1. Het selectieraster geeft een overzicht van de betreffende documenten met een reeks informatie:

• De referentie van de ontvanger
• De naam van de ontvanger
• De aard van de ontvanger (natuurlijk persoon of niet)
• De naam, voornaam en het nationale nummer van natuurlijke personen, mits het selectievakje Natuurlijk persoon (N. Pers.) is aangevinkt. Deze gegevens zijn afkomstig van het tabblad 281.50 van de identificatiefiche van de leveranciers. 
• Een mogelijke opmerking om te associëren met de ontvanger van de fiche 281.50.
• Het totaalbedrag dat is toegewezen aan de ontvanger van de fiche 281.50.
• Het totaalbedrag betaald. Dit is het bedrag dat in het lopende kalenderjaar daadwerkelijk aan deze leverancier is betaald. Dit bedrag wordt berekend op basis van de afpunting van de facturen en moet handmatig worden geselecteerd onderaan het raster (de niet-geselecteerde bedragen verschijnen op een oranje achtergrond onderaan het raster). Deze functie is daarom erg belangrijk.
• Een selectievakje dat aangeeft of het document voor de fiches wordt gebruikt.
• De aard van de kosten.
• Het veld Sport is gereserveerd voor sportlui en managers (dit veld kan alleen handmatig worden ingevuld).
• Boekhoudkundige toewijzing (dagboek, documentnummer, periode, algemene rekening, ...).

Werkmethodes

Meerdere werkmethodes bieden zich aan:

• Ofwel definieert u geen enkele leverancier als 281.50-rekening en specificeert u het kostentype (commissies, erelonen, enz...) in de algemene rekeningen. Bij het genereren van de lijst moet u in dit geval enerzijds kiezen voor alle leveranciers en anderzijds voor de algemene rekeningen gedefinieerd als 281.50-rekeningen. Alle regels verschijnen in de rasters van de fiches 281.50 (met uitzondering van betalingen) maar worden niet geselecteerd.
• Ofwel bepaalt u de kostenaard in de leveranciersfiche. Voor een leverancier die advocaat is, selecteert u bijvoorbeeld het type Erelonen. Afhankelijk van het geval, selecteer tevens een kostenaard voor de algemene rekeningen, maar niet voor alle. Sommige algemene rekeningen kunnen meerdere kostentypes omvatten.
  Bij het genereren van de lijst moet u in dit geval te kiezen enerzijds voor de 281.50 leveranciers en anderzijds voor alle algemene rekeningen. Alle regels waarvoor u geen type voor de algemene rekening bepaald hebt, zullen gemarkeerd worden om uw aandacht te trekken, maar zullen geselecteerd worden. De regels waar de algemene rekening een voorgedefinieerd type heeft, maar waarvan de aard niet overeenkomen, zullen aanleiding geven tot een conflictbericht en zullen niet geselecteerd worden.
• Ofwel hebt u de status Te bepalen type in de leveranciersfiche aangeduid en selecteert u de gepaste kostenaard bij de rekeningen. Bij het genereren van de lijst dient u in dit geval te kiezen voor de als 281.50 gedefinieerde leveranciers en algemene rekeningen. In geval van leveranciers die meerdere kostentypes verlenen, zal de algemene rekening beslissend zijn en de kostenaard bepalen. Voorbeeld: een verdeler of een makelaar aan wie een commissie wordt betaald, maar aan wie sommige kosten terugbetaald worden of bepaalde voordelen in natura aangeboden worden (minitrip, enz.).
• U kunt tevens meerdere methodes combineren: u zou leveranciers met één enkele kostentype kunnen hebben (voor deze leveranciers vermeldt u de kostenaard op hun fiche) en leveranciers met meerdere kostentypes (voor deze leveranciers doet u er beter aan om Te bepalen type te kiezen en de kostenaard bij de rekeningen te definiëren).
• En tot slot, als u bang bent iemand te vergeten bij het genereren van de lijst, is er altijd een manier om alle leveranciers te selecteren. Alleen dan worden de toewijzingen aan algemene rekeningen van het type 281.50 voor niet-gedefinieerde leveranciers 281.50 (ofwel zijn ze niet gedefinieerd of we zijn vergeten ze als zodanig te definiëren) opgenomen in het lijstvoorstel.

Controles

WinBooks on Web waarschuwt u als:

• De kostenaard op de leveranciersfiche gedefinieerd is, maar de algemene boekingsrekening werd niet als 281.50 gedefinieerd of omgekeerd. De factuur wordt geselecteerd, maar het programma trekt uw aandacht.
• De kostenaard die voor de leverancier gedefinieerd is, verschilt van de kostenaard die voor de boekingsrekening gedefinieerd is. In dit geval dient u manueel aan te geven welke kostenaard van toepassing is. Bijvoorbeeld: op de leveranciersfiche hebt u het type 'Erelonen' gedefinieerd en op de rekeningfiche, het type 'Kosten'.
• Het adres of het btw-nummer ontbreekt, is niet volledig of niet correct. In dat geval wordt de naam van de ontvanger in rood weergegeven. Vul het in de leveranciersfiche in.
• De voornaam van de natuurlijke personen waarvan het Nationaal nummer niet vermeld staat, ontbreekt.

Het voorstel wijzigen

Wijzigen van de gegevens 'Natuurlijke personen'

De verschillende gegevens aangaande de natuurlijke personen komen van de identificatiefiche van de leverancier. Indien deze gegevens niet volledig of onjuist zijn, kunt u deze in dit scherm nog steeds aanpassen. Bij iedere wijziging, zal WinBooks u vragen of u de identificatiefiche wenst te bijwerken. Zodra u één regel met betrekking tot een leverancier wijzigt, zullen alle regels met betrekking tot diezelfde leverancier automatisch worden aangepast.
Wanneer u een ontvanger als natuurlijke persoon verklaart, moet u minstens diens naam en voornaam vermelden. De voornaam is niet verplicht indien u zijn Nationaal nummer invult (of voor buitenlanders zijn Fiscaal identificatienummer).

Wijzigen van de aard of het bedrag

Het kan voorkomen dat de kostenaard niet gedefinieerd is bij het inboeken van de factuur of onder een ander document valt. Daarom hebt u - bij het genereren van de fiche 281.50 - de mogelijkheid om:

• Een bedrag te selecteren of te deselecteren door het veld al dan niet aan te vinken in de kolom Selecteren.
• De kostenaard van een bedrag te wijzigen. U kunt kiezen tussen 5 verschillende mogelijkheden (Commissies, Erelonen, Voordelen, Kosten en Te bepalen).
• Een totaalbedrag op meerdere regels uit te splitsen en een verschillend kostentype aan elk van deze gedeeltelijke bedragen toe te kennen. Klik hiervoor op de knop . Er wordt een regel toegevoegd. Vermeld er het bedrag en de aard van de hieraan verbonden kosten. Klik nogmaals op  voor een extra regel.
• U kunt tevens het Bedrag en/of het Betaald bedrag aanpassen.

Beheer van de Sportbeoefenaars

Voor bepaalde ontvangers uit de sportwereld moeten bepaalde specifieke vakken van de fiche 281.50 worden ingevuld.
U moet daarom, indien nodig, voor elke boeking aangeven of het een S (Sportbeoefenaar) of M (Opleider, trainer of Coach) is.

Een opmerking vermelden

Indien u een commentaar ter attentie van de Administratie wenst aan te duiden in de daartoe bestemde plaats op de fiche 281.50, dient u de kolom Opmerking op de betrokken regel te vervolledigen.
Daar er maar één opmerking per ontvanger kan worden vermeld, zal deze automatisch worden hernomen op alle regels met betrekking tot diezelfde ontvanger. Indien u deze opmerking op één regel wijzigt (ongeacht dewelke), zal deze aanpassing op alle andere overeenstemmende regels automatisch worden doorgevoerd.

Andere acties

Bovenaan de pagina