Na het afsluiten van een periode is het onmogelijk in de afgesloten periode en dagboek (verkoop, aankoop, financieel, divers) te boeken. Dit is een onherroepelijke handeling. In een afgesloten periode is het niet alleen onmogelijk boekingen te wijzigen of te verwijderen, maar ook toe te voegen.

De periodeafsluiting wordt per dagboektype (enkel de aankoop- en verkoopdagboeken bv.) en per periode (enkel de maand januari bv.) uitgevoerd en volgt de chronologische volgorde : het is onmogelijk een periode voor een dagboek af te sluiten indien de vorige periodes voor betreffend dagboek niet afgesloten zijn.

De afsluitingsfrequentie hangt af van zowel de wettelijke verplichtingen als van de interne organisatie van het bedrijf.

De wettelijke verplichtingen

  • De boekhoudwet legt verschillende verplichtingen i.v.m. het neerleggen van documenten op die u zullen dwingen de periodes af te sluiten op gevaar af verschillen te hebben tussen de neergelegde documenten en de dagboeken/rekeningen bij latere controles. Na het indienen van de BTW-aangifte is er geen sprake meer van wijzigingen aan de factuurboeken. U dient dus de factuurboeken op dat moment af te sluiten.
  • De boeken en dagboeken worden genummerd en dienen door de griffier van de Rechtbank van Koophandel gefiatteerd en geparafeerd te worden (K.B. van 12 september 1983, art. 5). Wat de bedrijven die hulp- of gespecialiseerde dagboeken gebruiken, betreft, geldt de fiatterings- en paraafverplichting enkel voor het "centraalboek" waarin, minstens maandelijks (minstens driemaandelijks in geval van de in artikel 5 bedoelde bedrijven), een samenvattingsboeking ingeschreven wordt voor de mutaties die tijdens de periode in de hulp- of gespecialiseerde dagboeken geboekt zijn. U dient dus betreffende periodes op dat moment af te sluiten.

De herberekening van de controletotalen tijdens het afdrukken van het unieke centraliserende dagboek laat toe, t.o.v. de vorige versies, te bevestigen dat er geen wijzigingen later aangebracht werden (hetzij d.m.v. WinBooks, hetzij d.m.v. een extern programma, hetzij door het kopiëren van oude bestanden, ...)

  • Bij het neerleggen en publiceren van de balans bij de administratie dienen alle periodes van het boekjaar afgesloten te zijn.

In de praktijk

  • Sluit de afsluitingsperiode voor het afsluitingsdagboek pas af wanneer u alle afsluitingsverrichtingen voor dit boekjaar ingevoerd hebt. In de praktijk zal u wachten totdat het derde boekjaar geopend wordt om deze afsluiting uit te voeren. WinBooks verplicht u inderdaad het boekjaar N volledig af te sluiten bij het openen van het boekjaar N+2. Op dat moment zijn de rekeningen reeds goedgekeurd en definitief afgesloten door de bedrijfsorganen. In de loop van het boekjaar is de periodeafsluiting helemaal niet verplicht. Ze dient daarentegen voor alle periodes en alle dagboeken uitgevoerd te worden bij het afsluiten van het boekjaar.
  • Zodra u uw BTW aangifte bij de administratie indient, kan u de factuurboeken en de financiële dagboeken waarin BTW voorkomt, best afsluiten om de situatie definitief te maken en latere discrepanties te vermijden. Het is dan ook aangeraden een periode af te sluiten zodra u uw BTW-aangifte voor betreffende periode ingediend hebt, in ieder geval voor de dagboeken die de BTW-aangifte kunnen beïnvloeden, zoals verkoop- en aankoopdagboeken. In de boekhoudpraktijk worden gewone diverse dagboeken zeldzaam afgesloten, daar ze niet in aanmerking komen bij het opmaken van de BTW-aangifte.
  • Bij het afdrukken van de dagboeken wordt de status AFGESLOTEN van de periode vermeld. U bent er dus zeker van dat u over een definitieve afdruklisting beschikt. U kan de vermelde controletotalen vergelijken met de controletotalen van het centraaldagboek en zo nagaan of er wijzigingen achteraf aangebracht zijn.
  • Indien uw interne organisatie het vereist, kan u de dagboeken/periodes vaker valideren/afsluiten (elke maand) om de boekingen definitief te maken.

Om een periode voor een bepaald dagboektype af te sluiten

  1. Klik op de menu OPERATIES.

  2. Klik op de optie AFSLUITEN PERIODES.
     

    Afgesloten periodes worden in het rood weergegeven; niet-afgesloten periodes worden in het groen weergegeven. De in het geel gemarkeerde periodes geven aan dat een dagboek geblokkeerd werd bij het exporteren naar het boekhoudkantoor.

  3. Kruis de vakken die overeenstemmen met de af te sluiten dagboektypes aan. Om meerdere periodes van eenzelfde dagboektype tegelijk af te sluiten, kruis de laatste af te sluiten periode aan. WinBooks stelt u voor alle voorgaande periodes achtereenvolgens af te sluiten. Dit kan u een aantal muisklikken besparen in sommige gevallen.
  4. Klik op om de aangekruiste periodes/dagboeken af te sluiten.

  5. Bevestig de afsluiting rekening houdend met het feit dat het onherroepelijk is : de afgesloten periodes/dagboeken worden nu in het rood weergegeven.

    In de invoerfuncties herkent u afgesloten periodes aan het icoon  welk in de kop van het scherm verschijnt maar ook aan het feit dat alle commando's, met uitzondering van het commando voor het bekijken en afdrukken van boekingen, nu gegrijsd zijn.