Voor het aanmaken van een FAIA-bestand, kan u best uw dossier reorganiseren en een boekhoudtest doen, zodat u zeker bent dat er geen onvermijdelijke fout optreedt.
Zorg er ook voor dat geen enkele andere gebruiker of programma verbonden is aan het dossier dat u wenst te behandelen en dat uw WinBooks versie ten minste een versie 6 is.
Het programma om een FAIA-bestand aan te maken is een aanvullend programma, onafhankelijk van WinBooks te installeren. Deze module is beschikbaar op de download pagina van onze website (Accounting componenten).
- Gezien het feit dat het boekhoudplan in uw dossier voor 100 % moet overeenstemmen met het PCN (Plan Comptable Normalisé), dient u voortaan voor de 'niet officiële' rekeningen, de algemene rekening waarmee het overeenkomt te vermelden.
- Voorbeeld: indien u de rekening 18810010 heeft aangemaakt, moet u deze verbinden met de rekening 18810000.
- Hiervoor moet u op voorhand het veld Verwijzing PCN (REFPCN) in het bestand van het boekhoudplan activeren. Dossier/Parameters/Bestanden/ Tabblad Boekhoudplan (Deze optie is gereserveerd voor Luxemburgse bestanden)
- Vul vervolgens de rekeningen aan waar het nodig is.
- Indien dit niet automatisch is gebeurd, dan moet u de volgende rekeningen die gebruikt worden voor de centralisatieberekeningen van WinBooks aanmaken :
- RESULTAT PROVISOIRE REPORTE (14199999) : Verwijzing PCN = 14100000
- COMPTE INTERNE DE CALCUL (49999999) : Verwijzing PCN = 48400000 .
- 42161110 - 42161120 - 42161130 : Verwijzing PCN = 42161100
46141810 - 46141820 - 46141830 : Verwijzing PCN = 46141800
65610000 : Verwijzing PCN = 65600000
65810000 - 65820000 - 65830000 : Verwijzing PCN = 65800000
75610000 : Verwijzing PCN = 75600000
75810000 : Verwijzing PCN = 75800000
- Een controlelijst van de rekeningen die problemen zouden kunnen veroorzaken wordt getoond bij het begin van de generatie van het FAIA-bestand.
Om een FAIA-bestand aan te maken
- Klik op het FAIA icoon.
- Vul Login en Password in (deze zijn dezelfde als de naam en het wachtwoord om een dossier in WinBooks te openen).
- Selecteer uw Dossier.
- Geef aan of het FAIA-bestand moet gebaseerd zijn op het kalenderjaar of het fiscale boekjaar, evenals het nummer van het betrokken boekjaar.
- Het country format moet niet gewijzigd worden omdat op dit moment enkel het formaat LU (Luxembourg) beschikbaar is.
- Selecteer vervolgens de directory waarin het FAIA-bestand moet worden aangemaakt.
- Klik op Start.
- Op het einde van het aanmaken van het bestand, zal u een bevestigingsboodschap krijgen.
Technische opmerking : De informatie met betrekking tot de elementen "GLPostingDate" en "SystemEntryDate" van het FAIA-bestand zijn niet beschikbaar in de boekhoudsoftware. Er is met de Administratie overeengekomen dat deze bakens zouden ingevuld zijn met dezelfde datum als de "TransactionDate".