Met de validatie geeft WinBooks on Web u een middel om de boekingen vast te leggen en tegelijk te beschermen tegen ongewenste wijzigingen, maar biedt u toch de mogelijkheid nieuwe boekingen in hetzelfde dagboek en dezelfde periode in te voeren.
Dit laat u toe het werk en de verantwoordelijkheden te verdelen: het invoeren enerzijds en het vastleggen na controle en eventuele correctie anderzijds.
De validatie is niet verplicht: uw werkwijze en/of uw organisatie zal (zullen) bepalen of die van toepassing is of niet. U kunt een dagboek voor een periode afsluiten zonder de documenten te valideren. |
Er zijn twee stappen in de validatie te onderscheiden. En dit naargelang de structuur van uw onderneming en de toegekende rechten aan elke gebruiker.
De gebruiker die beschikt over rechten van het type Boekhouder, heeft de mogelijkheid om boekstukken te valideren.
Een gevalideerd document kan geraadpleegd, weergegeven en afgedrukt worden, maar niet gewijzigd of verwijderd door een gebruiker die de rechten heeft van iemand die enkel kan raadplegen, Invoeren of rechten van het type Boekhouder heeft, tenzij de wijziging of het verwijderen gebeurt door dezelfde persoon met de rechten van het type Boekhouder die het document gevalideerd heeft. In het inboekscherm herkent u een gevalideerd document aan het icoon |
De gebruiker die beschikt over rechten van het type Administrator, heeft de mogelijkheid de boekstukken te vergrendelen.
Een vergrendeld document kan geraadpleegd, weergegeven en afgedrukt worden, maar kan door geen enkele gebruiker gewijzigd of verwijderd worden. In het inboekscherm herkent u een vergrendeld document aan het icoon |
Boekingen worden per dagboek (enkel de aankopen bv.) en per periode (enkel de maand maart bv.) gevalideerd. Er is geen chronologische volgorde die moet worden gerespecteerd. U kunt de boekingen van maart valideren, ook al heeft u de boekingen van de vorige periodes niet gevalideerd.
Documenten uit een andere software die in WinBooks overgenomen worden, worden automatisch vergrendeld. |
Een nog niet gevalideerd document is een OPEN DOCUMENT. |
Vink eventueel het vak Enkel de dagboeken met open documenten uit om eveneens de dagboeken en de periodes die gevalideerde documenten bevat, te zien.
Als een dagboek voor een gegeven periode zowel gevalideerde,vergrendelde als open documenten bevat, dan wordt dit weergegeven met de vermelding van het totaal aantal documenten en het aantal open documenten wordt vermeld in de kolom Doc. |
Klik in de kolom Vergrendelen ter hoogte van elke periode waarvoor u de vermelde documentnummers wenst te blokkeren.
Via het tabblad Details hebt u toegang tot de details van de te valideren boekstukken van de periode waarop u staat (de geselecteerde lijn moet donkergrijs zijn). In dit stadium kunt u beslissen om slechts bepaalde boekstukken van de periode te valideren. Vanuit dit scherm kunt u eveneens inzoomen op deze boekstukken. |
U kunt nog van mening veranderen en vakjes uitvinken of het geheel annuleren. |
om de documenten te valideren.Als een document een status 'Vergrendeld' heeft, kan alleen een gebruiker met een beheerdersprofiel deze status wijzigen. |
dat in de kop van het scherm verschijnt. Dit document kan nog gewijzigd of verwijderd worden door een gebruiker met Administrator rechten.
dat in de kop van het scherm verschijnt.