L'application Connect permet au client final d'uploader ses documents sur notre plateforme d'échange de documents DEP et des les envoyer à son comptable (généralement sa fiduciaire). Une fois les documents envoyés au comptable, ceux-ci sont processés via la cartouche de reconnaissance de caractères (OPTIMUM ou PREMIUM) et seront ensuite mises à disposition du comptable via son écran d'encodage Virtual Invoice afin d'êtres intégrées dans le dossier comptable du client.
Encodage du côté de l'entrepreneur (client final)
L'entrepreneur se connecte à son portail via les identifiants reçu et sélectionne le dossier comptable désiré.
Par un simple 'drag and drop', il y dépose les documents scannés sur son bureau.
A ce niveau, il peut déjà définir de quel type de documents il s'agit et si ceux-ci ont déjà fait l'objet d'un paiement (ces 2 actions sont tout à fait optionnelles). Il decide ensuite soit de les sauvegarder sur son bureau soit de les envoyer directement à son comptable.
Après avoir sauvegardé les documents sur son bureau, l'entrepreneur peut à ce niveau encore intéragir avec ceux-ci en double cliquant sur un document afin de :
- envoyer une demande particulière à son comptable
- ajouter une action à effectuer pour ce document dans l'agenda de son comptable
- procéder au paiement du document
Ajouter une demande au document
Ajouter ce document dans l'agenda
Procéder au paiement du document
Cliquez sur Envoyer afin d'envoyer la demande ou de créer la tâche dans l'agenda.
La facture sélectionnée contient à présent un message pour le comptable, celui-ci sera notifié par mail de l'envoi.
L'entrepreneur peut à présent sélectionner tous ses documents et les envoyer au comptable. Après l'envoi, le bureau de l'entrepreneur est vide de tout document. Les factures sont envoyées à notre service de reconnaissance.
Encodage du côté du comptable (fiduciaire)
Lorsque le comptable se connecte dans l'écran de Virtual Invoice, il est avertit, lorsque le traitement OCR est terminé, que des documents sont disponibles sur notre plateforme d'échange de documents (DEP), il peut ainsi les télécharger dans son application Virtual Invoice, vérifier les termes proposés par la reconnaissance OCR et enregistrer les documents comptables dans le dossier de son client.
