Na het afsluiten van een periode is het onmogelijk in de afgesloten periode en dagboek (verkoop, aankoop, financieel, diverse post) te boeken. Dit is een onomkeerbare operatie. In een afgesloten periode is het niet alleen onmogelijk boekingen te wijzigen of te verwijderen, maar ook toe te voegen.
De periodeafsluiting wordt per dagboektype (enkel de aankoop- en verkoopdagboeken bv.) en per periode (enkel de maand januari bv.) uitgevoerd en volgt de chronologische volgorde: het is onmogelijk een periode voor een dagboek af te sluiten indien de vorige periodes voor betreffend dagboek niet afgesloten zijn.
De afsluitingsfrequentie hangt af van zowel de wettelijke verplichtingen als van de interne organisatie van het bedrijf.
De wettelijke verplichtingen
- De boekhoudwetgeving legt verschillende verplichtingen i.v.m. het neerleggen van documenten op die u zullen dwingen de periodes af te sluiten, op gevaar af verschillen te hebben tussen de neergelegde documenten en de dagboeken/rekeningen bij latere controles. Na het indienen van de btw-aangifte is er geen sprake meer van wijzigingen aan de factuurboeken. U dient dus de factuurboeken op dat moment af te sluiten.
- De boeken en dagboeken worden genummerd en dienen door de griffier van de Rechtbank van Koophandel gefiatteerd en geparafeerd te worden (K.B. van 12 september 1983, art. 5). Wat de bedrijven die hulp- of gespecialiseerde dagboeken gebruiken betreft, geldt de fiatterings- en paraafverplichting enkel voor het "centraalboek" waarin, minstens maandelijks (minstens driemaandelijks in geval van de in artikel 5 bedoelde bedrijven), een samenvattingsboeking ingeschreven wordt voor de mutaties die tijdens de periode in de hulp- of gespecialiseerde dagboeken geboekt zijn. U dient dus betreffende periodes op dat moment af te sluiten.
De herberekening van de controletotalen tijdens het afdrukken van het unieke centraliserende dagboek laat toe, t.o.v. de vorige versies, te bevestigen dat er nadien geen wijzigingen werden aangebracht (hetzij d.m.v. WinBooks on Web, hetzij d.m.v. een extern programma, hetzij door het kopiëren van oude bestanden, ...) |
- Bij het neerleggen en publiceren van de balans bij de Administratie dienen alle periodes van het boekjaar afgesloten te zijn.
In de praktijk
- Sluit de afsluitingsperiode voor het afsluitingsdagboek pas af wanneer u alle afsluitingsverrichtingen voor dit boekjaar hebt ingevoerd.
- Zodra u uw btw-aangifte bij de administratie indient, kunt u de factuurboeken en de financiële dagboeken waarin btw voorkomt, best afsluiten om de situatie definitief te maken en latere discrepanties te vermijden.
Het is dan ook aangeraden een periode af te sluiten zodra u uw btw-aangifte voor betreffende periode hebt ingediend, in ieder geval voor de dagboeken die de btw-aangifte kunnen beïnvloeden, zoals verkoop- en aankoopdagboeken. In de boekhoudpraktijk worden gewone diverse dagboeken zeldzaam afgesloten, daar ze niet in aanmerking komen bij het opmaken van de btw-aangifte. - Bij het afdrukken van de dagboeken wordt de status AFGESLOTEN van de periode vermeld. U bent er dus zeker van dat u over een definitieve afdruk-listing beschikt. U kunt de vermelde controletotalen vergelijken met de controletotalen van het centraal dagboek en zo nagaan of er achteraf wijzigingen zijn aangebracht.
- Indien uw interne organisatie het vereist, kunt u de dagboeken/periodes vaker valideren/afsluiten (elke maand) om de boekingen definitief te maken.
Tijdens het aanmaken van uw XML-bestand voor de btw-aangifte, hebt u de mogelijkheid om automatisch de aan- en verkoopdagboeken voor de betrokken periode af te sluiten. 
|
Om een periode voor een bepaald dagboektype af te sluiten
- Kies de menu OPERATIES.
Kies de optie PERIODES AFSLUITEN.
De afgesloten periodes worden in het rood weergeven. De niet-afgesloten periodes worden in het groen weergeven. |
- Standaard worden de periodes van het huidige boekjaar getoond maar u hebt de mogelijkheid om een ander boekjaar te selecteren, waaronder zij die het huidige boekjaar voorafgaan.
- Vink de vakken die overeenstemmen met de af te sluiten dagboektypes aan. Om meerdere periodes van eenzelfde dagboektype tegelijk af te sluiten, vink de laatste af te sluiten periode aan. WinBooks on Web stelt u voor alle voorgaande periodes achtereenvolgens af te sluiten. Dit kan u een aantal muisklikken besparen in sommige gevallen.
- Klik op
om de aangevinkte periodes/dagboeken af te sluiten. Bevestig de afsluiting rekening houdend met het feit dat het onomkeerbaar is: de afgesloten periodes/dagboeken worden nu in het rood weergegeven.
In het invoerscherm herkent u afgesloten periodes aan het icoon  dat in de kop van het scherm verschijnt, maar ook aan het feit dat alle commando's, met uitzondering van het commando voor het bekijken, het exporteren of het inzoomen van een boeking, nu uitgegrijsd zijn. Andere knoppen zijn nog steeds toegankelijk zoals export, de link naar Virtual Invoice, analytische gegevens, ... |
Bovenaan de pagina