance. Le taux de reconnaissance va dépendre de la qualité du programme de reconnaissance des factures (et de sa fonction d'auto-apprentissage avec la technique des masques), de la diversité des fournisseurs, de la qualité du scanner et des documents originaux, etc...

Il peut subsister également des erreurs dues aux limites du moteur OCR utilisé :

• le chiffre 1 pris pour un i
• un O pour un 0
• un point pour une virgule
• des fonds colorés derrière les montants, ... et vice-versa...

La qualité des originaux scannés ( traces d'agrafes sur les mentions à reconnaître, pliures, ...) mais également les mentions manuscrites sur les factures ou les justificatifs (notes de restaurant) constituent d'autres sources de confusion.

Dans ce contexte, Virtual Invoice a conçu l'idée d'assurer un service de reconnaissance garanti à 99 %,

Dans le processing PREMIUM, l'utilisateur scanne donc ses factures et, les envoie sur la plateforme digitale WinBooks. Celles-ci sont prises en charge par le service et processées plusieurs fois jusqu'à maximiser le taux de reconnaissance. En phase finale, les documents suspects ou incomplets sont contrôlés et/ou corrigés par un vérificateur humain. L'utilisateur se voit notifié par E-mail dès que le traitement des factures est terminé. Il peut alors lancer WinBooks et Virtual Invoice, et terminer l'encodage en complétant les imputations comptables proposées par WinBooks.

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