: le bouton à comptabiliser permet l'affichage de 2 contenus différents dans la partie droite de Virtual Invoice.
soit : 
A comptabiliser affiche les documents n'ayant pas encore fait l'objet d'une comptabilisation
- Archive affiche les document ayant déjà été comptabilisés
A comptabiliser
Type
Le premier menu déroulant permet d'effectuer une sélection sur les types de journaux (achats, nc achats, ventes, nc ventes ou autres). Tous est proposé par défaut
Journal
Le second menu déroulant affichera les journaux du type sélectionné dans le menu déroulant précédent (exemple si l'on sélectionne dans le 1er menu les journaux de type vente, le second menu affichera FAC, V1, VEN, VENTES et VERK dans l'exemple illustré.
Trié par
Il vous est loisible de trier les documents soit par nom, soit par date de document ou par date de chargement.
Traitement
Le dernier menu déroulant de la partie droite de Virtual Invoice vous permettra enfin de sélectionner :
- Tous les documents
- Les documents non encore envoyés à la reconnaissance OCR
- Les documents envoyés à la reconnaissance OCR mais qui n'ont pas encore été téléchargé en retour
- Les documents déjà traités par l'OCR
Différentes couleurs réflètent également les status des documents :
- bleu = document actif
- orange = document envoyé à la reconnaissance OCR
- vert = document ayant fait l'objet d'une reconnaissance OCR
Chercher
Une fois qu'un document a fait l'objet d'une reconnaissance OCR (en vert dans la partie droite de Virtual Invoice) il est possible d'y faire une recherche plein texte.
La recherche plein texte se basera sur les informations contenues dans le fichier XML de reconnaissance
N'oubliez-pas d'appuyer sur la touche "Enter" afin d'effectuer votre recherche
Comment déplacer un document dans la fenêtre de droite ?
Vous pouvez déplacer vos documents comme bon vous semble ensemble en sélectionnant le document et en glissant la souris vers la position désirée dans la liste, avant ou après envoi à l'OCR.
Vous pouvez ainsi organiser l'encodage de vos documents comme bon vous semble.
Les boutons
| Regroupement (ou dégroupement) de plusieurs documents. Les documents doivent préalablement êtres sélectionnés. Il vous sera demandé si vous désirez regrouper vos pages dans l'ordre de la sélection ou dans l'ordre de la liste affichée. |
| Envoi des documents sélectionnés à la reconnaissance OCR (plus d'explication dans le chapitre dédicacé à Virtual Invoice avec reconnaissance OCR |
| Passage à un autre type de journal |
| Liaison d'un document Virtual Invoice à un document comptable ayant déjà été comptabilisé (plus d'explications dans le chapitre dédicacé à Virtual Invoice sans reconnaissance). |
| Téléchargement du document sélectionné. en format PDF |
| Chargement d'un ou plusieurs nouveau(x) document(s) dans Virtual Invoice (plus d'explications dans le chapitre dédicacé à Virtual Invoice sans reconnaissance) |
| Vérification du status de vos documents envoyés à la reconnaissance OCR |
| Importation des documents qui ont été processés par le DEP. |
| Suppression du ou des document(s) sélectionné(s). Pour les utilisateurs ayant Connect activé dans leur dossier comptable Vous aurez le choix entre :
|
Archive
Type
Le 1er menu déroulant vous permet de sélectionner le type de journal qiue vous désirez afficher
Journal
Le 2ème menu déroulant vous permet de sélectionner un journal bien particulier en rapport avec votre 1ère sélection
Période
Le 3ème menu déroulant vous permet de sélectionner une période
Trier par
Le 4ème menu déroulant vous permet de classer les documents archivés selon les critères suivants :
- numéro de document
- date du document
- tiers
- référence
- montant
Les boutons
| Supprime le ou les document(s) sélectionné(s) La suppression du document dans Virtual Invoice ne supprimera pas l'écriture comptable qui y était reliée |
| Téléchargement du ou des document(s) sélectionné(s) |
| Sélection de tous les documents |
| Désélection de tous les documents |
: le bouton à comptabiliser permet l'affichage de 2 contenus différents dans la partie droite de Virtual Invoice.
soit 
- Mon bureau affichera les documents n'ayant pas encore fait l'objet d'une comptabilisation
- Archive affichera les document ayant déjà été comptabilisés
Mon bureau
Le premier menu déroulant permet d'effectuer une sélection sur les types de journaux (achats, nc achats, vents, nc ventes ou autres). Tous est proposé par défaut
Le second menu déroulant affichera les journaux du type sélectionné dans le menu déroulant précédent (exemple si l'on sélectionne dans le 1er menu les journaux de type vente, le second menu affichera VENREP, VENTEP et VENTES dans l'exemple illustré.
Trié par
Il vous est loisible de trier les documents soit par nom, soit par date de document.
Le dernier menu déroulant de la partie droite de Virtual Invoice vous permettra enfin de sélectionner :
- Tous les documents
- Les documents non encore envoyés à la reconnaissance OCR
- Les documents envoyés à la reconnaissance OCR mais qui n'ont pas encore été téléchargé en retour
- Les documents déjà traités par l'OCR
Différentes couleurs réflètent également les status des documents :
- gris = document actif
- orange = document envoyé à la reconnaissance OCR
- vert = document ayant fait l'objet d'une reconnaissance OCR
Chercher
Une fois qu'un document a fait l'objet d'une reconnaissance OCR (en vert dans la partie droite de Virtual Invoice) il est possible d'y faire une recherche plein texte.
Recherche plein texte
La recherche plein texte se basera sur les informations contenues dans le fichier XML de reconnaissance
Déplacer
Vous pouvez déplacer vos documents comme bon vous semble ensemble en sélectionnant le document et en glissant la souris vers la position désirée dans la liste, avant ou après envoi à l'OCR. Le glissement du document sera symbolisé par le double carré rouge ( 
).
: cliquez sur cet icône afin d'uploader un ou plusieurs nouveau documents dans Virtual Invoice (plus d'explications dans le chapitre dédicacé à Virtual Invoice sans reconnaissance)
: cliquez sur cet icône afin d'obtenir en retour les documents qui ont été processés.
: cliquez sur cet icône afin de grouper/dégrouper les différentes pages d'un même document. En cas de regroupement il vous sera demandé si vous désirez regrouper vos pages dans l'ordre de la sélection ou dans l'ordre de la liste affichée.
: cliquez sur cet icône afin d'envoyer les documents sélectionnés à la reconnaissance OCR (plus d'explication dans le chapitre dédicacé à Virtual Invoice avec reconnaissance OCR
: cliquez sur cet icône afin de vérifier le status de vos documents envoyés à la reconnaissance OCR
: cliquez sur cet icône afin de télécharger le document sélectionné. Avant reconnaissance OCR vous pourrez télécharger uniquement le fichier PDF du document sélectionné, après reconnaissance OCR vous pourrez télécharger le fichier PDF et XML du document sélectionné.
: cliquez sur cet icône afin de lier un document Virtual Invoice à un document comptable ayant déjà été comptabilisé (plus d'explications dans le chapitre dédicacé à Virtual Invoice sans reconnaissance).
: cliquez sur cet icône afin de supprimer le ou les documents sélectionnés.
Pour les utilisateurs ayant Connect activé dans leur dossier comptable
Vous aurez le choix soit :
- effacer de manière définitive le document
- le déplacer dans le répertoire Documents de Connect, dans un sous répertoire ou de l'assigner soit au comptable soit à l'entrepreneur
Archive
Le 1er menu déroulant vous permet de sélectionner le type de journal qiue vous désirez afficher
Le 2ème menu déroulant vous permet de sélectionner une période bien définie ou toutes les périodes de votre exercice comptable
Le 3ème menu déroulant vous permet de sélection un journal bien particuilier
Le 4ème menu déroulant vous permet de classer les documents archivés selon les critères suivants :
- numéro de document
- date du document
- tiers
- référence
- montant
: Cliquez sur cet icône pour visualiser dans la partie droite les différentes pages de votre document en format vignettes
: cliquez sur cet icône afin de supprimer le ou les documents sélectionnés.
: cliquez sur cet icône afin de télécharger le document sélectionné. Avant reconnaissance OCR vous pourrez télécharger uniquement le fichier PDF du document sélectionné, après reconnaissance OCR vous pourrez télécharger le fichier PDF et XML du document sélectionné.
