Openen van het eerste boekjaar

Het eerste boekjaar wordt bij het aanmaken van een nieuw dossier aangemaakt. U dient zelf de openingsbalans in te voeren.

Openen van een tweede boekjaar en automatische overdracht

In WinBooks kan u per dossier twee opeenvolgende boekjaren open hebben.

Om een tweede boekjaar aan te maken

1. Klik op de menu OPERATIES.
2. Klik op de optie OPENEN NIEUW BOEKJAAR.
3. Volg de instructies van de assistent en klik op
    om naar de volgende stap te gaan :
   
4. Nadat u de laatste periode en de voorgestelde omschrijvingen eventueel gewijzigd hebt, klik op  en controleer de samenvatting.
5. De code en het toegangspad van het gearchiveerde dossier worden voorgesteld. Indien u het wenst, kunt u deze aanpassen. (Dit scherm wordt enkel voorgesteld wanneer u reeds over twee boekjaren beschikt)
   
   Klik op en het overzicht nakijken.
6. Klik op  om het tweede boekjaar aan te maken.

Gevolgen van het aanmaken van een tweede boekjaar

• Bij het openen van een dossier zal u voortaan de keuze hebben tussen twee boekjaren voor het invoeren van boekingen.

• Een heropeningsbalans in boekjaar 2 wordt continu bijgewerkt met het saldo van elke algemene rekening en van de klanten- en leveranciersrekeningen in een divers heropeningsdagboek aangemaakt door WinBooks : dit is het dagboek REOPEN.

  Deze heropening gebeurt automatisch en is permanent. Indien u boekingen invoert in het boekjaar N, zullen de overdrachtssaldi van het boekjaar N+1 automatisch bijgewerkt worden, zonder dat u iets hoeft te doen.

Het dagboek REOPEN

• wordt door WinBooks geïnstalleerd
• mag niet uit de dagboeklijst verwijderd worden
• mag geen handmatig ingevoerde boekingen bevatten
• mag zoals elk dagboek afgedrukt worden

• In het dagboek REOPEN wordt op de algemene rekening 149999 het saldo van de rekeningen van de klasses 6 en 7 van boekjaar 1 opgenomen om de balans in evenwicht te brengen. Zodra het saldo van de rekeningen van de klasses 6 en 7 van boekjaar 1 nul is, komt deze rekening niet meer voor op de balans van boekjaar 2.

  De rekening 149999

  • wordt door WinBooks geïnstalleerd
  • wordt in de lijst van centralisatierekeningen opgenomen
  • mag geen handmatig ingevoerde boekingen bevatten

Openen van een derde boekjaar

In WinBooks kan u twee opeenvolgende boekjaren open hebben. Zodra u een derde boekjaar opent, wordt het eerste boekjaar automatisch gearchiveerd.

Om een derde boekjaar aan te maken

Als uitgangspunt van de hierna volgende beschrijving wordt het demodossier PARFINV genomen. In dit dossier zijn boekjaren 2014 en 2015 geopend, het boekjaar 2016 dient geopend te worden.

1. Activeer het dossier Parfinv en selecteer het boekjaar 2014.

2. Klik op de optie AFSLUITEN PERIODES in het menu OPERATIES om alle periodes voor alle dagboektypes af te sluiten.

   Indien het saldo van de rekeningen van de klasses 6 en 7 niet nul is, geeft WinBooks een melding en verbiedt de afsluiting van de periode AFS van diverse dagboeken. U dient in dit geval betreffende rekeningen te salderen.

   De eindejaarsboeking voor het salderen van de rekeningen van de klasses 6 en 7 bestaat minimum uit 2 stappen :

   • Salderen van de rekening 140 of 141 waarop de/het overgedragen winst/verlies van het (de) vorige boekjaar (boekjaren) opgenomen wordt :
     140000 Overgedragen winst
     aan 790000 Overgedragen winst vorig boekjaar
     OF
     690000 Overgedragen verlies vorig boekjaar
     aan 141000 Overgedragen verlies
   • Toewijzen van het resultaat. In geval van een verlies bv. is de boeking de volgende :
     141000 Overgedragen verlies
     aan 793000 Over te dragen verlies
3. Klik vervolgens – terwijl u in het boekjaar 2014 van het dossier Parfinv blijft - op de optie OPENEN NIEUW BOEKJAAR in het menu OPERATIES om het derde boekjaar aan te maken : het programma stelt de begin- en einddatum van het boekjaar 2016 (Jan 2016 tot Dec. 2016 bv.) voor.

Gevolgen van het aanmaken van een derde boekjaar

• In het dossier Parfinv kan u in de twee boekjaren (2015 en 2016) boeken :
• In dit dossier blijven de volledige historieken van de klanten- en leveranciersrekeningen alsook van de matchbare algemene rekeningen behouden.
• In het diverse heropeningsdagboek REOPEN van boekjaar 2015 wordt de openingsbalans opgenomen (klanten, leveranciers en algemene rekeningen), welke met de balans aan het einde van het boekjaar 2014 overeenkomt.
• WinBooks heeft een archiefdossier Parfinv-2014 aangemaakt waarin :
  • Enkel het boekjaar 2014 toegankelijk is.
  • Niet meer geboekt mag worden.
  • Enkel de klanten-, leveranciers- en algemene rekeningen met bewegingen in 2014 blijven behouden; rekeningen zonder bewegingen zijn verwijderd.
  • Alle boekhoudafdrukken toegankelijk blijven : dagboeken, historieken, BTW-aangiftes, balansen, ...